כתבות בנושא: אירועים עסקיים בתל אביב

8 תובנות חשובות על הפקת אירועים עסקיים בתל אביב

כאשר ניגשים לתהליך של הפקת אירוע עסקי, ישנם כמה אספקטים חשובים שיש לקחת בחשבון, לרבות המשימה החשובה של בחירת אולם האירועים המתאים. כמה דגשים וטיפים מועילים להפקה של אירוע מוצלח, מהנה ובר השפעה

תל אביב, מטרופולין שוקק חיים, פעימת הלב של ההייטק והכלכלה בישראל, מהווה בחירה מעולה כיעד לקיום אירועים עסקיים. החל מכנסים בינלאומיים ועד לאירועי חברה מקומיים, העיר מציעה רקע דינמי לכל סוגי האירועים. 

עם זאת, כאשר ניגשים לתהליך של הפקת אירועים עסקיים בתל אביב ישנם כמה אספקטים חשובים שיש לקחת בחשבון, לרבות המשימה החשובה של בחירת אולם האירועים המתאים. הנה כמה דגשים וטיפים מועילים להפקה מוצלחת, של אירוע מהנה ובר השפעה כאחד.

הבנת התרבות העסקית המקומית

לפני שצוללים לתכנון אירועים, חשוב להבין את התרבות העסקית הייחודית של תל אביב. העיר, הידועה בדופק המהיר שלה, ובמוקדי ההייטק הרבים, מאופיינת בקצב מיוחד ובסגנון מודרני חדשני, שלא פעם משולבים בו גם היבטים של יצירתיות וא-פורמליות. שילוב האלמנטים הללו באירוע שלכם, בין אם באמצעות פורמט מצגות חדשני או מפגש נטוורקינג רגוע, בדרך כלל יתאים למשתתפים המקומיים.

בחירת הזמן הנכון בשנה

גם העיתוי של האירוע הוא עניין מכריע. יש לקחת בחשבון את עניין האקלים הים תיכוני של תל אביב עם הקיץ המהביל והחורף המתון, שדווקא מפרגן עם הרבה ימי שמש נעימים בדרך כלל. תזמון האירוע במהלך האביב או הסתיו יכול לאפשר חוויה נוחה יותר עבור המשתתפים, במיוחד כשמדובר באירועים שעשוים לכלול פעילויות חוץ או מפגשי נטוורקינג.

חשיבות אולם האירועים

בחירת מקום לאירוע עסקי בתל אביב היא אחת ההחלטות הקריטיות ביותר בתהליך ההפקה. אולם האירועים מכתיב את הלוק, את הסטייל, את האיכות וכמובן את האווירה של האירוע. חפשו אחר אולמות אירועים המציעים את האיזון הנכון בין מיקום טוב, גודל, שירותים ואווירה. קחו בחשבון אספקטים של נגישות, קרבה למוקדי תחבורה ציבורית וחניונים זמינים, שכן, אלו הם גורמי מפתח כאשר מדובר בנוחות ובחוויית האורחים שלכם. 

השקיעו בבחירת הקייטרינג

כאשר אתם מקיימים אירוע בעיר כמו תל אביב, הציפיות שלכם בכל הנוגע לקולינריה הן גבוהות במיוחד. מומלץ להשקיע בבחירת חברת הקייטרינג, או יותר נכון לומר – לבחור אולם אירועים המציע כעסקת חבילה גם שירותי קייטרינג איכותיים ומומלצים. אבל לא כאן מסתיים המאמץ שלכם בהקשר הקולינרי. שווה לרדת לפרטים ולבחור נכון תפריט מותאם בדיוק לקהל שלכם, לסגנון האירוע וגם למועד בו הוא מתקיים. המנות של אירוע בוקר, צהריים או ערב הן כמובן שונות וצריכות להיבחר בהתאם. כמעט מובן מאליו, שבאירועים עסקיים חשוב שיוגש לאורחים גם אלכוהול איכותי, במיוחד אם מדובר באירועים בסגנון מסיבת קוקטייל או אירוע ערב בוייב מסיבתי ומשוחרר. 

