מדוע כל המפיקים מהתחום העסקי מחפשים אחר אולם לאירועים קטנים בתל אביב לאחרונה? על הטרנד שתופס פופולריות

מגמה חדשה משנה את כללי המשחק –  בחברות מובילות מעדיפים להחליף את אולמות הכנסים הענקיים באולמות אירועים קטנים, באווירה אינטימית – ומגלים בכל פעם מחדש, שהתוצאות עולות על כל הציפיות

בשנתיים האחרונות, תחום הפקת האירועים העסקיים בתל אביב חווה שינוי דרמטי, הן בגישה והן בחשיבה. מסתמנת מגמה חדשה המכתיבה את כללי המשחק –  בחברות מובילות מעדיפים להחליף את אולמות הכנסים הענקיים במקומות קטנים, באווירה אינטימית – ומגלים בכל פעם מחדש, שהתוצאות עולות על כל הציפיות. השינוי הזה אינו רק כלכלי, אלא גם נובע מתהליך פסיכולוגי עמוק המשנה מקצה לקצה את כל התפיסה של – מה הוא אירוע עסקי מוצלח.

אירוע מצומצם הופך להיות אפקטיבי יותר מאירוע גדול: כיצד מתקיים הפרדוקס?

איך אולם עם קיבולת של 250 איש, יכול להיות יותר מרשים מאולם של 500 איש? התשובה טמונה במה שהמחקרים בפסיכולוגיה מכנים “אפקט האינטימיות המתורגמת לסמכות”. כשמנהל חברת היי-טק מציג מוצר חדש בפני 100 אנשי מפתח נבחרים באולם בוטיקי בתל אביב, המסר המועבר הוא: “אתם הקבוצה הנבחרת, שראויה לשמוע את זה ראשונה”. האפקט הנוצר הוא הרבה יותר חזק מאשר זה שיתקבל בהרצאה בפני קהל גדול המורכב מאוסף של צופים ״אנונימיים״.

מחקרים בתחום הפסיכולוגיה הארגונית מראים שבחלל קטן, כל משתתף הופך לשותף ולא לצופה. כך משתנה כל הדינמיקה של האירוע, ונוצרת מעורבות רגשית הרבה יותר עמוקה. זוהי בדיוק האווירה והמסר שבחברות רוצים לייצר, במיוחד כששואפים לייצר רושם בל יימחה או להעביר מסרים קריטיים.

מפיקי האירועים החכמים מתמקדים באיכות המשתתפים ולא בכמות 

בהפקת האירועים העסקיים בתל אביב הולכים ומתמקדים במה שנקרא “איכות הקשרים על פני כמות המשתתפים”. במקום להזמין 500 איש ולקוות שכמה עשרות  מהם יהפכו לקשרים משמעותיים, המפיקים החכמים מארגנים אירועים של עד 250 איש ״נכונים״ ומדויקים, וכך מבטיחים שאחוז נכבד מתוכם יצאו מהאירוע  עם קשר אמיתי ומתמשך.

הסוד הוא בתכנון האירוע שמבוסס על “נקודות מגע מרובות”. באירוע בן 100 משתתפים, המתקיים באולם קטן, כל משתתף נפגש עם כל משתתף אחר במהלך הערב. יש זמן לשיחות אמיתיות, לחילופי רעיונות משמעותיים, ולזיהוי הזדמנויות עסקיות קונקרטיות. זאת בניגוד לאירועים הגדולים, שבהם אנשים מסתובבים, מחליפים כרטיסי ביקור באופן מכני ויוצאים עם תחושה שלא קרה שום דבר ממשי.

התל אביביות כאסטרטגיית מיתוג: האולם עצמו מעביר את המסר – אנחנו יודעים להעריך ייחודיות, חדשנות ואותנטיות 

תל אביב הפכה למותג גלובלי, לכן ביותר ויותר חברות מחפשים אחר אולם לאירועים קטנים בתל אביב, כאשר המקום עצמו, הוא חלק מאסטרטגיית המיתוג שלהן. הבחירה באולם בוטיקי במרכז העיר, במקום במלון השייך לרשת גדולה או במרכז כנסים גנרי, שולחת מסר ברור: “מדובר בחברה שיודעים להעריך בה ייחודיות, חדשנות ואותנטיות”.

