אירוע עסקי

הרבה יותר מחלל אירועים: ההשפעה של אולמות לאירועים עסקיים במרכז על הצלחת האירוע שלכם

בלב המזרח התיכון, ישראל ניצבת כמגדלור של מורשת תרבותית וחדשנות. הצירוף הזה של מסורת ומודרניות ניכר היטב גם בתרבות האירועים שלה. כאן, הצלחת האירוע לא נמדדת רק על פי מספר המשתתפים או תוכן הפרזנטציות; מדובר ביצירה של חוויות בלתי נשכחות. אולמות אירועים במרכז המאפשרים לערוך אירועים עסקיים משמעותיים המאופיינים באווירה מיוחדת וסוחפת הם אלמנטים מרכזיים במשימה זו.

1.חשיבותו של רושם ראשוני

לכל אירוע, עסקי או אישי, יש סיפור לספר. המבוא לסיפור הזה מהווה את הרושם הראשוני שמקבלים המשתתפים. אולמות אירועים עסקיים מנסים לנווט במקרם הייחודי הזה של שילוב יוקרה וחמימות כדי ליצור רושם ראשוני מצוין. מעמדות מזון איכותיות ומגוונות בקבלת הפנים, דרך מסיבות קוקטייל אקסקלוסיביות ומרשימות, מקומות אירועים מבוקשים הם אלו שמציעים אווירה מתוחכמת ומזמינה כאחד, שנותנת את הטון לאירוע כולו.

2.רבגוניות: אבן הפינה של תכנון אירועים מודרני

תרבות האירועים התוססת של ישראל, החל ממסיבות חברה ועד לכנסים מקצועיים, דורשת גישה דינמית לעיצוב מקומות. אולמות אירועים עסקיים מסוימים מגלמים את הדינמיות הזו. הם יכולים לנוע בין אירוח של אירועי בוטיק עם מעט משתתפים לאירוח רחב ותוסס יותר. ההגדרות המודולריות שלהם, הסאונד החדשני ואמצעי התאורה, בשילוב עם תוכניות ישיבה דינמיות, מבטיחים שכל אירוע יהיה מותאם אישית לצרכי המארחים.

3.סביבה אורבנית שוקקת חיים

אולמות אירועים מרכזיים, במיוחד אלו השוכנים בתל אביב, מציעים חוויית אירוח אורבנית ושוקקת חיים שלא מוצאים במקומות אחרים. עם סביבה עתירת מסעדות, ברים, מבנים מיוחדים וחיי לילה סוערים, אין ספק שאירועים עסקיים במרכז זוכים ליתרון משמעותי בשל המיקום העירוני והשוקק שלהם. אולמות לאירועים עסקיים במרכז ובתל אביב בפרט הם התגלמות האורבניות והמודרניזציה – שני מאפיינים פופולריים באירועים עסקיים מוצלחים.  

4.יכולת טכנית: הרחבת אופקים מעבר לגבולות הפיזיים

בעידן דיגיטלי, טביעת הרגל של אירוע היא גלובלית. אולמות אירועים איכותיים במרכז הם חלוצים בהטמעה טכנולוגית. מעבר ליכולות ה-Wi-Fi ומולטימדיה, ישנם אולמות שעושים שימוש באמצעים טכנולוגים נוספים המאפשרים לשדר את האירוע בלייב לכל מקום בעולם ומעניקים למשתתפים חוויה מתקדמת ויוצרים תדמית מרשימה ויוקרתית לאירוע ולמארגניו. 

5.מאמצים מודעים לסביבה: יצירת חוויות אקולוגיות יותר

העולם עובר במהירות לשיטות אירוח בנות קיימא, וישראל אינה יוצאת דופן. אולמות אירועים עסקיים מתקדמים אימצו שיטות אירוח, פלטפורמות וכלים אקולוגיים יותר. החל מרכישת תוצרת מקומית לקייטרינג, דרך צמצום מוצרי פלסטיק ומעבר למוצרים מתכלים ועד הפחתת השימוש בנייר ומעבר לפתרונות דיגיטליים. מקומות אירועים אלו מציגים מחויבות לסביבה ירוקה יותר, מה שעשוי להיות משמעותי עבור משתתפים רבים ומשפר את תדמיתה של החברה או הארגון כולו.

6.מסע גסטרונומי: חגיגה של טעמים 

כולם יודעים שאין כמו הגסטרונומיה של ישראל. ואם נהיה ספציפיים יותר – אין כמו החוויה הקולינרית של תל אביב. מתוך הכרה בכך, אולמות עילית לאירועים עסקיים מצויינים מציעים חוויות קולינריות מעולות וטעימות להפליא. במקומות אלו תוכלו למצוא תפריטים מגוונים הכוללים שילוב של טעמים ישראלים ומטבחים עולמיים המבטיחים שהמשתתפים באירוע יזכו לחגיגה קולינרית מענגת שהופכת את האירוע כולו להצלחה גדולה.

בתוך הסצנה הקולינרית הזאת של אולמות האירועים, בולט אולם האירועים High& שמציע לאורחים שלו מגוון רחב של מנות עשירות, יצירתיות והכי חשוב – טעימות. 

7.מיקום ונגישות: הגיבורים הפחות מדוברים

שני גורמים שלא זוכים לתהודה רבה בכל הנוגע לבחירת אולם אירועים אך אין ספק שהם משפיעים ביותר, הם מיקום האולם והנגישות אליו. אולמות אירועים עסקיים בעלי מיקום אסטרטגי, ממוקדים באזור המרכז ובתל אביב בפרט. לאולמות אלו יש גישה נוחה לשלל מוקדי תחבורה תיבורית והם מציעים חניה בשפע ומבטיחים נוכחות גבוה ללא טרחה מצד המשתתפים. הקרבה של האולמות הללו למוקדי תרבות, פנאי והייטק מקומיים, מהווה יתרון נוסף של בילוי, נגישות והנאה עבור משתתפים רבים שמגיעים לאירוע מתוך העיר ומחוצה לה.

סיכום

מקום לאירוע עסקי בתל אביב או במרכז מספק לעיתים קרובות שלל יתרונות משמעותיים כמו חיבור לטכנולוגיה מתקדמת, תרבות, קולינריה משובחת, מיקום מרכזי, נגישות גבוהה ועוד. כיום, חברות, עסקים וארגונים רבים כבר מודעים לחשיבותה הגדולה של בחירת אולם האירועים הנכון לאירוע העסקי שלהם. למקום האירוע יש השפעה רבה על הצלחת האירוע ועל האווירה שנוצרת בו. בחירה באולם אירועים מתקדם, מעוצב ואיכותי באזור המרכז ובתל אביב בפרט, מהווה יתרון עבור מארגני האירועים ומשתתפי האירוע. 

אולם האירועים High& ממקום בלב תל אביב, במיקום אסטרטגי. עם קרבה לכבישים ראשיים המחברים את כל חלקי הארץ, תחבורה ציבורית ענפה ומתחם חניה מרווח ונוח, High& מספק נגישות גבוהה והגעה קלה ונוחה לאירוע. הצוות המקצועי והמיומן שלנו מתמחה בהפקת אירועים פרטיים ועסקיים משלל סוגים. בין אם אתם מתכננים מסיבת חברה תוססת, השקת מוצר או שירות, כנס מקצועי או כל אירוע עסקי אחר, באולם האירועים High& תמצאו את כל מה שאתם צריכים לאירוע מושלם. 

כבר בכניסה לאולם תחושו באווירה המיוחדת של המקום. החלל הפנימי של High& מועצב בסגנון ייחודי ומלא בקסם. ממנו תעלו במעלית לגג מרווח ופתוח שהוא גולת הכותרת של האולם. על הגג תוכלו לערוך אירוע מדהים עם נוף מרהיב על כל העיר ואווירה שלא תמצאו בשום מקום אחר. 

רוצים לשמוע יותר על האירועים העסקיים שלנו? לחצו כאן והשאירו פרטים או צרו איתנו קשר.

