כתבות בנושא: אירוע עסקי בתל אביב

החל מבחירת אולם האירועים המושלם ועד להרכבת תפריט מקורי, כל היבט של האירוע צריך להיות מתוכנן בקפידה כדי להבטיח שהוא יבלוט בשטח, ויחרוג מגבולות הגנריות. ככה מפיקים היום אירועים עסקיים 

הפקת אירוע עסקי בתל אביב, העיר הידועה בתרבות העשירה, בחיי הלילה הסוערים, בקולינריה המפותחת, וברוחה החדשנית, מציעה הזדמנות יוצאת דופן ליצור עבור האורחים שלכם חוויה ייחודית ובלתי נשכחת כאחד. החל מבחירת אולם האירועים המושלם ועד להרכבת תפריט מקורי, כל היבט של האירוע צריך להיות מתוכנן בקפידה כדי להבטיח שהוא יבלוט בשטח, ויחרוג מגבולות הגנריות. הכנו עבורכם מדריך מקוצר לכל הצעדים שצריך לעשות כדי להפוך את האירוע העסקי שאתם מפיקים בתל אביב – להצלחה מסחררת.

בחירת המקום הנכון: אולם האירועים הוא הבית של האירוע שלכם

כאשר תתחילו בחיפוש אחר מקום לאירוע עסקי בתל אביב, תגלו שיש בעיר לא מעט אולמות אירועים, הנותנים מענה לסגנונות וגדלים שונים של אירועים. החל ממלונות יוקרתיים ומרווחים כמו הילטון ועד לחללים ייחודיים כמו מוזיאון תל אביב לאמנות או מרכז פרס לשלום וחדשנות. אבל כאן כדאי לעצור רגע ולעשות קצת שיעורי בית עוד לפני שאתם מתחילים לחרוש את הרשת בחיפוש.

לפני הכל, אתם חייבים להבין מה אתם מחפשים בדיוק, להתמקד ולהימנע מהתפזרות שתגזול מכם זמן ומשאבים רבים אחרים. חשוב להבין בתור התחלה, מהו הקונספט של האירוע שלכם, ולרכז באופן מסודר נתונים עיקריים לרבות מספר המשתתפים וסוג החוויה שאתם רוצים להציע להם. טיפ נוסף שלא רק יהפוך את החיים שלכם להרבה יותר קלים, אלא גם יבטיח שהאירוע יתנהל באופן מקצועי וחלק – בחרו מקום שיש בו ניסיון עשיר (וגם המלצות מלקוחות עבר) בתחום האירועים העסקיים. 

זה עלול להיות מפתה – ללכת על מקום בלתי שגרתי כמו מוזיאון וכדומה, אך בבחירה במקום כזה, שאינו מיועד במקור לאירועים, אתם בעצם נכנסים לפרויקט הרבה יותר מורכב ושואב. במקרים כאלה תצטרכו לשכור שירותי קייטרינג, ריהוט, צוות טכני ועוד שירותים משלל ספקים, שגם תצטרכו לנצח עליהם ולסנכרן ביניהם. 

אבל לפני שאתם נכנסים ללחץ, בואו נרגיע ונבשר לכם על הפתרון המושלם – אולם אירועים בסגנון ייחודי ובמיקום ייחודי, שכבר יש בו את כל הציוד והספקים שאתם זקוקים להם, ואנשי הצוות במקום יודעים ״לתקתק״ אירוע באופן מקצועי. לא רק שיחסך מכם הרבה כאב ראש בבחירה הזאת, יש סיכוי לא קטן שגם תצליחו לחסוך בעלויות. במילים אחרות, ההמלצה שלנו היא לבחור במקום מקורי ומיוחד, אבל כזה שמציע לכם one-stop-shop, כלומר את כל השירותים במקום אחד. יש כאלה, רק צריך לדעת למצוא אותם.  

לא משנה מהו סוג האירוע: לעולם לא להתפשר על האוכל

לא משנה אם מדובר באירוע עסקי שמטרתו מינגלינג ויצירת נטוורקינג, מסיבת חברה עם ריקודים ובלגנים או כנס מקצועי עם הרצאות והקרנת מצגות – בסופו של דבר, האוכל עושה את האירוע, ולא נעים להודות, אבל זה גם מה שזוכרים מהאירוע אחרי הכל. אם כן, חובה לבחור חברת קייטרינג איכותית עם מוניטין טוב. בהמשך לסעיף הקודם, נמליץ לבחור באולם האירועים שמציע לכם את שירותי הקייטרינג והבר הטובים ביותר. כמו כן, השקיעו בבחירת המנות ולא פחות חשוב – בהתאמתם לקונספט של האירוע ולשעה בה הוא מתקיים. לדוגמא, אם מדובר בכנס בשעות הצהריים, ראוי להגיש לאורחים ארוחת צהריים מלאה. לחילופין, אם מדובר במסיבת השקה בשעות הערב, קוקטיילים ו״פינגר פוד״ יתאימו יותר. 

