אירוע עסקי עם טאצ’ אישי: איך להפוך אירוע עסקי באולם אירועים בתל אביב לחוויה מזמינה ובלתי נשכחת?

עסקים אוהבים לקרוא לזה “אירוע חברה”, “כנס מקצועי” או “מפגש הנהלה”. אבל בשורה התחתונה? מדובר במפגש אנושי. אנשים נפגשים עם אנשים, וזו נקודת הפתיחה שמבדילה בין עוד אירוע עסקי לבין אחד כזה שנחרט בזיכרון. דווקא עכשיו, כשהשגרה עמוסה, המשרדים דיגיטליים יותר, והמפגשים פנים אל פנים מקבלים משמעות מחודשת, אירוע עסקי איכותי יכול להיות הדבר שמדביק את ההון האנושי בארגון. ואיפה כל זה קורה בצורה הכי טבעית? בלב תל אביב כמובן.

נדמה שמאז ומתמיד תל אביב היא בירת האירועים של ישראל, ולא רק לאירועים פרטיים, גם, ואולי בעיקר, לאירועים עסקיים. בכל איזור בעיר אפשר למצוא אולם אירועים, אבל החוכמה היא למצוא מקום שבאמת מאפשר ליצור אירוע עסקי אחר – נינוח, מעורר השראה וכזה שיודע ליצור את האווירה המושלמת לחיבור בין אנשים.

הקהל שלכם הוא הרבה יותר מאוסף של משתתפים

קל להתפתות לחשוב שאירוע עסקי הוא ליין-אפ שכולל פרזנטציה מרשימה, פאנל מומחים, סרטון, הפסקה ומינגלינג. אבל זה לא מספיק. חשוב לזכור שהאורחים שלכם מגיעים עם מטען.  לפעמים זה אחרי יום עבודה עמוס ולפעמים עם המון מחשבות על הדברים שהם עוד צריכים לעשות. לכן מהרגע שהם נכנסים בדלת, כדאי שהם ירגישו שהם במקום אחר – מקום נעים, כזה שגורם להם להניח את הטלפון בצד בלי שאף אחד יבקש.

איך עושים את זה?

• קבלת פנים מחבקת עם מוזיקה נכונה, בריסטה עם חיוך ותאורה רכה.
• תחושה נינוחה – לא עוד חדר ישיבות מורחב, אלא חלל חי.
• שבירת רשמיות עדינה  עם עמדות אוכל פתוחות, זרימה במקום, ומקומות ישיבה נעימים.

ברגע שאנשים מתחברים למקום, התוכן הופך להיות מעניין ומחובר יותר.

תל אביב היא לא רק לוקיישן, היא וייב שלם

העיר עצמה מכתיבה את הקצב. גם מי שלא גר כאן מרגיש את זה. וכשבוחרים אולם אירועים בתל אביב, מרוויחים משהו שאי אפשר לייצר בשום מקום אחר: תחושת חופש שמתמזגת באופן מושלם עם מקצועיות. חללים אורבניים מאפשרים ליצור אווירה שלא מרגישה כמו עוד “אירוע חברה”, אלא כמו חוויה – לופט עם חלונות ענק שמשקיפים על הרחובות, מבנים לשימור עם לבנים חשופות, חללים מודרניים במיקום מעניין ועוד. הגמישות הזו מאפשרת לשחק עם תסריטים שונים:

• בוקר של השראה המשלב תוכן קליל עם מפגש מקצועי.
• אירוע שקורה אחרי העבודה, כשהאוויר משתנה והעיר נדלקת.
• מפגש מנהלים אינטימי שמרגיש כמו יציאה מהשגרה.
• אירוע לקוחות שמשלב חוויה קולינרית, שיחה פתוחה ונטוורקינג.

בתל אביב, אווירת הרחוב מחלחלת פנימה ומוסיפה רובד של אותנטיות שכל כך חסר לפעמים באירועים העסקיים המסורתיים.

אוכל טוב הוא לא “תוספת” – הוא המנוע של האינטראקציה

הפסקת קפה טובה יכולה לפעמים לעשות יותר מפאנל מקצועי של 40 דקות. אין מה לעשות, אנשים נפתחים כשכיף להם. לכן בכל אולם לאירועים עסקיים איכותי בעיר, תמצאו מטבחים ברמה גבוהה שמבינים שאנשים רוצים אוכל צבעוני, פרשי, יצירתי, קליל ונגיש. אוכל טוב מחבר בין אנשים, מייצר שיחה ומשאיר רושם מצוין.