כלים טכנולוגיים מתקדמים – כבר משלב שליחת ההזמנות 

באירוע המתקיים בעיר הידועה בשל הטכנולוגיה המתקדמת שבה, שילוב הכלים הטכנולוגיים העדכניים ביותר הוא חובה. השתמשו בציוד אודיו-ויזואלי חדיש, הציעו חיבור Wi-Fi אמין וחזק, ושקלו שימוש באפליקציית ניהול אירועים לארגון יעיל ולניהול ההזמנות ואישורי ההגעה. נגיעות טכנולוגיות לא רק יקלו על ניהול חלק של האירוע, אלא גם ירשימו קהל בעל אוריינטציה טכנולוגית.

הדגש הוא על נטוורקינג

אירועים עסקיים בתל אביב עוסקים לרוב בנטוורקינג, לא פחות מאשר בתוכן. ודאו שהאירוע שלכם מספק למשתתפים כמה שיותר הזדמנויות לתקשר ולהתחבר זה לזה. תוכלו לעשות זאת באמצעות מפגשי נטוורקינג מובנים, חללים באווירה בלתי פורמלית או סדנאות אינטראקטיביות. אולמות אירועים הכוללים חללים ייעודיים למינגלינג יכולים להיות מועילים במיוחד.

הכרה של התקנות המקומיות

הכירו את החוקים והתקנות המקומיים הקשורים להפקת אירועים בתל אביב. שימו לב להיתרים שונים, לתקני בטיחות ולחוקים הנוגעים לרעש. ציות לחוק הוא המפתח למניעת בעיות משפטיות ולהבטחה שהאירוע יתנהל בצורה חלקה.

פעילויות תרבות ופנאי

תל אביב, עם המורשת התרבותית העשירה ושלל אפשרויות הבילוי שבה, מציעה הרבה יותר מסתם לוקיישן לאירוע עסקי. שקלו לשלב במסגרת יום האירוע חוויות תרבותיות, כגון ביקורים באתרים היסטוריים, בגלריות אמנות, במסעדות או בחוף הים.  פעילויות מסוג זה יכולות להוסיף מימד ייחודי לאירוע שלכם, ולהפוך אותו לחוויתי ובלתי נשכח עבור המשתתפים.

טיפים למציאת אולם האירועים המתאים ביותר

בחירת אולם אירועים מושלם בתל אביב מצריכה גישה אסטרטגית. כך תמצאו את המקום שיתאים למטרות האירוע שאתם מפיקים:

לפני שקופצים למים: הבינו היטב את הצרכים שלכם

הגדירו מהם הפרמטרים שאתם זקוקים להם באולם, על סמך היקף האירוע, סוגו וסגנונו. קחו בחשבון את גודל השטח הנדרש לכם ופריסת החללים, האמצעיים הטכניים שהמקום מספק לכם וכל צורך ספציפי אחר.

מחקר יסודי ועריכת רשימות

 ערכו מחקר יסודי כדי לזהות מקומות התואמים לקריטריונים שלכם. אמצעים מקוונים, צוות מקומי להפקת אירועים והמלצות מקולגות בתל אביב, יכולים להיות בעלי ערך רב בתהליך זה.

בקרו פיזית במקומות פוטנציאליים

במידת האפשר, בקרו באופן פיזי במקומות שסימנתם כפוטנציאליים לאירוע, על מנת לקבל תחושה אותנטית של המרחב ולדון בדרישות ובצרכים שלכם עם מנהלי המקום. שימו לב לפריסה, לנגישות, לתשתית הטכנולוגית וכמובן לאווירה הכללית במקום.

היבטים לוגיסטיים

העריכו את ההיבטים הלוגיסטיים של אולם האירועים. בדקו אספקטים כמו קלות גישה, אפשרויות חניה, קרבה לבתי מלון עבור משתתפים מחו״ל, אפשרויות הגעה בתחבורה ציבורית וכדומה. 

עלויות מול תקציב

ודאו שהעלויות של המקום מתאימות למסגרת התקציב שלכם לאירוע. בחנו את הנושא מעבר לעלות שכירת האולם, אלא גם את כל החיובים הנוספים עבור ציוד טכני, קייטרינג או שירותים נוספים.