מינוף אמצעי טכנולוגיה לטובת האירוע

תל אביב ידועה כמרכז טכנולוגי, כך ששילוב של טכנולוגיה חדשנית באירוע שלכם יכול להדהד היטב את הלוקיישן וסביר להניח שגם את הסגנון של האורחים שלכם. אפשר לשקול לכלול שימוש באפליקציות אינטראקטיביות ליצירת נטוורקינג, הפעלות סטרימינג בשידור חי לקהל רחב יותר, או אפילו הצגת סטארטאפים וחידושים מקומיים כחלק מהאירוע.

נטוורקינג והזדמנויות חברתיות

מטרתם של אירועים עסקיים ואירועים בכלל, היא מעל הכל – חיבור חברתי. אירועים עסקיים ואירועי חברה, לא פעם עוסקים בנטוורקינג לא פחות מאשר בתוכן. אי לכך, חשוב לספק למשתתפים באירוע חללים מותאמים והזדמנויות ליצור אינטראקציה, נטוורקינג ואפשרות לשיתוף רעיונות. תוכלו לעשות זאת באמצעות מפגשי נטוורקינג מובנים בתוך תוכנית האירוע, סדנאות אינטראקטיביות או מפגשים מזדמנים באחד מהברים או המסעדות השוות של תל אביב.

אורחים מחו״ל צפויים להשתתף באירוע? כדאי לדאוג להם מבעוד מועד

אם מופיעים ברשימת המשתתפים גם אורחים המגיעים מחו״ל, אז קודם כל – ברכות על הבחירה בתל אביב, העיר שהכי קל להגיע אליה בתחבורה ציבורית ופרטית, וכולם גם רוצים להגיע אליה, בשל האטרקטיביות חסרת התחרות שלה. חשוב לדאוג לאורחים שלכם להסדרי ההסעות ולינה, ולהכין להם את הקרקע, כך שיהיה להם נוח להגיע ולהשתתף באירוע. בתל אביב תמצאו מגוון אפשרויות לינה, החל ממלונות יוקרה ועד למלונות בוטיק. כמו כן, אם תדאגו להם לשירותי הסעות מהמלונות למקום האירוע ובחזרה, תוכלו  לשפר את החוויה שלהם באופן משמעותי.

שיווק וקידום – המפתח לאירוע מוצלח

שיווק אפקטיבי הוא המפתח לאירוע מוצלח ומשמעותי. השתמשו במדיה חברתית, במערכות דיוור במייל, וברשתות עסקיות מקומיות כדי לקדם את האירוע. צרו קשר עם קהילות מקומיות ועסקים בתל אבי,ב כדי להרחיב את טווח ההשתתפות באירוע ולהוסיף אמינות וודאות בקרב המשתתפים.

ניהול אירועים מקצועי

כאשר עוסקים בהפקת אירועים עסקיים במרכז, שווה לשקול לשכור את שירותיהם של אנשי ניהול אירועים מקומיים, עם מומחיות בתחום המדובר. אנשי צוות מסוג זה יכולים לספק תובנות חשובות לגבי ספקים, ציוד והתנהלות כללית, ולהבטיח שהאירוע יתנהל בצורה חלקה ומקצועית. 

לשמור על המומנטום, גם לאחר סיום האירוע

גם ביום שאחרי, חשוב לשמור על קשר עם המשתתפים, לשתף דגשים ונקודות חשובות, ואולי אף לספק פלטפורמה דיגיטלית לצורך דיון מתמשך ונטוורקינג. הדבר יכול לעזור להרחיב את ההשפעה של האירוע ולשמור על מעורבות הקהל.

בין אם אתם מארגנים כנס, מסיבת חברה, השקת מוצר, אירוע גיבוש צוות או מפגש נטוורקינג, המקום בו תבחרו לארח את האירוע העסקי שלכם הוא הרבה יותר מסתם חלל פיזי. זוהי פלטפורמה שתגביר או תפחית את ההשפעה של האירוע שלכם על המשתתפים. בחירת מקום היא החלטה אינטגרלית שיכולה להשפיע על שיעור הנוכחות, רמת המעורבות וההצלחה הכוללת של האירוע שלכם. אך עם אינספור אולמות וחללי אירועים זמינים, חשוב לדעת אילו גורמים עליכם לקחת בחשבון כדי להבטיח את ההתאמה הטובה ביותר לצרכים הספציפיים שלך.

במדריך מקיף זה נפרט את המרכיבים המרכזיים שמומלץ לבדוק בעת בחירת אולם אירועים לאירוע העסקי הבא שלכם.

נוחות ונגישות: מיקום גיאוגרפי אסטרטגי

המיקום הגיאוגרפי של האירוע שלכם הוא אחד השיקולים הראשונים שהאורחים שלכם יעשו, שבסופו של דבר ישפיע על ההחלטה שלהם אם להגיע לאירוע. אולם האירועים צריך להיות ממוקם במקום שקל להגיע אליו. לכן הוא צריך להיות מקושר היטב עם שלל אמצעי תחבורה ציבורית ובקרבת כבישים ראשיים או כבישים מהירים עבור אלה שמגיעים ברכבם הפרטי.

מתחם חניה מרווח הוא היבט נוסף שיש לקחת בחשבון לנוחות האורחים שלכם כך שהם יוכלו להגיע למקום בקלות ומבלי לבזבז זמם יקר על חיפוש חניה פנויה.