הקסם של תוכן שזורם עם הקהל

הזמן שבו אנשים היו יושבים שעתיים על כסא פלסטיק מול ארבעה מרצים עבר. כיום תוכן צריך “לנוע” ביחד עם הקהל, ולנשום את האנרגיה של החלל. מה כן עובד?

• הרצאות קצרות וממוקדות – 10-20 דקות במקום שעה של הרצאה.
• מינגלינג פעיל – לא רק בהפסקות, גם כחלק מהאירוע.
• פאנלים דינאמיים – פחות שקפים, יותר שיחה.
• עמדות פעילות – כמו VR, צילום ויצירה משותפת.
• הפתעות קטנות – אמנות חיה, תקליטן שמלווה את היום, בר דרינקים צבעוני שמתחיל לפעול במהלך האירוע.

המטרה היא להרגיש שהאירוע מתקדם באופן נעים וזורם, כך שהאורחים נהנים לעבור משלב לשלב.

זרימה נכונה בין חללים

אחד היתרונות הגדולים של חללים אורבניים הוא היכולת ליצור “מסע”. לא מבחינת מרחק אלא מבחינת חוויה. למשל:

• להתחיל בקבלת פנים באזור אחד
• לעבור לתוכן באזור אחר
• לסיים בבר פתוח בחלל חיצוני
• ליצור אזורי נוחות כמו סלון קטן למינגלינג קליל
• לפזר פינות ישיבה עם טאצ’ עיצובי שמזמין צילום

כשאירוע זז ומשתנה תוך כדי תנועה, אנשים מרגישים חלק ממשהו חי ודינמי. וזה כבר משדר יוקרה ותחכום, בזכות המחשבה שעומדת מאחורי האירוע

נטוורקינג שלא מרגיש מאולץ

חלק מהותי מהאירועים העסקיים הוא נטוורקינג. לפעמים זו בכלל הסיבה העיקרית שאנשים מגיעים. אבל מה לעשות שלפעמים נטוורקינג לא יכול להרגיש כמו עבודה? בדיוק בגלל זה צריך לעשות את זה נכון:

• מתחילים באנרגיה רגועה וקלילה – לא ישר בשאלות מקצועיות.
• מעצבים מרחבים קטנים שמאפשרים שיחה נוחה.
• משלבים משחקים או גימיקים קלים לשבירת הקרח.
• משתמשים בבר לשירות האירוע, לא רק למשקאות, אלא כנקודת מפגש טבעית.

הדבר הכי חכם הוא לייצר תחושה של “נעים לי להיות כאן”, ומשם כבר הכל זורם לבד.

סיום שמשאיר טעם של עוד

כמו בכל סיפור טוב, גם אירוע עסקי צריך סיום נעים – לא חד מדי, לא מרוח מדי ובטח שלא מתאמץ מדי. זה יכול להיות:

• משקה קטן לדרך
• מתנה מעוצבת ושימושית באמת
• צילום מגניב שנשלח מיד לוואטסאפ
• פינת צ’יל אאוט שמאפשרת רגע לנשום לפני שחוזרים לשגרה

הסיום צריך להשאיר טעם טוב, כזה שהזיכרון שלו יגרום למשתתפים לדבר על האירוע גם שבועיים אחרי.

בקיצור – אירוע עסקי טוב הוא שילוב מדויק של רגש, קצב והשראה

יש משהו מתוחכם ומעניין ביכולת לקחת אירוע מקצועי ולתת לו חיים. לגרום לאנשים להרגיש שהם לא רק “באו ללמוד”, אלא חוו משהו. להעניק תחושת חיבור, השראה, יצירתיות ואנרגיה טובה. לכן כשבוחרים אולם לאירועים עסקיים בתל אביב, בוחרים לא רק חלל לאירוע אלא תפיסה שלמה שמעצבת אירוע עסקי בלתי נשכח. בדיוק בגלל זה ארגונים רבים בוחרים באולמות האירועים של קבוצת דינמו שיודעים להפוך כל אירוע עסקי לחווייה ייחודית שפשוט כיף לקחת בה חלק.