תובנות מאירועי עבר

בחנו אירועי עבר שהתקיימו באולמות הרלוונטיים לכם. על ידי כך תוכלו להשיג תובנות לגבי ההתאמה של המקום לסוג האירוע שלכם והרקורד שלו באירוח וניהול של אירועים עסקיים.

כל מה שצריך לדעת על הפקת אירועים עסקיים בתל אביב

הפקת אירוע עסקי מוצלח דורשת תכנון קפדני, תשומת לב לפרטים והתמקדות בהענקת ערך למשתתפים. החל מהגדרת יעדים ובניית תוכנית מקיפה, ועד לניהול לוגיסטיקה, הפעלת נותני חסות ותעדוף חווית המשתתפים – כל היבט ממלא תפקיד מכריע בהצלחת האירוע. טיפים חשובים שכדאי לאמץ וליישם, ולהבטיח אירוע ייחודי, מקצועי, מרשים ועם השפעה משמעותית

 

הפקת אירועים עסקיים בתל אביב דורשת תכנון קפדני, תיאום ותשומת לב לפרטים. בין שאתם מארגנים כנס, תערוכה, מסיבת חברה או אירוע פנים ארגוני אחר, ישנם מספר גורמים מרכזיים שיש לקחת בחשבון כדי להבטיח אירוע שמצד אחד מתנהל חלק ועם זאת, הוא גם רב השפעה. 

טיפים חשובים לתחילת הדרך

הגדירו את המטרות שלכם

השלב הראשון בהפקת אירוע עסקי הוא הגדרת היעדים. נסחו בצורה ברורה – מה אתם שואפים להשיג באמצעות האירוע. האם המטרה היא לייצר לידים לעסק, להעשיר את המשתתפים, להשיק מוצר חדש או לייצר הזדמנויות חדשות לנטוורקינג? יעדים המוגדרים היטב, ינווטו את תהליך התכנון שלכם ויסייעו לכם לקבל החלטות מושכלות לגבי מבנה האירוע, התוכן והגישה הכוללת.

תוכנית ותקציב

לאחר שהגדרתם את היעדים המרכזיים שלכם, הגיע הזמן לבנות תוכנית ותקציב מקיפים לאירועים. התחילו בפירוט מרכיבי המפתח של האירוע, לרבות בחירת מקום, שיווק וקידום, דוברים או פרזנטורים, קייטרינג, שירותי סאונד והגברה ולוגיסטיקה. הקצו תקציב ריאלי לכל מרכיב ובדקו אפיקי מימון פוטנציאליים, כגון מכירת כרטיסים או חסויות, שיסייעו לקזז עלויות. תוכנית ותקציב מחושבים היטב, ישמשו כמפת דרכים לכל תהליך הפקת האירוע.

בחירת מקום

בחירה נכונה של  מקום לאירוע עסקי בתל אביב היא קריטית להצלחת האירוע שלכם. קחו בחשבון גורמים כמו מיקום, קיבולת, שירותים והתאמה לנושא ולדרישות האירוע שלכם. בקרו במקומות פוטנציאליים, העריכו את המתקנים שיש בהם, וערכו משא ומתן על חוזים שמתאימים לתקציב ולצרכי האירוע שלכם.

שיווק וקידום

שיווק וקידום המתבצעים באופן יעיל ונכון, הם עניין חיוני לצורך הבאת משתתפים לאירוע שלכם. יש לפתח אסטרטגיית שיווק מקיפה, תוך שאתם לוקחים בחשבון ערוצים שונים כגון מדיה חברתית, ניוזלטרים, קידום ממומן באתרים ופרסום ממוקד. העבירו בצורה ברורה את הערך של האירוע, שימו דגש על דוברים או תכנים מרכזיים, והדגישו את היתרונות שהמשתתפים יקבלו מההשתתפות. השתמשו באמצעים ויזואליים משכנעים, תוכן מרתק ופלטפורמות רישום מקוונות, על מנת לייעל את תהליך ההרשמה.

פיתוח תוכנית ותוכן

 התוכנית והתוכן של האירוע, צריכים להיות מותאמים לספק ערך לקהל היעד שלכם. זהו נושאים ומגמות רלוונטיות, המתאימים למטרות האירוע. רכזו מגוון רחב של דוברים, פרזנטורים ואנשי פאנל, שיכולים לספק תובנות ומומחיות ייחודיות. שלבו גם הפעלות אינטראקטיביות, סדנאות והזדמנויות ליצירת תקשורת, על מנת לשפר את המעורבות ולטפח קשרים משמעותיים בין המשתתפים. ודא שהתוכן הוא גם מעשיר וגם מרתק, כדי להשאיר את המשתתפים בעניינים לאורך כל האירוע.