קיבולת, סטייל ואיכות: כיצד למצוא אולם לאירוע חברה בתל אביב

הפקת אירוע עסקי בתל אביב, כמו גם אירוע חברה מכל סוג אחר, עלולה להיות כרוכה בהמון עבודה ובלא מעט סטרס. אחריות רבה מוטלת על כתפיכם, לצד רשימת מטלות ארוכה. אבל אין ויכוח על כך שהמשימה הקריטית ביותר להצלחת האירוע, היא מציאת האולם המושלם. כמה טיפים חשובים שיובילו אתכם אל עבר האחד

למקרה שאי פעם תהיתם, אף אחד אינו מזלזל בעבודה הקשה ובאחריות המוטלת על כתפיכם, במקרה שהוטל עליכם להפיק אירוע חברה או אירוע עסקי מסוג אחר. אם באירועים שתכליתם הן שמחות, כמו חתונות, מסיבות יום הולדת גדולות, בר מצוות וכו׳, הצלחת האירוע נמדדת באמצעות הנאת המשתתפים בו בלבד, הרי שכשמדובר באירוע עסקי, ישנם פרמטרים נוספים שהאירוע נבחן ונמדד בהם, ואין ספק – זה עלול להיות מלחיץ. הרבה מוטל על הכף כאן, ואתם לא רוצים לטעות בדרך. 

הפקת אירוע עסקי בתל אביב, כמו גם אירוע חברה מכל סוג אחר, עלולה להיות כרוכה בהמון עבודה ולא מעט סטרס. כאמור, יש כאן גם אחריות לא קטנה כלל.  גיבוש קונספט, יצירת רשימת אורחים, טיפול בספקים השונים, לרבות צוותי הגברה, תאורה ולוגיסטיקה, בחירת חברת קייטרינג הם רק חלק קטן מהמשימות שהפקת אירוע כרוכה בהן.

המקום הוא האירוע – ההחלטה החשובה ביותר בהפקה היא בחירת האולם 

אין ספק שהמהלך החשוב ביותר בתהליך ההפקה, זה שיכתיב את הטון לגבי האירוע כולו ויחרוץ את גורלו, הוא בחירת המקום בו הוא יערך. אם אתם ניצבים בפני חיפוש אולם לאירוע חברה בתל אביב, כדאי שתיערכו למשימה באופן שיבטיח שתבצעו אותה על הצד הטוב ביותר. על מנת לאתר את המקום המושלם, יש לקחת בחשבון היבטים רבים ולבחון מספר פרמטרים עיקריים, שיסייעו לכם לקבוע האם הגעתם לנחלה ואפשר לשריין את האולם עבור האירוע. אז מצד אחד, כדאי לעבוד מסודר (זה תמיד נכון), ולעשות את הדברים באופן יסודי, אך מהצד השני, כן קיימת דחיפות מסוימת בשריון האולם, שכן, המקומות הטובים נתפסים מהר. כמו כן, רק אחרי שתשריינו אולם לאירוע, תוכלו להתקדם לשלבים הבאים של ההפקה, כך שגם מהבחינה הזו יש לכם אינטרס למהר. הרי לא תוכלו לסגור עם חברת קייטרינג ועם אף ספק אחר לפני שתזמינו את האולם, וגם לא תוכלו לשלוח למוזמנים לאירוע "save the date" לפני שיש לכם מקום לאירוע. אם כך, כדאי לפעול בזריזות אך לא על חשבון עבודה יסודית ומסודרת.

דברים שכדאי להכין עוד לפני שמתחילים בחיפוש אחר האולם

רגע לפני שמתחילים לחפש את האולם המתאים לאירוע החברה שאתם מפיקים, אין ספק שעבודת הכנה מוקפדת, תמיד תקדם אתכם, תקצר את תהליך החיפוש, תדייק ותייעל אותו באופן משמעותי מאוד. הנה כמה פרמטרים שחשוב להגדיר לפני שיוצאים לדרך ומתחילים לחפש מקום:

הגדרת היקף האירוע וגיבוש רשימת מוזמנים

סביר להניח שלפני שנשלחתם למשימת הפקת האירוע, הלקוחות או המנהלים ששלחו אתכם לדרך, כבר גיבשו במידה כזו או אחרת את רשימת המוזמנים ואת היקף האירוע הרצוי. חשוב מאוד להשיג נתונים אלו לפני שמתחילים לחפש אולם לאירוע, שכן, לקיבולת האולם יש חשיבות רבה מאוד בדיוק הבחירה, נתון שלא פעם נוטים להמעיט בערכו, וחבל. ההתאמה של האולם לכמות המוזמנים היא קריטית לא רק מבחינת נוחות ובטיחות, אלא גם מבחינת אווירה. לכן, אם קיבלתם לידיכם רשימת מוזמנים המכילה פחות מ-250 איש, תוכלו למקד את החיפוש אחר אולמות לאירועים קטנים בתל אביב. לא רק שתוכלו לסנן ביעילות רבה יותר את המקומות ולחסוך זמן יקר בתהליך, מה גם שתוכלו להבטיח שהמקומות שאתם בוחנים מתאימים יותר לאירוע הספציפי אותו אתם מתכננים. חשוב להבין, במיוחד אם מדובר באירוע קטן, שאולם מרווח מדי, כלומר כזה המיועד להכיל הרבה יותר אנשים מאלו שהזמנתם, עלול לגרום למשתתפים במפגש להתפזר ברחבי המתחם ובכך לפגוע בחלק חשוב ממטרות האירוע, לרבות גיבוש, תקשורת וחיבור בין המשתתפים.

אפיון המוזמנים

מוצר מוצלח וטוב מתחיל מחקר השוק אליו הוא מיועד. אם נניח שהמוצר במקרה זה הוא האירוע אותו אתם מפיקים, אז המוזמנים לאירוע הם קהל היעד ופלח השוק אליו המוצר מיועד. על מנת להבטיח שהאירוע שלכם יהיה מוצלח, זורם, הרמוני ואיכותי, אולם האירועים בו הוא יתקיים, חייב להתאים למאפיינים של המשתתפים באירוע. הנתונים אותם כדאי לבקש לקבל הם טווח הגילאים של המוזמנים, משלח יד, ואפילו מקום מגורים. הרי שיש הבדל בין אנשי עסקים בגילאי 50-60 לבין עובדי הייטק בגילאי 25-40. משתתפים בגילאים שונים, במקצועות מתחומים שונים ובסגנון שונה, מצריכים התאמה של מקום שיהיה מדויק לסגנון שלהם.

מטרת וקונספט האירוע

בהמשך לסעיף הקודם, על מנת לדייק את בחירת האולם, ולא רק מבחינת הסגנון והאיכות, אלא גם מטעמים לוגיסטיים, חשוב מאוד לקבל את כל הנתונים החשובים מבעוד מועד. אחד הדברים הקריטיים להתאמת האולם לאירוע, הוא להבין מהי מטרת האירוע המתוכנן, כלומר מהם הדברים שאלו שיזמו אותו מבקשים להשיג באמצעותו. לדוגמא, האם מדובר באירוע שהצלחתו תימדד בהשגת קשרים עסקיים, או אפילו בסגירת עסקאות, אותן ניתן יהיה למדוד באמצעות לידים? האם בכלל מדובר באירוע חברה שתכליתו היא פשוט הנאה וחגיגה ומטרתו היא לחזק את שביעות הרצון של העובדים? האם מדובר בכנס העשרה מקצועי, שמטרתו להרחיב את הידע של המשתתפים בתחום מסוים?

כל אירוע כזה, מצריך אולם מסוג אחר, ובמיוחד ציוד לוגיסטי מסוג אחר. לדוגמא, אירוע חברה באווירה מסיבתית, מצריך מערכת סאונד איכותית, בר אלכוהול, רחבת ריקודים ועוד. במקרה כזה, ייתכן שכדאי לחפש מקום שדומה יותר למועדון ריקודים או גג לאירועים בתל אביב. לעומת זאת, במקרה שמדובר בכנס מקצועי, שנערך בשעות היום, יתאים מקום אחר, מואר יותר, עם ציוד לוגיסטי ספציפי, לרבות במה, מקרן, ציוד הגברה, לובי להתרעננות וכו׳.

כמו כן, הבנת מטרת וקונספט האירוע, יסייעו לכם להבין איזה סוג של קולינריה ומשקאות יתאימו להגשה במהלכו – פרמטר שגם הוא עשוי לגעת באולם האירועים עצמו, שבמקרים רבים מספק גם את שירותי הקייטרינג והבר. 

טווח התאריכים הפוטנציאליים

אחד הפרמטרים שיכול לקצר לכם את רשימת האולמות במיידי הוא כמובן מועד האירוע. ברגע שיש בידיכם את טווח התאריכים הפוטנציאליים שהלקוחות הגדירו כמתאימים לקיום האירוע, תוכלו לבדוק מול אולמות האירועים את הזמינות כבר בשלב הראשוני של בחינת התאמתם ובכך לחסוך המון זמן יקר לשני הצדדים.

