6 טיפים לחיפוש מקומות לאירועים קטנים בתל אביב

על מנת להבין איזה מקום בדיוק נחוץ עבור האירוע שאתם מפיקים, ישנן כמה שאלות שהתשובות עליהן יובילו אתכם לעבר המקום המתאים. מדוע, עוד לפני שיוצאים אל השטח ובוחנים את התאמתם של מקומות שונים, חשוב לגבש מטרות ויעדים?

מציאת המקום הנכון והמדויק עבור אירוע היא משימה לא פשוטה, והיא גם קריטית ביותר להצלחת האירוע. ברוב המקרים – המקום הוא האירוע, כלומר, איך שהאולם נראה ומסוגנן, והאווירה השוררת בו – הם שיהיו גם באירוע, ולכן מומלץ להשקיע את מירב המשאבים בחיפוש המקום המתאים ביותר. 

אם בדיוק התחלתם בתהליך הפקה ואתם מחפשים מקומות לאירועים קטנים בתל אביב, הנה הדרך לעשות את זה נכון. 

1 בשלב הראשון – להבין את הצרכים של האירוע 

על מנת להבין איזה מקום בדיוק נחוץ עבור האירוע שאתם מפיקים, ישנן כמה שאלות שהתשובות עליהן יובילו אתכם לעבר המקום המתאים. בין השאלות שיש לשאול את עצמכם או את הלקוח עבורו אתם מארגנים את האירוע, בולטות השאלות הבאות:

• האם יש צורך במקום מקורה או במתחם פתוח (בהתאם לאופי האירוע ולמועד בו הוא צפוי להתקיים – חורף או קיץ?)
• מהי הקיבולת שהיקף האירוע שלכם מצריך?
• למשך כמה זמן, תזדקקו למקום שיעמוד לרשותכם, כולל הקמה ופירוק? 
• האם יש צורך לבחור מקום עם גישה נוחה לתחבורה ציבורית?
  

  למה חשוב להגיע פיזית ולהתרשם ממקומות?

איתרתם מספר אולמות לאירועים קטנים במרכז שנראים לכם כבעלי פוטנציאל התאמה עבור האירוע שלכם? עכשיו זה הזמן לצאת לשטח ולבחון את המקום באופן פרונטלי פיזי. 

במרבית המקרים, אנשי הצוות שבמקום ישמחו להראות לכם את המקום ולהשיב על שאלות חשובות, שמטרתן העיקרית היא להבין האם האולם מתאים לאירוע שלכם. 
הנה כמה פרמטרים שיסייעו לכם להבין האם זהו האחד, או שיש להמשיך בחיפוש:

2 מימדי ופריסת האולם

במיוחד כאשר מדובר באירוע שנחשב לקטן, כלומר כזה המונה עד 250 משתתפים, הגודל של האולם, וכן פריסת החללים שבתוכו ובמתחמי החוץ שלו, אם קיימים, היא קריטית. זו בדיוק הסיבה שחשוב מאוד להגדיר היטב את צרכי האירוע ואת התוכנית הכללית שתתקיים בו, לפני שיוצאים לדרך ובוודאי לפני שמגיעים פיזית לבדוק מקום כזה או אחר. לדוגמא, אם תכננתם אירוע עסקי במסגרתו בחלק הראשון האורחים נפגשים למינגלינג עם קפה וכיבוד קל, ובחלק השני נכנסים להרצאה, כדאי שיהיה חלל אחד או יותר שיתמכו בתוכנית הזו. כאשר אתם נמצאים במקום, עליכם ממש לדמיין כל חלק מהתוכנית מתרחש שם, ולבדוק אם זה באמת מתאים – הן מבחינת הגודל, והן מבחינת הציוד במקום והאווירה.

3 נראות ואווירה

מעבר לכך שהמקום צריך, מבחינה טכנית, להתאים לאירוע ולהכיל בנוחות את כל המשתתפים שבו, האולם גם צריך להיראות טוב, ולהיות מטופח ונקי, וכמובן גם מעוצב בסטייל.