אם האירוע שלכם מושך אורחים שמגיעים מרחוק ואפילו כאלה שמגיעים מחו"ל, קרבה לבתי מלון ושדה התעופה יכולה להיות גורם חשוב מאוד עבורם. בנוסף, המיקום צריך להתאים למסר שאתם רוצים לשדר. מיקום מרכזי כמו מקום לאירוע עסקי בתל אביב, עשוי להיות מרשים יותר ויתן לאירוע שלכם תדמית רצינית יותר, בעוד שמיקום מרוחק או כפרי, עשוי לשדר אווירה קלילה ופשוטה יותר שלא בהכרח תשרת את המטרות שלכם.

קיבולת ופריסה: הרמוניה מרחבית

הקיבולת של אולם האירועים צריכה להתאים באופן אידיאלי לקנה המידה של האירוע שלכם. חלל צפוף יכול להוביל לאי נוחות, בעוד שמקום מרווח מדי עלול להיראות כחסר משתתפים או ללא האנרגיה הרצויה לכם. קחו תמיד בחשבון תקנות בטיחות, במיוחד אלו הנוגעות לצפיפות ומקום פנוי לכל משתתף.

פריסת החלל היא גורם קריטי נוסף שהולך יד ביד עם הקיבולת. ההגדרה הפיזית צריכה לתרום לסוג האירוע שאתם מתכננים. בין אם מדובר בפריסת החלל עבור אירוע קוקטייל, לחללים נפרדים עבור סדנאות מקצועיות, ישיבה פתוחה עבור הרצאות או אירוע הכולל ארוחת ערב סביב שולחנות, בין אם אתם מחפשים אולם גדול או אולם אירועים קטן בתל אביב, הוא צריך לספק אפשרויות פריסה גמישות שיתאימו בדיוק לסוג האירוע שלכם.

ציוד ויכולות טכניות: מרחב עם טכנולוגיה מתקדמת

בעידן הדיגיטלי של היום, הדרישות הטכניות של אירועים עסקיים הולכות וגוברות. אולם האירועים צריך להיות מאובזר טכנולוגית כדי להתמודד עם צרכי אירועים מודרניים. הוא צריך להציע גישה לאינטרנט במהירות גבוהה, כדי להבטיח שהמשתתפים יוכלו להישאר מחוברים לאורך כל האירוע ולספק ציוד אודיו-ויזואלי חיוני כגון מיקרופונים, רמקולים, מקרנים ומסכים איכותיים.

אווירה ותפאורה: קנבס אסתטי לאירוע שלכם

בעוד שעולם העסקים מזוהה לעתים קרובות עם גוונים רשמיים, אל תמעיטו בחשיבותם של העיצוב והאווירה המלווים את האירוע שלכם. לארכיטקטורה, עיצוב הפנים והתאורה של המקום יש השפעה תת הכרתית משמעותית על מצב הרוח והחוויה של המשתתפים שלכם.

לדוגמה, מקום עם חלונות גדולים ואור טבעי יכול ליצור אווירה תוססת ומרוממת. מצד שני, מקום עם תאורה חמה ורכה עשוי לשדר תחושה של אינטימיות ורוגע. בחרו חלל שמשלים את הנושא והטון של האירוע שלכם ומשאיר מקום להתאמה אישית במידת הצורך.

אפשרויות קייטרינג ושתיה: שיקולים קולינריים

אוכל ושתייה מעולים יכולים לעתים קרובות להיות גולת הכותרת של כל אירוע. מקום המציע שירותי קייטרינג איכותיים יכול לחסוך לכם זמן ומאמץ בתיאום עם קייטרינג חיצוני ולהעניק חוויה מעולה לאורחים שלכם. עם זאת, אם האירוע שלכם דורש צרכים קולינריים ספציפיים, חשוב שהקייטרינג המקומי יוכל לבצע התאמות נדרשות כדי לספק חוויה טובה ומקיפה לכל משתתף.

כמו כן, שקלו את סוג ההסעדה שאתם מתכננים להציע. הגדירו מראש האם תצטרכו ארוחה מלאה סביב שולחנות או אולי הגשה באמצעות בופה או בכלל אירוע בסגנון קוקטייל. הגדרת הפרטים הללו תעזור לכם לבחור מקום שיוכל להתאים בצורה הטובה ביותר לצרכים הקולינריים שלכם.

שירות לקוחות מצוין: עמוד השדרה של הצלחת האירוע

למרות שלעיתים שירות טוב אינו מוערך מספיק, שירות לקוחות מעולה יכול לעשות הבדל משמעותי בתהליך תכנון האירוע שלכם והצלחתו. צוות אדיב, מקצועי ויעיל יכול לשפר את תכנון וביצוע האירוע, ולהבטיח שהאירוע שלכם יתנהל בצורה חלקה ככל האפשר.

עוד בשלב ההתקשרות הראשונית, בחנו כיצד צוות המקום מטפל בפניות שלכם והאם אתם מקבלים שירות טוב שעשוי לסמן את המשך הדרך המשותפת שלכם לאורך הפקת האירוע.

