סוגי אירועים עסקיים

עולם האירועים העסקיים, הוא כפי הנראה מגוון לא פחות מעולם האירועים הפרטיים. למעשה, מגוון המונחים שמתארים אירועים כאלה רחב למדי ולעתים מבלבל מעט. אז בואו נעשה קצת סדר:

השקה / הכרזה

סוג אירוע זה חשוב במיוחד לעסקים והוא בין הסיבות הבולטות, שעבורן יישקלו לשכור אולם לאירועים עסקיים. זו תהיה ההזדמנות הפומבית האחרונה לקבל תשומת לב רחבה למוצר או לשירות החדש שמשיקים, לפני שהוא יוצא לשוק להוכיח את עצמו. לקראת נקודה זו, הציבור עשוי לשמוע על המוצר במשך זמן רב, כשהוא עדיין בפיתוח. אם קוראים לכם גוגל למשל, לקוחותיכם עשויים לקרוא בעיתונות שמוצר זה הולך לשנות את העולם, עוד בשלב שבו הוא לא יותר מאשר שרבוט על מפית.. מצד שני, חברות שלא נהנות מיחסי ציבור יוצאי דופן שכאלה, חייבות לנצל כל במה שניתנת להן ובצורה מיטבית. לכן, אירוע השקה או הכרזה שכזה, הוא שלב חשוב ביותר בפעילות השיווקית, סביב פיתוח וקידום המוצר או השירות.

כנסים

כנסים הם הזדמנות לעסקים להיחשף בפני ציבור הלקוחות הפוטנציאליים ולבסס את תדמיתם כמומחים לתחום שבו עוסק הכנס. עסקים יכולים ליזום כנסים, יחד עם שותפים או חברות מאותה קבוצת חברות או ככנס ביוזמת החברה עצמה. הכנסים יתמקדו לרוב בתחום מוגדר היטב, שאיננו צר מדי, כך שלא מסובך לארגן עבורו מבחר הרצאות. זה יהיה כמובן תחום התמחות מרכזי של החברה או תחום שמשיק לו, כך שהוא ימשוך קהל רלבנטי עבורה. לעתים תתקיימנה כמה הרצאות כאלה במקביל, כך שהאורחים יוכלו לבחור באלה שמעניינות אותם יותר.

מסיבות עיתונאים

מסיבת עיתונאים היא סוג אירוע מיוחד, אשר שונה מהזמנת עיתונאים נבחרים לאירוע רגיל של החברה, דוגמת כנס מקצועי. באירועים מסוג זה, האורחים הם בעיקר עיתונאים. מדובר כעיקרון בסוג אירוע פשוט יחסית, בו המטרה היא לרוב להציג בפניהם מידע מסויים ואחר כך לאפשר להם לשאול שאלות. לכן, כל "המסביב" דוגמת כיבוד, יהיה מינימליסטי יותר. מסיבת עיתונאים עשויה להיות מתואמת לשם העברת מידע מיוחד – למשל הסבר על מיזוג צפוי בין חברות. היא גם עשויה להידרש בתוקף נסיבות שמפתיעות את החברה ומחייבות תגובה מהירה. למשל, תקלה חמורה באחד ממוצריה, שזכתה במהירות לכותרות גדולות עקב תלונות לקוחות. במצב כזה, החברה תהיה מעוניינת להגיב בזריזות ובצורה מכובדת, שתצמצם נזקים ואפילו תשפר תדמית (להפוך לימונים ללימונדה – גם זה אפשרי). לאור זאת, מובנת החשיבות הגדולה שיכולה להיות לאירוע מסוג מסיבת עיתונאים.

מסיבות חברה / ימי כיף / ימי גיבוש

עסקים משתמשים באולמות אירועים, גם עבור מטרות פנימיות שאינן חלק מפעילות הליבה העסקית שלהם.

אלה עשויות לכלול למשל פעילויות למען העובדים, בין אם הפעילות עומדת בפני עצמה או שהיא חלק מפעילות ממושכת יותר, כיום כיף או יום גיבוש לעובדים. בנוגע לימי גיבוש וכיף, טיפ חשוב הוא לא לחייב עובדים להגיע אליהם, כל עוד לא חושבים היטב על נקודת מבטם. אחרת, יום כזה עשוי להיות ההיפך מ"כיף", לפחות עבור חלקם הגדול ולהשיג תוצאה הפוכה ל"גיבוש". לשם ההמחשה: מיקום מרוחק מדי, בשילוב אירוע אליו מחוייבים להגיע אחרי שעות העבודה, הוא מתכון בטוח למירמור בקרב העובדים.

אירועים מיוחדים בחברה

לעתים, ישנם אירועים מיוחדים בחברה, שעבורם מחליטים  ליזום אירוע או לפחות לכלול התייחסות אליהם, במסגרת אירוע רחב יותר באולם. זה יכול להיות למשל מצב של פרישה צפויה של עובד בולט או חילופי מנהלים בכירים. אצל סטארטאפים, לאחר שהם חגגו אינספור הצלחות קטנות בהזמנת פיצה, עשויה להגיע לבסוף גם נקודת ציון מיוחלת, שאותה יחליטו לחגוג יותר "בגדול".

אירוע גאלה

Gala event הוא אירוע חגיגי. זה הוא מונח עתיק יחסית, שלרוב מתייחס בעיקר לאירועים שכוללים מופעים רבים. מסיבה זו, הוא מתקשר במיוחד לאירועי התרמה, בהם המופעים מושכים קהל ומהווים בסיס לגיוס התרומות. עם זאת, השימוש במונח אירוע גאלה הוא כיום גמיש יותר ומשתמשים בו בין השאר, למשל בהקשר חנוכת מקום או מוסד כלשהו.

כל מה שלא נכנס למסגרת  

כמובן, שכירת אולם אירועים לעסקים, איננה מוגבלת רק לתסריטים אלה. עסקים עושים זאת, גם עבור מגוון הזדמנויות יוצאות דופן ומיוחדות וגם מתכננים את האירוע עצמו, באופן שהוא לעתים די ייחודי. אולם אירועים איכותי, יהיה פתוח וערוך לשמוע רעיונות כאלה ולסייע למימושם כמידת האפשר.

קבלת פנים

ניתן לראות את קבלת הפנים כאירוע בזעיר אנפין – שלב חשוב, אשר מקדים אירועים רבים. לגבי אירועים עסקיים באופן מיוחד, יש לקבלת הפנים חשיבות רבה, שכדאי להקדיש לה כמה מילים. ראשית, באירועים עסקיים ישנה יותר בירוקרטיה מקדימה. מתבצע רישום של האורחים שמגיעים וכן ציודם ותדרוכם ככל הנדרש (למשל, מתן חוברת על הכנס ותג שם). באירוע פרטי, מקובלת אינטראקציה רבה בין האורחים לכל אורך האירוע. באירוע עסקי לעומת זאת, רואים יותר הפרדה ברורה, בין אינטראקציה רבה בשלבים ובמקומות מסויימים באירוע (דוגמת קבלת הפנים), לבין השקט שנדרש מהאורחים בשלבים אחרים (כהרצאה, בה מבקשים אפילו לכבות סמארטפונים). חשוב לקחת בחשבון, שאינטראקציה בין אורחים באירוע עסקי היא חשובה מאוד וכדאי לספק עבורה סביבה נוחה ודי זמן לרשות האורחים לשם כך. מוטב שהדבר יתבצע בחדר נפרד וגדול מספיק, שנמצא כמובן בכניסה או די קרוב אליה.