התקציב לאירוע

זהו חוק בל יעבור – אין להתחיל בחיפוש אחר אולם אירועים לאירוע אותו אתם מפיקים לפני שיש בידיכם את הנתון הזה, התקציב לאירוע, ובפרט החלק המיועד לאולם האירועים. עם זאת, אם קרה ומצאתם מקום שנראה לכם מושלם מכל בחינה אפשרית עבור האירוע, אך דרישות המחיר שלו גבוהות מהתקציב שהוגדר, שווה לנסות ולראות גם אם הלקוחות שלכם מוכנים להתגמש, וגם אם יש אפשרות להוזיל עלויות דרך האולם. לדוגמא, פשרה על תאריך אחר, שאינו בשיא העונה של האירועים, קיצוץ בחלק אחר, למשל של הקייטרינג ועוד.

כך תדעו שמצאתם את המקום המושלם לאירוע שלכם

אז סיימתם עם החלק התיאורטי, ועם הכנת ״שיעורי הבית״ הנדרשת כדי להבטיח שתעבדו ביעילות ותתמקדות רק באופציות שהן באמת רלוונטיות עבורכם, מבחינת אולמות אירועים. עכשיו מגיע השלב המעשי, בו כבר סימנתם לכם כך וכך מקומות שנראים לכם פוטנציאליים עבור האירוע. מה כדאי לבדוק עכשיו?

שירותי הקייטרינג המוצעים במקום

כמובן, האוכל הוא אחד המרכיבים החשובים ביותר באירוע, בכל אירוע באשר יהיה. ברוב אולמות האירועים פועלת חברת קייטרינג ששירותיה מוצעים כעסקת חבילה יחד עם שכירת האולם. במידה והגעתם למקום שמצא חן בעיניכם, והוא עומד בקריטריונים ובדרישות שהגדרתם עבור האירוע, כעת יש לבחון אותו דרך איכות ורמת הקייטרינג הפועל בו. כמובן, קיימת גם האפשרות להביא שירותי קייטרינג חיצוניים מטעמכם, אך הדבר פחות מומלץ. לא מבחינה כלכלית ובוודאי לא מבחינה לוגיסטית. העדיפו מקום שמגישים בו אוכל ברמה גבוהה ומציע קולינריה איכותית ועדכנית.

ספקים שהמקום עובד איתם

בהמשך לסעיף הקודם, חשוב לשאוף לאפשרות שאולם האירועים ״יסגור״ עבורכם המפיקים כמה שיותר פינות. מה זה אומר? כמה שיותר היבטים לוגיסטיים, לרבות צוותי תאורה והגברה, ציוד, ריהוט וכדומה שהמקום יכול לספק עבורכם באמצעות ספקים קבועים שהוא כבר עובד איתם, יותר טוב. באופן זה, רשימת המטלות האינסופית שלכם מתקצרת, ושוב, הדבר עשוי להיות משתלם יותר כלכלית. כמו כן, ברגע שיש ספקים קבועים שכבר מכירים היטב את הלוגיסטיקה הספציפית של האולם ויודעים כיצד להתנהל בו ביעילות, אתם יכולים להיות רגועים יותר שהאירוע ״יתקתק״ והכל יתנהל כמו שצריך, בדגש על עמידה בלוחות זמנים ומינימום תקלות. אחרי הכל, אלו הם בדיוק הדברים שיסייעו לכם לישון בשקט בלילה.

סטייל ברמה גבוהה וייחודיות 

כמובן, טיבו של אולם אירועים נמדד גם בסטייל ובייחודיות שלו. הדגש כאן הוא על המבנה עצמו, עיצוב הפנים, לרבות גופי תאורה, ריהוט מסוגנן ופריטי דקורציה שנבחרו בטעם. כל אלו יחד לא רק יוצרים את האסתטיקה, אלא גם את האווירה השוררת במקום – אותה האווירה שתאפיין גם את האירוע שלכם. נסו לחדד את כל החושים שלכם כאשר אתם מבקרים במקום ובוחנים את התאמתו. בדקו – האם יש במקום ייחודיות ו/או אלמנטים המבדלים אותו ממקומות אחרים? האם יש בו את ה״אקס פקטור״ הזה שהופך אותו לשונה ומיוחד?

המלצות אותנטיות 

אין חכם כבעל ניסיון. גם לאחר אינספור בדיקות, ובחינת כל הפרמטרים המצוינים לעיל, יהיה קשה לנבא בדיוק כיצד יתנהל האירוע שלכם בפועל, איך תהיה האווירה, האם לא יהיו תקלות והכל יזרום, והאם הכל יקרה כמתוכנן. אחד הדברים שיכולים לסייע לכם בפיזור הערפל הזה, הוא קבלת המלצות ממפיקים או לקוחות שכבר קיימו אירוע עסקי במקום. נסו לאתר את הדמויות שהפיקו אירוע כמה שיותר דומה מבחינת הקונספט והסגנון לזה שאתם מתכננים, ולשמוע על החוויה שלהם. במרבית אולמות האירועים ישמחו לקשר אתכם עם לקוחות מהעבר. כמו כן, בקשו להגיע ולבקר באירוע אחר בזמן אמת, מה שיוכל להציג בפניכם את התמונה המלאה באופן האתנטי והמפורש ביותר. 

מקום לאירוע השקה בתל אביב? כך תמצאו את האולם המתאים ביותר

אחרי חודשים של פיתוח והשקעה במוצר חדש, הרגע לו חיכיתם מתקרב – האירוע בו אתם עומדים להציג אותו לקהל הרחב, אירוע השקת המוצר. זהו רגע חשוב ומרגש מבחינת החברה, ואי לכך, חשוב שתבחרו את המקום המתאים ביותר, שיבטיח שהאירוע יהיה ״וואו״ לא פחות מהמוצר המושק

לאחר חודשים של השקעה בפיתוח, בעיצוב, ב״פיין טיונינגס״ מכל הכיוונים, מגיע הרגע לו חיכיתם – האירוע בו אתם עומדים להציג אותו לקהל הרחב, אירוע השקת המוצר. מדובר בשלב חשוב בחיי החברה. זה קצת כמו להתכונן לבואו של בן משפחה חדש. אי לכך, אין סיכוי שהדבר הזה יעבור מתחת לרדאר ויהיה סתם עוד אירוע, אלא במקום שלא רק שהוא ״וואו״ בפני עצמו, אלא כזה שיתאים ויחמיא לנושא האירוע, הלא הוא המוצר אותו אתם משיקים.

להיפך, עליכם למצוא מקום ראוי לאירוע, מקום שיעשה רושם מתמשך ויתרום להצלחת אירוע השקת המוצר שלכם. כדי למצוא מקום לאירוע השקה בתל אביב, אבל כזה שיתאים אחד לאחד למוצר המושק, ישנם כמה כללים ועצות שכדאי להכיר:

קודם כל הפן הטכני – אולם שיתאים בדיוק לכמות המוזמנים המתוכננת

לא משנה באיזה סוג של אירוע מדובר – אירוע חברה, אירוע עסקי או אפילו חתונה או בר מצווה, הגודל של האולם חייב להתאים בדיוק להכיל את כמות המוזמנים לאירוע. באופן אוטומטי, נחשוב קודם כל על ה״ספייס״ שיהיה לאורחים, וזוהי מחשבה נכונה. בעדיפות עליונה, חשוב שלאורחים יהיה מרווח ונעים, ושחלילה לא תיווצר צפיפות. יש לציין, שגם אם תרצו לדחוס במקום קטן יותר אנשים מאשר הקיבולת של המקום, בדרך כלל מטעם המקום עצמו לא יאשרו לכם את הדבר, מאחר וזה אסור מבחינה בטיחותית. עם זאת, יש לבחון את העניין גם מהזווית השנייה, ולוודא שהמקום גם לא יהיה גדול מדי. במקרה כזה, לא יווצר חיבור מספק בין האורחים ולא תיווצר האווירה המסיבתית והשמחה שאתם בוודאי מכוונים אליה. אם כך, לפני שאתם מתחילים לחפש מקום, חשוב קודם כל שתהיה בידיכם רשימת המוזמנים המשוערת.