תקציב ועלויות נסתרות

כל אירוע פועל במסגרת תקציב מסוימת, מה שהופך את עלות המקום לגורם קריטי. עם זאת, חשוב להבין מה כולל המחיר. היו מודעים לחיובים נסתרים פוטנציאליים כמו עמלות נוספות, דמי שימוש בציוד נוסף ועוד.

כמו כן, שקלו את תנאי התשלום. האם נדרש פיקדון? מתי יש לשלם את מלוא התשלום והאם יש מדיניות ביטולים? הבנת הגורמים הפיננסיים הללו יכולה לעזור לכם להימנע מהפתעות ולהבטיח שתקבלו את מירב התמורה להשקעה הכספית שלכם.

סיכום

בחירת אולם אירועים מתאים לאירוע העסקי שלכם היא החלטה אסטרטגית הדורשת שיקול דעת ותכנון קפדניים. זהו חלל שיכול לשקף את תדמית המותג שלכם, לשרת את מטרות האירוע שלכם ולהשפיע על החוויה של כל משתתף ומשתתפת. אולם האירועים High& מספק מגוון רחב של יתרונות שיעזרו לכם להפיק אירוע עסקי מושלם. צרו איתנו קשר כדי לשמוע יותר על האירועים העסקיים שלנו.

לא פעם, כאשר מפיקים אירוע, בוער לאנשי ההפקה למצוא את האולם המתאים, לשריין תאריך ולשים את החלק המאתגר והמשמעותי הזה מאחוריהם. עם זאת, ישנן כמה שאלות שמומלץ מאוד לענות עליהן ולהגדיר באופן מסודר עוד לפני שמתחילים בחיפוש

בעידן בו ״טיים איז מאני״ יותר מאי פעם, אנחנו כאן כדי לעזור לכם לעבוד נכון, לייעל את תהליך הפקת האירוע עליו אתם עמלים וכמובן – לחסוך לכם זמן יקר, וכנראה שעוד כמה משאבים שאיך שלא נסובב את זה – הם יקרים עבורכם. אז הפקת אירוע היא העניין שעל הפרק, ובדיוק יצאתם לדרך עם התחלת החיפוש אחר מקום לאירוע עסקי בתל אביב. עכשיו נשאלת השאלה – האם יש בידיכם את כל הנתונים והתשובות שאתם זקוקים להם כדי לעשות זאת ביעילות, ולא פחות חשוב – לבחור את האולם המתאים והמדויק ביותר? אם אתם לא בטוחים, וכדאי לכם מאוד להיות בטוחים – הנה רשימת הנתונים שחייבים להגדיר לפני שמתחילים בחיפוש. הפרמטרים האלו ידייקו את הממצאים וימקדו אתכם אל עבר המקום המושלם. טיפ שלנו: אל תתחילו בחיפוש לפני שמילאתם את כל הסעיפים, ורצוי שתעשו זאת בשיתוף מלא יחד עם הלקוחות שלכם או כל גורם אחר שיזם את האירוע ועומד מאחוריו.

הנתונים שמומלץ לאסוף ולדעת לפני שמתחילים בחיפוש

מהו התקציב לאירוע

אירועים עסקיים לרוב מורכבים ממספר גורמים: אוכל, הרצאות ומצגות, מפגשי מינגלינג, כיבוד (או ארוחה של ממש), לעתים הגשת משקאות ועוד ועוד. לכל אחד מהמרכיבים האלה, וכמובן לאולם, יש עלות מסוימת. כמובן שלא מומלץ להתחיל בתהליך ההפקה, ובמיוחד לא מומלץ להתחיל לבדוק מקומות מתאימים לאירוע, לפני שאתם יודעים מהו הסכום העומד לרשותכם לשם כך. יתרה מכך, עוד הרבה לפני שמתחילים לחפש אולם, כדאי לעשות שיעורי בית ולבדוק, בהערכה גסה, מה עומדת להיות העלות של כל אחד מהמרכיבים המשמעותיים באירוע, בדגש על אולם האירועים והקייטרינג. קחו בחשבון שבאירועים עסקיים תצטרכו לא פעם גם להשקיע בשירותי סאונד ותאורה ועוד. כך או כך, רק לאחר שיתבהר התקציב עבור האולם, תוכלו לכוון את החיפוש לאלו המתאימים למגבלות התקציב שלכם, ובכך לחסוך בזמן יקר.

מהו גודל האירוע

אולמות לאירועים קטנים בתל אביב הם שונים בתכלית מאשר המתחמים המיועדים להפקות ענק. הראשונים, בדרך כלל לא מאפשרים מבחינה טכנית, להכיל אירועים המונים למעלה מ-300 איש, והשניים אמנם כן בעלי הקיבולת להכיל גם אירוע קטן, מבחינה טכנית, אבל יהיה זה בזבוז של כסף, וגם, בחירה בפורמט שאינו מתאים להיקף המוזמנים עלולה לפגוע בהתנהלות האירוע, לרבות האווירה שעלולה להיות מפוזרת ולא קוהרנטית. יש לציין בהקשר זה שרבים מהאירועים העסקיים ואירועי החברה נועדו, בין היתר, בכדי לחבר בין אנשים, ואילו מקום מרווח מדי עלול לגרום לפספוס המטרה הזו. אי לכך, לפני שאתם מתחילים לחפש אחר אולם עבור האירוע שאתם מתכננים, חשוב שתדעו כמה אנשים צפויים להשתתף בו, ובשלב הבא לכוון את החיפוש לאולמות בגודל המתאים.