האווירה התל אביבית – הרגועה אבל האנרגטית, האורבנית אבל האינטימית – מייצרת את הרקע המושלם עבור חברות ותאגידים הרוצים להיתפס כחדשניים ונגישים. זאת בניגוד לאולמות הפורמליים הגדולים, העלולים ליצור תחושה של ״דיסטנס״ ורשמיות מוגזמת.

הנוסחה החדשה להצלחה: “פחות זה יותר” –
מבוססת על תובנה עמוקה על אופן פעולת המוח האנושי בסיטואציות חברתיות

מה שמניע את השינוי המדובר, והמעבר לאירועים עסקיים בפורומים מצומצמים, היא התובנה עמוקה על אופן פעולת המוח האנושי בסיטואציות חברתיות. במחקרים נמצא שככל שכמות המשתתפים באירוע עולה, הקשב האישי יורד באופן דרמטי. אנשים הופכים פסיביים יותר, פחות מעורבים, ונוטים “להתמזג” עם הקהל במקום לבלוט.

באירוע המתקיים באולם קטן, לעומת זאת, כל משתתף מרגיש שהוא נראה, שהקול שלו נשמע, ושהנוכחות שלו משמעותית. כך נוצר אפקט הדומה לפגישת עבודה אינטימית – רמת ריכוז גבוהה, מעורבות אקטיבית, ותוצאות מוחשיות.

הכלכלה החדשה של האירועים העסקיים:
כשמדובר באירוע מצומצם באולם קטן – ניתן להשקיע יותר במרכיבי האירוע

מהבחינה הכלכלית, האירועים הקטנים מספקים תמורה טובה יותר להשקעה. במקום להשקיע מאות אלפי שקלים על אולם ענק, הפקה מורכבת וקייטרינג לקהל גדול, ניתן להשקיע את אותו התקציב באיכות גבוהה יותר – אוכל מעולה, אלכוהול איכותי, מתנות משמעותיות, וחוויה המותירה רושם עמוק.

כמו כן, כאשר מדובר באירוע קטן, מתאפשרת גמישות גדולה יותר בתכנון – ניתן לשנות פרטים ברגע האחרון, להתאים את התוכנית לצרכים הספציפיים של המשתתפים, ולהוסיף אלמנטים אישיים, אשר לא היו מתאפשרים באירוע גדול.

המדע מאחורי הנטוורקינג האפקטיבי 

בתחום הפקות האירועים, החלו לאחרונה להתבסס על מחקרים מתחום מדעי הרשתות החברתיות. המחקרים מראים שאיכות הקשר חשובה פי 10 מכמות הקשרים. קשר אחד איכותי הנוצר באירוע קטן ואינטימי יכול להניב עסקאות, שיתופי פעולה והזדמנויות שמאות קשרים שטחיים לא יצליחו לייצר.

הסוד טמון גם במשך האירוע. באירוע של 100 איש, הנמשך שלוש שעות, יש מקום לשיחות של 15-20 דקות עם כל אדם מעניין – פרק זמן מספק ליצירת קשר אמיתי, למציאת נקודות עניין משותפות, וכדי להבין איך אפשר לעזור אחד לשני. באירוע של 400 איש, השיחות מתקצרות ל-2-3 דקות, שזה בדיוק הזמן שלוקח כדי להבין שאין כאן התאמה.

טרנד האירועים הקטנים מייצג שינוי עמוק יותר בתרבות העסקית הישראלית

בחברות מבינים שבעידן של עומס מידע וקשב מפוזר, הדרך לייצר רושם אמיתי היא באמצעות חוויות ממוקדות ואינטימיות.

הדבר משתלב גם עם המגמה הכללית של המעבר לאותנטיות וליחסים אישיים בתחום העסקי. הדור הצעיר של המנהלים והיזמים מעדיף רלוונטיות על פני פורמליות, עומק על פני רוחב, ואיכות על פני כמות. לכן, תחום הפקות האירועים הולך ונהיה בוטיקי יותר, ממוקד יותר, ויעיל יותר.

בעתיד נראה יותר ויותר אירועים שהאווירה בהם היא של סלון ביתי, ופחות אווירה של כנס. אירועים שבהם כל משתתף יוצא עם תחושה שבילה זמן איכות עם אנשים מעניינים, למד משהו חדש, וכנראה גם מצא הזדמנות עסקית חדשה.