לכו על הבלתי צפוי

המוצר שאתם עומדים להשיק איננו סתם עוד מוצר, ולכן גם המקום בו תשיקו אותו, כדאי שיהיה לא סתם ״עוד אולם״. אחרי שטרחתם פרק זמן כה ממושך בפיתוח המוצר, מן הראוי שתחשבו מחוץ לקופסא ותמצאו את אולם האירועים הייחודי והמסוגנן הראוי להשקתו. אירועי בוטיק בתל אביב לא פעם מתקיימים במקומות יוצאי דופן כמו בגלריות, במסעדות שעברו הסבה, על גגות טרנדים באווירה אורבנית ניו יורקית ועוד. נסו ללכת על אופציה מסוג זה, ולא על המובן מאליו. בחירה במקום מיוחד לאירוע ההשקה שלכם, תותיר רושם עז בקרב האורחים, והם יזכרו את האירוע הזה לאורך זמן, וכך גם את המוצר שהיה מסמר הערב.

בחנו אם במקום יש את כל האמצעים הטכניים שאתם זקוקים להם

אירועי השקה כמעט תמיד כוללים טקס כלשהו או תוכנית אומנותית (או גם וגם). הרי שכולכם נרגשים להציג את המוצר החדש לעולם, והולכות להיות באירוע ברכות, הקראות, אולי סרטון וידאו ועוד. לכל הפחות, חשוב לכם שתתנגן ברקע מוסיקה טובה שתכניס את כולם לאווירה הרצויה. כל אלו ועוד, מצריכים אמצעים טכניים שונים. לדוגמא, אם הולכות להיות הקראות כלשהן, תזדקקו לבמה ולמערכות סאונד ותאורה, אם הולך להיות מוקרן סרט, תזדקקו למקרנים איכותיים וכו׳. באולמות אירועים רבים יוכלו להקצות לכם את כל אלו ״בילט אין״ עם שירותי האולם, או לחילופין, לספק לכם שירותים שונים באמצעות ספקים קבועים אשר עובדים עם המקום ומכירים אותו היטב, לרבות פריסת חללים, נקודות חשמל ועוד ועוד. לכן, כאשר אתם בודקים האם אולם אירועים כזה או אחר מתאים עבור אירוע ההקשה שלכם, מומלץ לתת עדיפות לאלו המחזיקים מבעוד מועד את כל הציוד הטכני לו אתם זקוקים.

אירוע מוצלח שווה אוכל טוב

טוב, זה לא סוד. אין אירוע בלי אוכל. זה פשוט לא עובד אחד בלי השני. אנחנו חיים בעידן בו הקולינריה היא המלכה הבלתי מעורערת, במיוחד כשמדובר במדינת ישראל, שכמה שהיא קטנה, שמו של האוכל שלנו כבר יצא ברחבי העולם, ולא בכדי. על אחת כמה וכמה כאשר מדובר באירוע המתקיים בתל אביב, האורחים שלכם מגיעים עם ציפייה מסוימת לגבי האוכל, או במילים אחרות, מצפים מכם להפציץ. אירוע השקה המתקיים בתל אביב הוא מראש אירוע שמצפים ממנו לעמוד בסטנדרטים גבוהים מבכל הבחינות – אדריכלות, עיצוב, סטייל, פינוקים וכמובן האוכל. אי לכך, כדאי לבחור במקום המציע שירותי קייטרינג ברמה גבוהה. לא נגזים אם נאמר שכדאי אף להעדיף אולם אחד על פני אחר, במידה והקייטרינג שבו איכותי יותר. בנוגע לבחירת המנות עצמן, את זה כדאי לעשות תוך חשיבה מעמיקה בפרמטרים של שעת האירוע, סוג המוצר אותו אתם משיקים וסגנון האורחים שאתם עומדים להזמין אליו. באירועי השקה רבים בוחרים בקונספט של מסיבת קוקטייל, כאשר מוגשים לאורחים משקאות אלכוהוליים כמו שמפניה וקוקטיילים קלילים, לצד ״פינגר פוד״ מושקע וטרנדי, המוגש להם באמצעות מלצרים תוך כדי מינגלינג.

הרושם והאינטואיציות שלכם גם שווים משהו

נכון, זה לא הטיפ הכי ״עושה שכל״ שאפשר, אבל יש בו המון. שימו לב היטב לתחושות שעולות בכם כאשר אתם מגיעים לבחון מקום עבור אירוע ההשקה שאתם מארגנים. איזה וייב אתם חשים, איך אתם מתרשמים מהעיצוב במקום, ואיזו אווירה שוררת בו. לפרמטרים האלה יש חשיבות רבה בהצלחת האירוע שלכם, שכן, התחושות שאתם חווים ברגעים אלו, ככל הנראה יהיו גם התחושות של האורחים שלכם באירוע. במילים אחרות, בין כל הטיפים הטכניים החשובים לכשעצמם, חשוב להקשיב גם לאינטואיציות שלכם בבחירת מקום לאירוע.

לוקיישן מדויק, סגנון ואיכות: מה לבדוק כאשר מחפשים אולמות אירועים במרכז

כאשר מחפשים מקום לאירוע, ישנם כמה דגשים שיש לבחון לעומק ולתעדף אותם על פני פרמטרים אחרים, שבוודאי תטפלו בהם בהמשך הדרך. לוקיישן מרכזי הוא נקודת פתיחה מצוינת לכל אירוע באשר יהיה, אבל אילו פרמטרים נוספים יסייעו לכם לדייק את החיפוש?

בין שאתם מתכננים אירוע עסקי, כנס מקצועי, אירוע משפחתי או אפילו חתונה, אם החלטתם ללכת על אולמות אירועים במרכז, כבר התחלתם טוב. לוקיישן מרכזי הוא נקודת פתיחה מצוינת לכל אירוע באשר יהיה, מאחר וההגעה לאירוע, הדרך אליו, היא חלק בלתי נפרד מהחוויה של המשתתפים, וחשוב שהיא תהיה קצרה ונוחה ככל האפשר. עם זאת, אין המשמעות היא שכל מקום רנדומלי שתמצאו במרכז הארץ, יענה על כל הדרישות שלכם ויספק את הסחורה באופן משביע רצון. כאשר מחפשים מקום לאירוע, ישנם כמה דגשים שיש לבחון לעומק ולתעדף אותם על פני פרמטרים אחרים, שבוודאי תטפלו בהם בהמשך הדרך.

ה״צ׳ק ליסט״ שכדאי לעבור עליה כאשר בוחנים מקום לאירוע

האם המיקום הוא באמת מרכזי ונוח להגעה?

לא כל אולם אירועים במרכז, ממוקם במיקום מרכזי, נגיש ונוח, הלכה למעשה. ״מרכז״ הוא מושג מופשט למדי, כאשר לא פעם גם מקומות לאירועים הנמצאים בנקודה מעורפלת, מרוחקת מערים גדולות ומרכזיות ולא נוחה להגעה, מכנים את עצמם כמרכזיים. עוד לפני שאתם מפעילים ״ווייז״ בדרך לבדוק אולם אירועים כזה או אחר, אנחנו ממליצים לכם לקחת רגע ולבדוק במפה בדיוק איפה המקום נמצא. כמו כן, כדאי לקחת בחשבון שבשעות מסוימות, ולאחרונה לאורך כל היום, התנועה בארץ היא כבדה מאוד ולא פעם ההגעה מנקודה כזו או אחרת מתאפיינת בפקקים אינסופיים. חוויה מפוקפקת שאתם בהחלט לא מעוניינים שהאורחים שלכם יעברו בדרך לאירוע שלכם. אם כך, חשוב להבין שלא כל אולם במרכז הוא אכן נגיש ויש לבחון כל מקרה לגופו.  כמו כן, אם יש אולם שמוצא חן בעיניכם ואתם כבר בשלב הבא, בו אתם שוקלים לשריין אותו עבור האירוע, מומלץ לנסות ולהפעיל ״ווייז״ (על יבש) ולבדוק את מהירות (או איטיות) ההגעה אליו בשעות בהן אתם מתכננים לקיים את האירוע. כמובן, דינו של אירוע הנערך בשעות הבוקר, שונה מדינו של אירוע ערב.

האם המקום מתאים לכמות האורחים שאתם מתכננים להזמין לאירוע?