מהו פורמט האירוע

כאן יש שאלה חשובה מאין כמותה בהקשר של בחירת האולם: אירועים עסקיים נחלקים למגוון סוגים, החל מאירוע שמטרתו היא פשוט מסיבה – לעובדים, ללקוחות החברה או לשניהם יחד, ועד אירועים שמטרתם היא העשרה מקצועית, לרבות כנסים וכו׳. בחלק גדול מהאירועים העסקיים, כאמור, המטרה היא לייצר קשרים וחיבורים בין גורמים שונים, לרבות אנשי עסקים, חברות ולקוחות פוטנציאליים. כל אחד מסוגי האירועים האלו מתנהל בפורמט שונה בתכלית, ואי לכך ידרוש תנאים שונים ומאפיינים שונים מאולם האירועים. לדוגמא, בכנסים תצטרכו מקום מתאים לבמה, מערכות סאונד ותאורה מתאימות, חיבור טוב לוויי פיי ועוד, ואילו באירוע שהוא בפורמט של מסיבה תזדקקו לרחבת ריקודים, בר אלכוהול ועוד. לכן, חשוב לסגור את כל הנתונים הספציפיים של האירוע לפני שמתחילים לחפש אולם אירועים, תוך שימת לב רבה לסוגיה – האם יש בו את כל המתקנים שאתם זקוקים להם, האם פריסת החללים מתאימה לפורמט האירוע וכו׳.

מהו קונספט האירוע

הסעיף הזה הוא מעין תת סעיף לזה שמלעלה. כאן נדרש מכם לרדת עוד קצת ברזולוציות ולתכנן איך בדיוק איך יתנהל האירוע שלכם, ואילו מרכיבים אתם או הלקוחות שלכם מעוניינים לכלול בו. האם זהו אירוע בוקר, במסגרתו תרצו להגיש לאורחים שלכם קפה ומאפה, ובהמשך יתקיימו בו הרצאות? האם זוהי מסיבת ערב בה יוגשו משקאות אלכוהוליים וכיבוד מתאים, או ארוחת ערב של ממש ואחריה ריקודים? זהו הזמן להתחיל לבנות את התוכנית, או לפחות את השלד של התוכנית, על מנת לחפש את האולם שיתאים ממש לכל אחד מהחלקים שלה. יש לציין בהקשר זה, שבחירת האולם לא פעם מושפעת מאפשרויות הקייטרינג שהוא מציע, ולכן כדאי כבר בשלב זה, מוקדם ככל שיהיה, לחשוב על הפרטים האלו ולמצוא את המענה המתאים ביותר.

מיהם המוזמנים ומהו הסגנון של האירוע

כאמור, אירועים עסקיים יכולים להתפלג למגוון סוגים וסגנונות, ולפני שאתם יוצאים לדרך עם חיפוש המקום בו האירוע שלכם יתקיים, חשוב שתדעו בדיוק מיהם המשתתפים ומהם המאפיינים העיקריים שלהם, לרבות טווח הגילאים, העיסוק, והסגנון שלהם. לדוגמא, בחירת אולם עבור אירוע שרוב המשתתפים בו הם צעירים, והאירוע עצמו הוא בקונספט של מסיבה, תהיה שונה מאשר אולם עבור אנשי עסקים מבוגרים, שמגיעים למפגש מינגלינג או להרצאה. תמחו לשמוע שישנם אולמות אירועים שניתן לעשות בהם את האדפטציות הרצויות בהתאם לסוג האירוע ולמאפייני המוזמנים, אך זהו נתון שכדאי מאוד לבחון כבר בתחילת הדרך. התאמה מירבית של אולם האירועים למאפייני האירוע הבסיסיים, תבטיח שהאירוע יזרום באופן הרמוני והאווירה בו תהיה מדויקת.

כמה חשוב מקום האירועים להצלחת אירוע עסקי ומדוע הוא חשוב כל כך למצוא את האולם הנכון עבור האירוע שלכם?

לבחירה נכונה של אולם אירועים לאירוע חברה ישנה השפעה אדירה על הצלחת האירוע ועל התדמית שתצרו בקרב העובדים, ההנהלה והלקוחות שלכם.

למשל, אם המקום גדול מדי, הוא עלול ליצור מראה דל ולגרום לאווירה משעממת. מצד שני, אם הוא קטן מדי, אנשים יהיו מצטופפים יחד והמראה שיתקבל יהיה דחוס ועמוס, שלא נדבר על חוסר הנוחות שזה יגרום לאורחים שלכם.

הטון של חלל, טכנולוגיה ושירותים הם שיקולים חשובים נוספים, המחייבים אתכם להיכנס לנעלי המשתתפים באירוע.

אז איך תבחרו את המקום הנכון עבור האירוע העסקי שלכם? הנה כמה גורמים שכדאי לקחת בחשבון כדי לבחור את המקום המושלם ולהבטיח את הצלחת האירוע.