כאשר מדובר במקומות מקורים – יש לתת את הדעת על תאורה ובקרת טמפרטורת האוויר. אזורי הישיבה צריכים להיות נוחים, וכדאי גם לבדוק שרואים מהם היטב את הבמה או את מוקד האירוע .כמו כן, רצוי לוודא שגם יש פינות ישיבה שנועדו למנוחה ״בין לבין״, במרחק מספק מאזור ההרצאות או המופעים. 

אם מדובר במקום פתוח, חשוב לבחון אמצעי הצללה והגנה מפני רוח ותנאי מזג אוויר משתנים, וכן, פרמטרים של תאורה וסאונד.

4 מתקנים וציוד

גם כאן, חשוב שתדעו מה אתם מחפשים ולאילו מתקנים וציוד אתם זקוקים עבור האירוע הספציפי אותו אתם מפיקים. כדאי שתהיה תוכנית מגובשת לגבי האוכל אותו עומדים להגיש לאורחים, בהתאם למועד האירוע – בוקר, צהריים או ערב, בהתאם לתקציב הלקוחות ובהתאם לרצונם כמובן. בהקשר הזה, חשוב כמובן לבדוק את פריסת המטבחים, עמדות ההגשה ומערכי ההגשה והפינוי שבמקום.

עוד היבט שחשוב לבדוק, במיוחד כאשר מדובר באירועים עסקיים, הוא האם יש במקום חללים המשמשים כמשרדים או חדרי ישיבות, האם יש חיבור טוב לווייפיי, שיכול לתפקד ביעילות גם כאשר פוקדים את המקום מאות אנשים ועוד.

בהקשר זה נכללים גם מקרנים, מערכות סאונד והגברה, שחשוב לבדוק את זמינותם ותקינותם. 

5 מיקום ונגישות 

אם החלטתם לקיים את האירוע בתל אביב, כבר התחלתם בטוב, שכן, מדובר במיקום מרכזי, אליו ניתן להגיע בתחבורה ציבורית וברכב פרטי ללא בעיה. כמו כן, ברגע שבוחרים במיקום מרכזי, ואף אטרקטיבי, אפשר לצפות לאחוזי נוכחות גבוהים באירוע, ואחוזי ביטולים נמוכים, בהתאמה. עם זאת, חשוב לקחת בחשבון את האורחים שלכם שאינם מגיעים לאירוע ממקום קרוב, אם יש כאלו. במידה ואכן ישנם משתתפים המגיעים מרחוק, כדאי לבדוק אופציות לינה בקרבת מקום עבורם. כמובן, חשוב שהסדרי החניה והנגישות במקום יהיו אופטימליים, את כל אלו תוכלו לבדוק בקלות כאשר אתם נמצאים במקום. 

6 עלויות כנגד תקציבים

העלויות שהמקום דורש, צריכות להתאים למסגרת המגבלות הריאליות של התקציב העומד לרשותכם להפקת האירוע. התקציב והתפלגותו הם עניין מורכב למדי, שיש לשקוד עליו לפני שמגיעים כבר לבחון את התאמתו של אולם כזה או אחר, הלכה למעשה. בין הסעיפים המרכיבים את התקציב נרשמות בדרך כלל גם עלויות ציוד, לרבות שולחנות, כיסאות, כלי אוכל וכדומה, שיתכן שהמקום יכול להציע לכם כחלק מהשירותים במקום, בעלות מוזלת. כמו כן, העלות המשמעותית ביותר מתוך התקציב המיועד לאולם היא בדרך כלל על האוכל. לכן, זהו החלק שצריך לשים עליו את הדגש כאשר בוחנים את הצעת המחיר של האולם אל מול התקציבים שלכם.  זוהי סיבה נוספת לכך שכדאי לתאם ציפיות ולקבל החלטות שונות מבעוד מועד, עוד לפני שיוצאים אל השטח עם חיפוש האולם. חשוב לשבת יחד עם הלקוחות ולתעדף את הסעיפים השונים. לדוגמא, לחלק מהלקוחות ובחלק מהאירועים, האוכל באירוע תופס חשיבות משנית, ולהיפך. כל אירוע ויעדיו.