כאן אנחנו רוצים להציע זווית שאולי לא חשבתם עליה. כאשר בוחנים את התאמתו של מקום מסוים עבור אירוע מסוים, בדרך כלל בוחנים את הגודל של האולם ביחס לכמות המשתתפים הצפויה, כאשר הדגש הוא על כך שכולם יכנסו בו בנוחות ולא תיווצר צפיפות. כמובן שזהו הדבר החשוב לבחון, גם מבחינה בטיחותית וחוקית, אך למען הצלחת האירוע ויצירת האווירה המבוקשת, לא פחות חשוב לבחון את הדבר גם מהצד השני. הכוונה היא לבדוק גם שהמקום אינו גדול מדי עבור האירוע שלכם. לא רק מבחינת תקציב, לדבר הזה יש משמעות, מה גם שמקום רחב ידיים, ש״גדול על האירוע שלכם״, עלול ליצור חוסר גיבוש ואינטראקציה בין המשתתפים, ובכך לפגום באווירה, ולעתים גם בעוד אלמנטים. למשל, אירוע שתכליתו מינגלינג, יתקשה מאוד להתקיים בחלל פתוח מדי וגדול.

האם המקום עומד במגבלות התקציב שלכם, או לחילופין, מצדיק חריגה מהתקציב?

כאשר מתכננים אירוע, ברוב המקרים בשלבים המוקדמים ביותר מגבשים תקציב עבורו. כמובן שכאשר מחפשים מקום לאירוע עסקי או לכל אירוע אחר, בשלב הראשון בודקים האם הוא עולה בקנה אחד עם התקציב שהוגדר. עם זאת, ישנם מקומות מיוחדים, המביאים ערך מוסף ויכולים להבטיח את הצלחת האירוע, את הייחודיות שלו ואת החוויה יוצאת הדופן של המשתתפים, שלא פעם מצדיקים גם חריגה כזו או אחרת מהתקציב. זה הזמן להפעיל שיקול דעת ולראות – האם יש מרכיב אחר באירוע שאתם יכולים לקצץ מהחלק שלו בתקציב. לא פעם, המהלך הזה מצדיק את עצמו. אין תחרות למקום טוב, איכותי ומיוחד לאירוע.

האם המקום מתאים לקונספט של האירוע או שניתן לעשות בו אדפטציות?

אירועים עסקיים, כנסים מקצועיים, אירוע השקת מוצר או אפילו חתונה – לכל אירוע יש אופי משלו, ובדרך כלל גם קונספט מובהק וייחודי לו. לא תמיד, אולם חתונות יתאים גם לאירוע עסקי, ולהיפך. אולם כנסים עשוי שלא להיות מספיק רומנטי וחגיגי עבור חתונה וכו׳. אז קודם כל, גם גיבוש קונספט והבנת הצרכים הייחודיים של האירוע שלכם, הם מהלכים שמומלץ לבצע לפני שיוצאים לדרך עם חיפוש המקום, ורק אז לכוון למה שאתם צריכים באופן מדויק. עם זאת, ישנם הרבה מקומות שניתן לעשות בהם אדפטציות ולהסב אותם לפורמט שאתם זקוקים לו. לדוגמא, באולם חתונות ניתן להכניס ציוד כמו מקרנים ומערכת הגברה שיוכלו לשמש להרצאות, ועוד. אם מצאתם מקום בסגנון ייחודי, אל תוותרו עליו.

האם המקום מצעי ערך מוסף או שירות יוצא דופן?

יש כמה סיבות להעדיף מקום אחד על פני מקום אחר. מעבר למיקום האטרקטיבי והפרמטרים הטכניים הבסיסיים שיתאימו לאירוע שאתם מפיקים. לדוגמא, שירותים נוספים שהמקום מציע, שיכולים גם לחסוך לכם הרבה זמן ועבודה, גם לייעל את כל מערך ההפקה וגם לשדרג את האירוע עצמו. למשל, שירותי קייטרינג ברמה גבוהה שהמקום מציע – יכולים להוריד מכם הרבה סטרס ולהבטיח שכל תפעול הכנת והגשת האוכל באירוע יתקתק ויזרום. דוגמא נוספת, במקומות מסוימים מחזיקים לא פעם צוותי הפקה הפועלים מטעם האולם, ואלו יכולים לסגור לכם הרבה פינות. זה אולי נשמע כמו דברים קטנים, אבל ברגע האמת תהיה להם משמעות רבה. כמובן, אם המקום מעוצב בסטייל ייחודי ומציע חוויה איכותית ומקורית למשתתפים – זהו בהחלט ערך מוסף ענק, שיש לקחת בחשבון בלקיחת ההחלטה.

תכנון אירוע עסקי

אירוע עסקי, שונה במובנים רבים מאירוע פרטי. עם זאת, ניתן לרוב לקיים גם אירועים מסוג זה, באולמות אירועים רגילים. מה חשוב לדעת לגבי תכנון אירוע כזה?

באילו שעות?

ראשית, ישנה גמישות רבה בשעות האפשריות ביחס לאירועים פרטיים, מאחר שכל שעות יום העבודה זמינות לשם כך. מעבר לכך, שעות ביצוע האירוע תלויות מאוד בנסיבות. אירועי בוקר לחברות למשל, עשויים להיקבע לשעות הבוקר המוקדמות, תוך התחשבות באילוצי התנועה, שנוטה להיות עמוסה. שעה מוקדמת במיוחד, עשויה להקל מבחינה זו. מצד שני, אנשים עשויים להגיע לאירוע ממרחק רב ואף מחו"ל. במקרים כאלה, מועד הגעתם, בתוספת מרווח זמן ליתר בטחון, עשויים להכתיב שעת התחלה מסויימת. אירוע עסקי לא מתנהל תמיד במסגרת סט אחד של שעות התחלה וסיום, אלא עשוי לעתים להתפצל, לכמה מסלולי פעילויות שונים (לרוב בכנסים). אם מדובר באירוע ממושך, ייתכן שרצוי לפצלו לשני חלקים, עם אפשרויות זמינות ואיכותיות לארוחת צהריים באמצע. לעתים ישנם גם מצבים קיצוניים, בהם מנסים לדחוס כמה שיותר פעילויות ליום אחד. רואים זאת בעיקר בכנסים בינלאומיים גדולים, נוסח כנס הטכנולוגיה הבולט CES.

באיזה יום?

היום והשעה לקיום האירוע, הם בין ההחלטות הראשיות שיש לקבל. אילוץ ראשוני שיצמצם את האפשרויות, יהיה העדפת ימי ושעות עבודה מקובלים. מעבר לכך, ישנה לכאורה מורכבות גדולה יותר מאשר בתיאום אירועים פרטיים, מאחר שיש לתאם לא רק בין אנשים שונים, אלא גם לקחת בחשבון שיקולים עסקיים מגוונים. לדוגמא: אירוע השקה או הכרזה, תלוי מטבע הדברים בהתקדמות הפרוייקט המדובר, במיוחד אם נדרשת הדגמה חיה של המוצר. אסור במצב כזה "לעשות פאדיחות" וכבר היו די מקרים בעבר, שהראו כיצד הדגמה בוסרית מדי, מזיקה במקום להועיל.

בקצה השני של קשת מורכבות האירועים, ישנם אירועים קטנים שמאורגנים במהירות רבה, בהתאם לנסיבות. למשל  מסיבת עיתונאים דחופה, לשם תיקון מהיר של נזק תדמיתי כלשהו ומתן תגובה רשמית ופומבית ללקוחות, על המצב שהוביל לנזק זה.

מי יוביל ומי יישתתף?

בהתאם לסוג האירוע, העסק יחליט מי יוביל אותו, יתכנן אותו וישתתף בו. אם זה אירוע טכני יותר, ייתכן שהוא רלבנטי רק למחלקות טכניות מסוימות ובהתאם – מנהלים טכניים רלבנטים מהעסק יתכננו ויובילו אותו. אם זה אירוע שנסוב סביב חילופי תפקידים בראש החברה, ייתכן שיתאים להזמין את רוב העובדים וגורמים נוספים מחוץ לחברה. אם מדובר באירוע בעל אופי שיווקי (וזה הוא סוג אירוע עסקי נפוץ במיוחד), המוצרים או השירותים הרלבנטיים והצגתם יהיו במרכז העניינים. במקרה כזה, יהיו מעורבים המנהלים העסקיים שמאחורי מוצרים או שירותים ספציפיים אלה, כמו גם אנשי השיווק של החברה ולצידם אנשי יחסי הציבור.

איך רוצים לעשות זאת?