1. האווירה במקום

מציאת האווירה המתאימה היא הצעד הראשון שעליכם לעשות לקראת בחירת מקום האירועים המתאים לאירוע החברה שלכם.

אין ספק, מקום עם אווירה נכונה הוא גורם משמעותי והוא יחייב אתכם לרצות לערוך בו את האירוע הבא שלכם. האווירה של החלל יכולה לתת את הטון לאירוע או או למסיבה של החברה שלכם.

שאלו את עצמכם – האם אתם אוהבים את התחושה והאווירה שיש במקום? אם אתם מחפשים להעניק חווית גיבוש לצוות העובדים, שקלו מרחבים המתאימים בקלות לפעילויות קבוצתיות או משדרים אווירה חיובית ומשוחררת.

אם אתם עורכים טקס הענקת פרסים, חשובה בחירת חלל מעורר השראה והנאה. לאווירה תורמים מגוון אלמנטים בחלל, החל מתאורה, דרך ריהוט ואלמנטים עיצוביים ועד הנוף שנשקף ממקום האירוע.

2. עלות אולם האירועים

גורם קריטי נוסף שיש לקחת בחשבון בעת ​​בחירת מיקום האירוע הוא עלות אולם לאירוע חברה התואמת את התקציב שלכם.

שמירה על התקציב יכולה להיות אתגר בעת תכנון אירוע חברה. לכן, העלות היא ללא ספק גורם שידרוש מכם להפשיל שרוולים ולנהל משא ומתן על החבילה הטובה ביותר שתוכלו לקבל ביחס לאולמות אירועים אחרים.

חלקו את התקציב שלכם כך שיכסה את כל דרישות האירוע, כולל אוכל ומשקאות, מערכות הגברה ותאורה, ציוד טכני נוסף, שולחנות וכסאות ועוד.

זכרו כי היום, השעה והתקופה בשנה בהם תקבעו את האירוע העסקי שלכם, גם כן ישפיעו על עלות האירוע שלכם. קחו את זה בחשבון כאשר אתם מגדירים מסגרת תקציב לאירוע.

האם יש דרך להוזיל את העלות של המקום? שקלו לקיים את האירוע שלכם ביום שפחות מבוקש. זה יאפשר לכם לחסוך בעלויות ולקבל תמורה טובה יותר לכסף שלכם. בחירה בתאריך שאינו מבוקש כל כך תאפשר לכם גם למצוא יותר ספקים שיהיו זמינים בתאריך הנבחר. סביר להניח שתצטרכו צלמים, אולי דיג'יי ונותני שירותים נוספים לאירוע העסקי שלכם ולכן לבחירה בתארי שאינו מבוקש יש יתרון נוסף מלבד חיסכון בעלויות והוא הזמינות של הספקים שלכם. 

טיפ חכם שיעזור לחיסכון בעלויות של אולם האירועים עבור האירוע העסקי שלכם  הוא לבדוק היטב את חוזה ההתקשרות עם מקום האירוע כדי לאשר מה מכוסה ומה לא. זה יעניק לכם שקט נפשי בידיעה שאתם יודעים בדיוק מה מצפה לכם באירוע ובנוסף תוכלו להשוות היטב את התנאים המוצעים לכם במקומות השונים כך שתוכלו לקבל את התמורה הטובה ביותר למחיר שתשלמו.

3. גודל המקום וקיבולת

העריכו את הגודל והקיבולת של מקום האירועים עבור האירוע העסקי שלכם, וודאו שהוא מציע חלל מרווח מספיק עבור האירוע ומספר האורחים הצפויים להגיע. 

לכן חשוב לתכנן מבעוד מועד את סגנון האירוע שלכם, כמה אנשים הוא יכלול ואלו תכנים או פעילויות יהיו בו. זה יאפשר לכם למקד את החיפוש שלכם אחר מקום האירועים המתאים ביותר לצרכים שלכם ולעניק לאורחים שלכם את החוויה הטובה ביותר.

הנוחות של האורחים שלכם צריכה להיות בראש סדרי העדיפויות שלכם, לכן בחירה באולם אירועים מרווח מספיק עבור מספר המשתתפים באירוע, תאפשר להם ליהנות יותר ולהרגיש בנוח בחלל ובמהלך האירוע.

מקום האירועים שתבחרו צריך לספק תנועה חופשית למשתתפים ללא הפרעה. החלל צריך גם להתאים לטון ולסגנון של האירוע שלכם על מנת להשאיר את המשתתפים עם חוויה בלתי נשכחת.

4. טכנולוגיה מתקדמת

שקלו להשתמש באמצעים טכנולוגיים מתקדמים כדי להעצים את החוויה של המשתתפים באירוע.

פתרונות טכנולוגיים לא רק חוסכים זמן ומגדילים את הפרודוקטיביות אלא גם מקלים על כל תהליך תכנון האירוע.

בחירה במקום אירועים עם שירותים ואמצעים טכנולוגיים מתקדמים תאפשר לכם להציב רף של חדשנות ואיכות עבור המשתתפים באירוע.

מערכות סאוד ותאורה חכמות ואיכותיות יעניקו לאורחים שלכם חוויה איכותית ומתקדמת וילוו את האירוע כולו החל מהשמעת מוזיקה, דרך נאומים והרצאות ועד פעילויות קבוצתיות. 