ניתן לקיים אירוע במגוון רחב של דרכים. את אותו האירוע, אפשר לעשות פשוט יותר או מתוחכם יותר. הדבר תלוי במטרות העסקיות ובמגבלות התקציב, כאשר אולם אירועים איכותי יאפשר לספק פתרון לרוב הדרישות בהיבט זה. עיצוב ותכנון אירוע, הם נושאים בעלי השלכות שיווקיות לגבי המוצר או השירות שבמרכז האירוע. הם גם משליכים משמעותית, על תדמית העסק בכלל. ראשית, האורחים ייתרשמו מאיכות – היבט בו ניתן להשקיע או להיכשל, גם באירוע קטן ודל תקציב וגם באירוע מושקע ויוקרתי. מוטב אירוע יותר קטן, אבל ללכת על בטוח מבחינת האיכות. איכות האירוע, מתבטאת אצל עסקים לפני הכל בתפקוד. אם בחתונה יש שמוטרדים מכך שכמה נשים תגענה עם אותה שמלה בדיוק, באירוע עסקי אין זה משנה אם כל המנהלים על הבמה לובשים אותו דבר, העיקר שהמיקרופונים יעבדו, התאורה תהיה תקינה וכן הלאה.

תזמון מוקפד

עוד נקודה שחשוב לציין לגבי אירועים עסקיים, היא שהם צריכים להתנהל בצורה מוקפדת במיוחד מבחינת התחשבות בזמנים. באירוע פרטי, לאנשים יש לרוב זמן פנוי לפני ואחרי האירוע, דבר שמאפשר גמישות בזמני התחלת וסיום האירוע. האירוע עצמו הוא עבורם לרוב אתנחתא, שבה הם לא עושים הרבה. באירוע עסקי לעומת זאת, מדובר לרוב בחלק מיום העבודה של מרבית המשתתפים. באירוע הם עשויים להידרש למעורבות רבה, גם אם אינם נוטלים חלק בתפעול האירוע עצמו. אם זה כנס מקצועי למשל, הם לא יהיו שקועים ברבע עוף או בסמארטפון, אלא יקשיבו להרצאות, יהיו באינטראקציה עם קולגות בהפסקות ובין לבין, ייבדקו בסמארטפון הודעות ועדכונים בענייני עבודה. לבסוף, הם יירצו לצאת מהאירוע בזמן, להמשך יום העבודה. אנשים אלה, יעריכו אירוע שמנוהל ביעילות ובהקפדה על הזמנים והדבר ישליך גם על תדמית העסק.

אירועים לעובדים

מסיבות חברה, ימי כיף, ימי גיבוש ודומיהם, מהווים סוג מיוחד של אירועים עסקיים. אירועים אלה נתפסים עקרונית כבונוס לעובדים, אם כי לא תמיד על ידי העובדים עצמם. רצוי לעשות אותם בשעות העבודה, אחרת הם נתפסים על ידי עובדים רבים בצורה שלילית – כאירוע שנכפה עליהם, בשעות הפנאי שלהם, על חשבונם ובמקרים רבים בלי שהם מעוניינים בכלל בפעילות שבה מדובר. בכלל, תכנון אירועים מסוג זה מחייב לא מעט טאקט. לדוגמא – אירוע בבריכה עשוי להישמע כיף ורבים מהעובדים יתלהבו מהרעיון, אבל האם כל העובדים והעובדות ירגישו באמת בנוח להופיע בבגדי ים? ייתכן שדווקא אלה שלא, ירגישו לא נעים לומר זאת. לסיכום – אירועים כאלה, מיועדים לרוב לתרום ל"שימור עובדים" ולמורל. אלה מטרות חשובות, אך כדאי להיזהר, שהם לא ייגרמו לתוצאה הפוכה מהמצופה.

מה מיוחד בניהול אירועים עסקיים?

אירועים עסקיים, שונים במהותם מבחינות רבות מאירועים פרטיים רגילים. מהם ההיבטים העיקריים של האירוע, שבהם ההבדלים באים לידי ביטוי?

מטרת האירוע

באירועים פרטיים, מדובר לרוב על חתונות או על בת מצווה או בר מצווה. באירועים עסקיים, מדובר על כנסים ואירועי חברה, שנסובים לרוב סביב אירוע רב משמעות לחברה, כהשקת מוצר. עבור ארגונים גדולים, זה יכול להיות גם שכירת אולם כחלק מהפקת יום כיף לעובדים. מטרת האירוע, תכתיב את הדרישות לגביו מהאולם. אפילו היבט נקודתי כמו שולחנות, מושפע מאופי האירוע. באירוע פרטי, היכן שהאוכל הוא היבט מרכזי, מתאים ומקובל להשתמש בשולחנות אוכל עגולים, שמותאמים לישיבת כמות אנשים קטנה סביבם (לרוב, סדר גודל של עד 10 או 12 איש). באירוע עסקי, יידרש פעמים רבות סידור שבו האורחים יושבים כשכולם לאותו כיוון – של במה או של צג הקרנה.

עניין של אווירה

באירוע עסקי, מראה מכובד של המקום הוא היבט חשוב כמובן. עם זאת, מדובר לרוב במראה מאופק ופשוט יותר, מזה שרואים באירועים פרטיים ובוודאי ממה שנהוג לעשות עבור חתונות. לכן, תכנון וקביעה עם אולם האירועים לגבי ההיבטים האסתטיים, יהיה בדרך כלל פשוט יותר. באירועים פרטיים מחפשים פעמים רבות להיות שונים ולשם כך משקיעים בגימיקים שונים, חלקם זולים וחלקם יקרים מאוד. באירועים עסקיים לעומת זאת, הדבר נדרש הרבה פחות. בניגוד לחתונות למשל, פחות סביר שמעוניינים שהמנכ"ל יגיע במסוק, גם אם הוא "חתן השמחה". בשונה מבר מצוות וימי הולדת, לרוב לא יחלקו למשתתפים הצעירים ביותר אקדחי בועות סבון. כך שהאווירה נוטה להיות רצינית יותר, גם אם היא לעתים חגיגית, בהתאם לנסיבות האירוע.

תדמית ושיווק

כל אירוע עסקי, הוא מצב שבו ניתן ביטוי גם לתדמית החברה. אם מדובר באירוע לעובדי החברה בלבד, התדמית שמשודרת היא מבחינת הארגון "כלפי פנים" ויש לה חשיבות בהעלאת מורל העובדים ושימור עובדים לאורך זמן. אם מדובר באירוע שכולל גם גורמי חוץ, באים לידי ביטוי היבטי תדמית וגם שיווק. לכן, בעוד שתקלה באירוע היא תמיד דבר לא רצוי, לגבי אירועים עסקיים היא עלולה להיות מזיקה במיוחד. לדוגמא: זכורים מקרים בולטים מהעבר, בהם התרחשה תקלה משמעותית במסגרת הצגת מוצר חדש, דבר שכמובן לא תורם לשיווק המוצר עצמו ואף פוגע במבט רחב יותר, בתדמית החברה כולה. בכדי להבטיח שתקלות מסוג זה לא תתרחשנה, לפחות בכל הנוגע לחלקו של אולם האירועים, חשוב לבחור באולם איכותי, שמנוסה גם באירועים לעסקים.

הבדלים בתקציב

התקציב, הוא תמיד היבט חשוב מאוד בהפקת אירועים. לגבי עסקים, יש בנושא זה הבדלים קטנים אך משמעותיים. ראשית, עסקים אמורים להתנהל כספית באופן מקצועי יותר מאנשים פרטיים. שנית, לגבי עסקים, אירועים הם לרוב השקעה, אשר אמורה להחזיר את עצמה באופן מסוים בעתיד. החזר זה (ROI – Return Of Investment) הוא דבר שניתן וחשוב להעריך ולקחת בחשבון, בהחלטה על התקציב שיוקדש לאירוע.

הציוד הטכני

חשוב לשים לב לפרטים הטכניים הקטנים, שעשויים לעשות לעתים הבדל גדול. לדוגמא – מצב שבו מרצה הגיע לאירוע רק עם סמארטפון, מאחר שניתן כיום להתחבר גם מסמארטפון למערכת הקרנה (לא חייבים לפטופ). אבל מה קורה, אם הוא הגיע בלי כבל החיבור משום מה? אולי הוא שכח אותו ואולי הסתבר שהכבל לא תקין? כך שמההיבט הטכני, במקום להכין את כל הציוד בעצמכם מראש, חשוב בבחירת מקום אירועים לבחור במקום איכותי, שערוך לכל התסריטים הנפוצים מסוג זה. בנוסף, בזמן האירוע צריך להיות במקום אחראי שיודע להדריך ולסייע בתפעול הציוד ולתת מענה מיידי לתקלות. ציוד טכני בסיסי, יכלול כמובן גם מערכות הגברה (ורצוי מיקרופונים אלחוטיים), מערכת הקרנה ורשת WiFi.

מה שונה באוכל?

האוכל שמוגש באירוע עסקי יכול להיות פשוט יותר ביחס לאירועים פרטיים ופעמים רבות הוא גם מצומצם יותר בהיקפו. עם זאת, הוא חייב להיות איכותי. זו היא נקודה שאין סיבה להתפשר עליה, מאחר שניתן למצוא באולמות אירועים אוכל ברמה גבוהה במיוחד, אשר מוכן בפיקוח שף.

שעת האירוע

חתונות מתקיימות לרוב בערב, בעוד שבר ובת מצווה מתקיימים לעתים גם בשישי בבוקר או בצהריים. אירועים עסקיים עשויים להתקיים בשעות עבודה רגילות – אותן שעות שבהן אנשים בדרך כלל לא יכולים להגיע לאירועים פרטיים. אירוע עסקי כזה, יהיה לרוב חלק רשמי מיום העבודה של המשתתפים.

היבטי תחבורה

מיקום האולם הוא כמובן עוד היבט חשוב מאוד של עריכת אירועים. עליו להיות קל להגעה. אם הוא נמצא במיקום מרכזי, הדבר מקל על אורחים רבים וגם מספק מבחר גדול יותר של אפשרויות תחבורה. מצד שני, מיקום מרכזי עשוי להיות יותר "פקוק" בשעות שונות של היום. כמובן, חשובה גם זמינות החניה במקום והיקף הרכבים שניתן להחנות בה. לרוב, יש מבחינה זו הבדל בין שני המיקומים הקלאסיים של אולמות אירועים – אולמות שממוקמים בשולי ערים ואף מחוץ לערים, נהנים ממרחב חנייה גדול, לעתים בלתי מוגבל. לעומתם, אולמות אירועים במיקומים מרכזיים מאוד, לרוב מוגבלים יותר במקומות החניה. אך אל דאגה – גם מקומות אלה כמובן יספקו לכך פתרונות נוחים, מאחר שמדובר על היבט קריטי לפרנסתם.

5 דברים שחשוב שיהיה בכל השקה

כל צוות שעובד במרץ על מוצר או מיזם שהשקיע בו המון, מחכה בקוצר רוח לרגע הגדול בו הוא יצא לאור. לאחר חבלי לידה רבים, הבייבי שלכם בהחלט זקוק לאירוע השקה נוצץ שיגרום לכל האורחים לדבר עליו בלי הפסקה. אז איך מתכננים השקה בלתי נשכחת בצורה חכמה, שתמחיש את נפלאות המוצר ותביא אותו לחשיפה מרבית?

1. הלבישו את המקום עם פני המוצר
אירוע ההשקה סובב סביב המותג שלכם והוא היהלום שבכתר. חשוב להנכיח ולהנציח את המוצר שלכם בכל דרך אפשרית. המוטו הוא פשוט מאוד: מיתוג מיתוג מיתוג. החל ממסכי ענק שיקרינו את סרטון התדמית, דרך חלוקת דוגמיות, וכלה באביזרים קטנים הנושאים את לוגו המוצר. תנו לאנשים לחוות אותו, לשחק ולחוש אותו. אם תצליחו לגרום למוזמנים להתלהב מהמוצר ולרצות לקחת אותו הביתה, עשיתם את שלכם!

2. שדכו בין חווית המוצר לחוויה הקולינרית
בין אם מדובר בהשקת שמן קוקוס לשיער, בגד ים, או אפילו מוצר דיגיטלי נחשק, חשוב מאוד שהמיזם יתכתב עם האוכל המוגש באירוע ההשקה. הימנעו מבופה עם תור אימתני שרק יעייף את האורחים ויגרום להם להתרכז בהמתנה במקום במוצר עצמו. במקום זאת, העתיקו את אופי המוצר, והעניקו לו פרשנות קולינרית חדשה ומרעננת בדיוק כמו המוצר שלכם. הגישו פינגר פוד קליל ועדכני, לצד קוקטיילים מרעננים. דרך האוכל, תוכלו לאפשר לאורחים לטעום עוד קצת מנפלאות המוצר.

3. מקום מרכזי לאירוע
חלק מהסקסיות והנחשקות של המוצר מתכתבת עם בחירת המקום עצמו. פחות מומלץ לקיים השקות במקומות נידחים שאף אחד לא יטרח לבוא אליהם. בקיצור, אין על תל אביב! העיר התוססת שלא נחה לעולם. בנוסף, בדקו לפני שריון המקום, כי הוא מסוגל להכיל את כמות המוזמנים שלכם, ושהוא נותן מענה לכל הדרישות עבור אירוע ההשקה שלכם: הגברה מתאימה, חיבור לחשמל, תאורה, ריהוט, חניה מסודרת, גישה לנכים ועוד.

4. מלכי ומלכות הביצה ואת מי מזמינים?
אם רוצים לקבל תהודה גדולה, מומלץ לכלול בין קוקטייל המוזמנים אנשים מפורסמים שיש להם נגיעה אישית והיכרות עם עולם התוכן של המוצר. בסוף, הרי מיתוג נכון עובר גם מפה לאוזן, ואם עשיתם עבודה טובה, תהיו בטוחים שכל העיר מדברת על המוצר שלכם. פרסום זו לא מילה גסה, אלא הדרך לפסגה.

5. מזכרת בלתי נשכחת
על-מנת להשאיר למוזמנים ולכל האורחים שהזמנתם ליום הגדול טעם של עוד בפה, שלחו אותם הביתה עם המוצר, ממש כמו שקית הפתעה. מעבר לכך שהשקית מכילה את המוצר עצמו, היא גם נוצרת בתוכה את אווירת וניחוח האירוע. זה נכון, אירועי השקה רבים מציגים רכב חדש ונוצץ, או לחילופין מוצר שאיננו מוחשי כמו אפליקציה. גם במקרים כאלו, חשוב לצייד את האורחים בפינוק קטן מהאירוע, משהו קולינרי וטעים שיגרום להם לזכור כמה היה נעים: ריחן לאוטו, התנסות עם האפליקציה, או כל מחווה שתגרום להם להיזכר במוצר.

אירועי בוטיק ב &HIGH

אירועי בוטיק הם אירועים בקצב אחר, אירועים של לקוחות עסקיים או פרטיים הבוחרים לציין אירוע מיוחד ואקסלוסיבי. מתחם האירועים &HIGH נבנה במיוחד בשביל לספק פתרון לא שגרתי לאירועים מיוחדים, אירועים להם אנו נוהגים לקרוא אירועי בוטיק. כאשר מארגנים אירוע בוטיק מומלץ לשים לב ל 3 נקודות: התאמת המקום לאווירת האירוע; התאמת המקום לכמות האורחים ואוכל יוקרתי ומפנק המתאים לקונספט הבוטיק.

מבחינת הלוקיישן המקום הוא לב ליבה של הסביבה התל אביבית עם נוף אורבני מדהים המתאים כרקע לאירוע בוטיק ובפרט אירוע בוטיק עסקי. העיצוב התעשייתי של המקום משדר תחושת חדשנות ומתאים מאוד לאווירה העסקית המאפיינת חברות תל אביביות רבות המחפשות תמיד אחר משהו חדש ושונה. &HIGH הוא המקום הטבעי לעשות בו את אירוע הבוטיק שלכם, במיוחד כאשר רוצים להרשים את האורחים בחוויה אחרת.

אירועי בוטיק יכולים להיות אירועים קטנים של 50 איש או אירועים גדולים הרבה יותר, הכול תלוי בצרכי הלקוח ונסיבות האירוע. מהבחינה הזו &HIGH מגלה גמישות גדולה ומסוגל לקיים אירועים בסדר גודל שונה, מחמישים איש עד 400 איש. ישנים אירועי בוטיק המתקיימים בצורת ישיבה מול שולחנות וישנם אירועים המתקיימים במתכונת של מסיבת קוקטייל עם פינות לאונג'. &HIGH ערוך לקיים את כל סוגי האירועים, אנו יכולים לארח עד 250 איש בישיבה ועד 400 במסיבת קוקטייל. העיצוב המיוחד של המקום מאפשר לקיים אירוע מלא ועשיר גם כאשר מדובר באירוע אינטימי בעל כמות קטנה של אורחים.