אולם אירועים אשר מציע פתרונות טכנולוגיים מתקדמים יסייע לכם בהפקת אירוע עסקי מושלם ומוקפד ויתרום באופן משמעותי להצלחת האירוע שלכם.

5. שירותים ומתקנים

עליכם להעריך את רמת השירותים והשירותים המוצעים במקום האירוע.

איכות השירותים שהמקום מספק צריכה להתאים לדרישות המשתתפים שלכם. זה יגרום להם להעריך יותר את אירוע החברה שלכם.

ודאו גם שאולם האירועים מספק אפשרויות הסעדה איכותיות ומגוונות שמתאימות לאירועים עסקיים. הקוקטיילים, למשל, צריכים להיות פופולריים מכיוון שזה ירים את האירוע שלכם.

חניה היא גם חיונית, לכן חשוב לוודא שלמקום יש איזור חניה סמוך,  שכן זה הופך את ההגעה לאירוע לנוחה יותר עבור האורחים שלכם.

הבטיחו את הצלחת האירוע שלכם

בחירה באולם אירועים מצוין שמתאים לאירועי חברה ואירועים עסקיים , תאשר לכם לענות על הצרכים והציפיות של המשתתפים באירוע ותשדרג את המוניטין שלכם בעיניהם.

מתחם האירועים High& מאפשר לכם לערוך אירוע עסקי בתל אביב ומעניק חלל פנימי מעוצב ויפייפה וגג מרווח עם נוף פנורמי על העיר שיוצרים אירועים בלתי נשכחים.

תכנון אירוע עסקי או מקצועי תלוי במספר גורמים אשר יחד קובעים את רמת הצלחתו. בין כל הפרמטרים השונים שיוצרים אירוע עסקי מצוין, לבחירת מיקום מרכזי וטוב, ישנה חשיבות גבוהה במיוחד.

בחירת מיקום נכון לאירוע הינה בעלת השפעה רבה על הצלחת האירוע העסקי שלכם. משום כך, חשוב לקחת ברצינות את בחירת מקום האירוע ולהעדיף מיקום מרכזי ונגיש, מתחם אירועים מרשים ומיוחד ונוחות מירבית לאורחים ולמשתתפים באירוע.  

מחפשים את המקום המושלם לאירוע העסקי הבא שלכם? אלה הפרמטרים שחשוב לקחת בחשבון:

• הגעה נוחה באמצעות רכב פרטי או תחבורה ציבורית
• טכנולוגיה מתקדמת – Wifi זמין ואמצעי הגברה ותאורה איכותיים
• אפשרויות אירוח ולינה נגישות 
• מזון ומשקאות איכותיים ומגוונים
• אמצעי בידור ופנאי
• גודל מתחם האירועים והקיבולת שלו

גודל האולם

כמה אנשים ישתתפו באירוע שלכם? גודל האולם הרצוי יצמצם את אפשרויות מתחמי האירועים והמיקומים שלכם ויאפר לכם להתמקד בחיפוש אחר מקום אירועים שמתאים למספר המשתתפים הצפויים להיות באירוע. החל מאירוע למחלקה ועד השקה של מוצר עם מאות משתתפים – עליכם לבחור במקום אירועים מרווח מספיק עבור האורחים שלכם. אלה יכולים להיות אולמות לאירועים קטנים או גדולים, העיקר שהקיבולת שלהם תתאים למספר המשתתפים באירוע.

הימנעו מבחירת מקום צפוף שיגרום לאורחים שלכם לנוע בחוסר נוחות באולם ובחרו אולם או מתחם אירועים שיהיה מרווח ונוח עבור המשתתפים. ייתכן שתצטרכו חלל בעל חלוקה למגוון חללים שונים עבור פעילויות או הרצאות שונות. אם כן, חשוב שתמקדו את החיפוש שלכם במתחמי אירועים המאפשרים את החלוקה הזאת שיתאימו למבנה האירוע שלכם.

נסיעות ונגישות

חשבו על המקומות מהם האורחים שלכם מגיעים לאירוע. אם הם מגיעים מכל חלקי הארץ, חשוב למצוא מקום אירועים במיקום מרכזי. אירוע עסקי בתל אביב יאפשר למשתתפים מצפון, מדרום, ממזרח וממרכז להגיע באופן נגיש ונוח לאירוע שלכם. בחרו במקום אירועים עם חניה זמינה ונוחה לנוחות מירבית של האורחים. אם החלטתם לקיים את האירוע בתל אביב, העדיפו מתחם אירועים במיקום המרוחק מריכוזי הפקקים של העיר. 

האם צפויים להגיע לאורחים שלכם אורחים מחו"ל או כאלה שיתניידו בתחבורה ציבורית? אם כן, זהו שיקול נוסף לבחירה בתל אביב כלוקיישן האידיאלי לאירוע העסקי שלכם. בחירה באולם אירועים בתל אביב תבטיח אפשרויות הגעה נוחות ומגוונות עבור אורחים מחו"ל או כאלה שבוחרים להגיע באוטובוס או רכבת.