אירועי בוטיק מתוקף הגדרתם הם אירועים אקסלוסיביים ומיוחדים השואפים לרמה גבוהה של שלמות. היי אנד מנסה לתת לאורחים חוויה של 360 מעלות ובמסגרת זה שמים דגש גדול גם על הצד הקולינרי. בכל אירוע של &HIGH ובמיוחד אם זה אירוע בוטיק, אנו שמים דגש על חווית הגשה וטעמים אשר נותנת ערך מוסף לאירוע.

רבים בחרו השנה &HIGH בתור הלוקיישן למסיבת הבוטיק שלהם וקיבלנו תגובות נלהבות המחממות את הלב. אם גם אתם רוצים לחגוג ביחד איתנו וליהנות מלוקיישן אידאלי, צרו קשר ונארגן ביחד מסיבת בוטיק לתפארת.

5 דברים שיעזרו לכם לשחרר את העניבות באירוע עסקי

מה לעשות, אירוע עסקי לא תמיד באווירת מינגלינג נוצצת ומוזיקת רקע נעימה. כשמדובר בכינוס מטעם העבודה, זה הרבה פעמים יכול להרגיש כמו מטלה מייגעת ולא נחוצה. אז הוזמנתם לכנס שממש לא מתחשק לכם ללכת אבל אין ברירה? איך הופכים את האירוע לצבעוני יותר שיגרום לכם להרגיש בנוח ולפתוח כפתור או שניים?

1. איך הבופה? לטעמכם?
האירוע כבר התחיל, אבל אתם עוד לא מאופסים והמבט שלכם מסוקרן מהאוכל שמעוטר ומוגש בצורה כה יפה ואסתטית. אתם נחושים לדעת אם הצלחתם לפצח נכונה את הריחות שאפפו את המקום, אז למה לא ללכת לבדוק? יין משמח לבב אנוש, ואתם מתים לסחרר את הראש. העמיסו כמו ישראלים טובים מכל טוב, תנו לסוכר לבלבל לכם את המערכות ולהעלות חיוך על הפנים, אולי זה יעזור לכם להישאר בעניינים.

2. על סנאפצ'אט שמעתם?
האפליקציה הזו שכולם מדברים עליה, שמאפשרת לכם להעלות סרטונים קצרים שנמחקים לאחר צפייה אחת ומשאירים הרבה מקום לטעויות. התיישבתם ליד מישהו שלא הפסיק לדבר אתכם? השקופית במצגת קרעה אתכם? צלמו, שגרו ושכחו. רק אל תעשו טעויות גורליות.

3. להתחבר לליצן של האירוע
את המצחיקים והמשעשעים מריחים מקילומטרים. למה? כי הם הכי קולניים, מאגדים סביבם כמויות של אנשים ועוד עושים את זה בטבעיות רבה. אתרו את השובב שצוחק מתי שלא צריך, שמתחרע על השתייה ולא סותם את הפה לרגע. מסתמן שהוא יתאים לכם בול. מרגישים שאתם המסמר של האירוע? בואו נראה אתכם.

4. הציבו מטרה חשובה ועמדו בה
בחרו רף אליו אתם שואפים להגיע עד תם האירוע וגרמו לו לקרות. בין אם החלטתם לחלק את כרטיס הביקור שלכם לכמות מסוימת של אנשים או לעשות מינגלינג עסקי עם הדמות הבכירה באירוע או כל יעד שיקדם ויבליט אתכם. כך, תשמרו על ערנות במהלך היום הזה ותצאו מסופקים.

5. צאו מאזור הנוחות שלכם
בשונה מהטיפ הקודם בו הצבתם מטרה עסקית שתבליט אתכם, הטיפ הזה נועד למתוח את גבולות העצמי שלכם, אבל באופן משעשע יותר, הרי "מי שלא יורד מהשביל, לא משאיר עקבות". בחרו משהו אחד שבחיים לא הייתם מעזים לעשות: בואו בלי תחתונים, תטעמו את המנה שנראית חשודה, או כל דבר אחר שיגרום לכם לפרפרים בבטן ויכתיר את הכנס המשעמם והיבש כטקס השנה עבורכם.

איך לבחור מקום לאירוע עסקי

לא קל לבחור מקום לאירוע עסקי. בין אם זו מסיבת חברה, כנס, גאלה, או השקה, המקום שתבחרו מאוד ישפיע על ההצלחה של האירוע, וברור שתרצו שהוא יצא פצצה. יש מגוון רחב של מקומות שאפשר להרים בהם אירועים, כך שהשאלה היא איך מוצאים את המקום המושלם עבור האירוע העסקי שלכם? יש לנו הרבה ניסיון ב-&HIGH עם אירועים עסקיים מוצלחים, והחלטנו לשתף את הידע שלנו אתכם. שיהיה בהצלחה!

1. מיקום
המיקום הגאוגרפי של המקום יגביל מראש את האופציות. ככל שהמיקום יהיה יותר נוח לקהל היעד של האירוע, ככל שיגיעו יותר אנשים. אם אתם עושים אירוע חברה למשל, מומלץ שהמקום יהיה קרוב למשרדי החברה כדי שיהיה קל להגיע מיד אחרי העבודה. לעומת זאת, אם אתם מרימים כנס שיגיעו אליו אנשים מרחבי הארץ, עדיף שהמקום יהיה נגיש לתחבורה ציבורית.

2. סוג האירוע
האם אתם מקימים אירוע נטוורקינג מעונב? מיטאפ על פיצה ובירה? או אולי מסיבת השקה פרועה? סוג האירוע העסקי שאתם רוצים להרים דורש אווירה מסוימת ומבנה עם חללים מתאימים, ורצוי לבחור את המקום שעונה על כך.

3. מספר המוזמנים
אחד מהנתונים הכי חשובים הוא מספר המוזמנים. תעריכו כמה אנשים יגיעו לאירוע ותוודאו שהמקום יהיה בול בגודל הנכון כך שלא יהיה צפוף ומעיק, ומצד שני, שלא יהיה מבאס עם מושבים ריקים.

4. תקציב
גם אחרי שביררתם את המיקום, סוג האירוע, ומספר המוזמנים, כדאי שתבדקו איזה תקציב זמין לכם כדי שתוכלו לבחור את המקום המתאים.

5. חנייה
בהתחשב בסיפור האהבה של הישראלי והמכונית שלו, כדאי שתהיה למקום חנייה צמודה. במקרה שאין, תבדקו עם בעל המקום האם יש חניון באזור שתוכלו להכווין אליו את האורחים, או אולי אפילו לשכור אותו עבור האירוע שלכם.

6. שירותים
כל מקום מציע שירותים שונים בכל מה שקשור לסאונד, וידאו, דקורציה, אוכל, שתייה, וכו'. תבדקו שהמקום מספק את כל השירותים הרלוונטיים עבור האירוע שלכם, ובמקרה שלא שתוכלו להביא בכיף ספק משלכם למקום.

7. אקוסטיקה
אם אתם מתכננים מסיבה רועשת לעומת ערב אינטימי של הרצאות, רצוי להתחשב באקוסטיקה של המקום. למשל, מקומות עם תקרה נמוכה ירגישו יותר אינטימיים, אך ברגע שהם יתמלאו הם יהיו מאוד רועשים. לעומת זאת, במקומות גדולים יותר יכול להיות הד קל מהקירות והתקרה.

8. נגישות
המקום צריך להיות נגיש לבעלי צרכים מיוחדים כך שהם יוכלו להשתתף באירוע. כדאי להתחשב גם במוגבלויות וגם בגילאי המשתתפים ולוודא שיש, לדוגמה, מעלית במקרה שמגיעים גילאים מבוגרים יותר, או עמדות החתלה במקרה שיגיעו הורים עם תינוקות. בשביל להבין את הדרישות האפשריות, מומלץ לבדוק באיזה צרכים מיוחדים התחשבו באירועים הקודמים בחברה שלכם.

9. תחושת בטן
בשורה התחתונה, גם אם נראה שמקום מסוים מתאים לכל הדרישות שלכם, יכול להיות שתגיעו אליו ולא תרגישו את הוייב. לכן, תקבעו לערוך סיורים בכל המקומות הרלוונטיים, ותבדקו מה אומרת לכם תחושת הבטן, האם אכן הגעתם למקום המושלם עבור האירוע העסקי שלכם.