טכנולוגיה ושירותים מתקדמים

אתם בוודאי רוצים שהאירוע שלכם יתנהל באופן הטוב ביותר. לשם כך תצטרכו אמצעים טכנולוגיים ושירותים שונים שיאפשרו לכם להפיק ולנהל את האירוע באופן מיטבי. בחרו מקום אירועים עם מערכות הגברה ותאורה מתקדמות ואיכותיות, עם אפשרות להוספת במה או יצירת פרזנטציה מרשימה ואיכותית וכן חיבור מהיר לאינטרנט. 

טכנולוגיה מתקדמת ואיכותית לא רק תעניק לכם מגוון אפשרויות מתקדמות לניהול האירוע, אלא גם תיצור תדמית חדשנית, יוקרתית ומרשימה יותר בקרב המשתתפים באירוע.

שתיה ומזון

כיום, כמעט כל אירוע עסקי מכל סוג שהוא, כולל אוכל ושתיה. לעיתים זה יהיה קייטרינג פשוט, לפעמים בופה קליל ולעיתים הגשה של מנות מגוונות ומרשימות. העדיפו מקום אירועים המציע תפריט קולינרי איכותי ומגוון. כך תוכלו להגיש לאורחים שלכם מגוון מנות מושקעות, מוקפדות וטעימות שיחזקו את המוניטין שלכם בקרב המשתתפים באירוע ובעיקר יתרמו לחוויה הטובה. שימו לב שמעבר לאוכל מצוין, כדאי לדאוג גם לבר משקאות איכותי. העדיפו מקום אירועים שמציע שירותי בר עם משקאות קלים ואלכוהולים, קוקטיילים שתואמים את סוג האירוע וכמובן משקאות חמים. 

ייחודיות

בחירת מקום אירועים לאירוע עסקי אינה משימה קלה. הצרכים והרצונות של המשתתפים ושל מארגני האירוע עשויים להשתנות במהירות ולהיות בעלי דרישות ומאפיינים ספציפיים. כיום ניתן לראות יותר ויותר, חברות, ארגונים ועסקים שמתכננים אירועים עסקיים אשר מושקעות בהם מחשבה ויצירתיות רבות על מנת להפוך את האירוע למהנה ויוצא דופן.

אחד האמצעים הבולטים ביותר ליצירת אירוע עסקי ייחודי ובלתי נשכח הוא במציאת מתחם אירועים מיוחד, כזה המאופיין בסגנון שונה שלא רואים בכל מקום. 

ניתן גם להוסיף לאירוע משחקי חברה, פעילויות ואטרקציות מיוחדות שיפלפלו את החוויה וכמובן אי אפשר בלי אוכל מושקע, איכותי וטעים ומגוון משקאות שמשתלבים נפלא. 

מגמה נוספת שתופס תאוצה בקרב אירועים עסקיים היא הפקת אירועים בסביבה חיצונית. חללים חיצוניים שמשלבים אווירה קלילה ופתוחה עם אמצעים טכנולוגיים מתקדמים, הם הבחירה המובילה בקרב ארגונים וחברות שרוצים להפיק אירועים עסקיים מיוחדים ובלתי נשכחים.

מרבית האירועים העסקיים, השקות וכנסים נערכים בחללים סגורים אשר נוטים להיות דומים זה לזה. בחירה במתחם אירועים פתוח, מרשים ומלא בסטייל מאפשרת לכם לעשות אירוע קצת אחר – כזה שהאורחים שלכם לא ישכחו ושידברו עליו רבות. 

אירועים עסקיים במתחם האירועים High&

מתחם האירועים High& מציע בדיוק את כל הדברים הללו – גם מיקום מעולה שמאפשר לכם לקיים אירוע עסקי בתל אביב, גם חלל אירועים מיוחד ויוצא דופן, גם אמצעים טכנולוגיים מתקדמים וגם היצע קולינרי משובח וטעים. 

מתחם האירועים שלנו ממוקם באזור המאופיין בנגישות גבוהה מכל חלקי הארץ בזכות הקרבה לצירי תנועה מרכזיים וכבישים ראשיים, משתתפים מכל חלקי הארץ יוכלו להגיע בקלות ובמהירות יחסית.

משום שמתחם האירועים ממוקם בתל אביב, הוא גם מציע נגישות גבוהה לתחבורה ציבורית כמו קווי אוטובוסים רבים, מוניות שירות וכמובן רכבת. בצמוד למתחם ישנה חניה מרווחת ונגישה שמספקת נוחות מירבית לבאי האירוע.

אבל ההיילייט של המקום הוא ללא ספק הגג שלו! ב-High& האירועים נערכים על גג גדול ומרווח אשר משקיף על כל תל אביב. הנוף הפתוח והבריזה הנעימה מהים מעניקים תחושה נעימה ואווירה משוחררת ומהנה מהרגע הראשון. במקום פועל קייטרינג משובח אשר מציע מגוון רחב של מנות איכותיות, יפות וטעימות וכמובן איך אפשר בלי בר משקאות מקצועי ואיכות שיאפשר לאורחים שלכם ליהנות לאורך כל האירוע.

מתכננים את האירוע העסקי הבא שלכם? צרו איתנו קשר ונסייע בהפקת אירוע מושלם.