לוגיסטיקה ותפעול

ניהול לוגיסטיקה ותפעול הם היבטים קריטים בהפקת אירוע עסקי. קחו בחשבון גורמים כמו הרשמה, שילוט באתר, דרישות סאונד ותאורה ותמיכה טכנית. תיאום של ספקים, קייטרינג ושירותים שונים, חייב להתבצע מראש ובאופן מסודר, על מנת להבטיח אירוע חלק שהכל בו ״מתקתק״. בנו לוח זמנים מפורט והקצו מספיק זמן לכל מפגש, הפסקה ומעבר. כמו כן, מומלץ להכין תוכניות מגירה כדי לתת מענה לנסיבות בלתי צפויות ולצמצם שיבושים במהלך האירוע.

חסות ושותפויות

בניית שותפויות אסטרטגיות וגיוס נותני חסות, יכולים לספק תמיכה נוספת לאירוע שלכם. זהו נותני חסות פוטנציאליים, שמתיישרים עם קהל היעד והיעדים של האירוע שלכם. פתחו חבילות חסות המציעות הטבות אטרקטיביות, כגון הזדמנויות מיתוג, משבצות דיבור או גישה בלעדית. שיתוף פעולה עם נותני חסות ושותפים נועד למקסם את החשיפה וליצור מצב של win-win שמקנה ערך לשני הצדדים המעורבים.

חווית משתתפים

חווית המשתתפים צריכה להיות בחזית מאמצי הפקת האירוע שלכם. שימו לב לכל נקודת מגע, מתהליך ההרשמה והצ'ק-אין ועד לאיכות המפגשים ובחנו את השתלשלות האירועים דרך הפריזמה של האורחים. צרו סביבה מסבירת פנים ומושכת, המעודדת יצירת קשרים, שיתוף פעולה וחילופי ידע. מנפו אמצעים טכנולוגים כדי לשפר את חווית המשתתפים, כגון אפליקציות לאירועים, המספקות לוחות זמנים מותאמים אישית, פיצ׳רים אינטראקטיבים ועדכונים בזמן אמת. בדקו את האופציה  לשלב אלמנטים ייחודיים ובלתי נשכחים, כגון נואמים מרכזיים, הופעה אטרקטיבית או תערוכות אינטראקטיביות, על מנת לייצר השפעה מתמשכת על המשתתפים.

ניהול צוות ומתנדבים

צוות מאורגן ומתודרך היטב הוא עניין חיוני להפקה חלקה ומקצועית של אירוע עסקי. הגדירו תפקידי מפתח וחלוקת אחריות, והרכיבו צוות מסור עם סט מיומנויות מגוון, שיוכל לטפל בהיבטים שונים של האירוע. הסבירו את הציפיות שלכם בצורה ברורה וספקו את ההדרכה ואת המשאבים הדרושים לכך. האצילו סמכויות והקימו ערוצי תקשורת קבועים, כדי להבטיח תיאום ויישור קו. במידת הצורך, גייסו מתנדבים שיוכלו לסייע בפעילויות שונות של האירוע. הקפידו להביע הוקרת תודה ובטאו את הערכתכם למאמצים של הצוות והמתנדבים, שכן, מסירותם ועבודתם הקשה יתרמו תרומה משמעותית להצלחת האירוע.

במהלך האירוע: שמירה על רמה גבוהה של מקצועיות ושירות לקוחות

שמירה על רמה גבוהה של מקצועיות ומתן שירות לקוחות יוצא דופן הם המפתח להפקת אירוע עסקי מוצלח. מומלץ לתדרך את הצוות והמתנדבים שלכם לייצג את הארגון שלכם ביעילות, תוך מתן סיוע מהיר ואדיב למשתתפים. צפו וענו על צרכי המשתתפים באופן יזום, תוך הבטחת נוחות ושביעות רצונם לאורך כל האירוע. השיבו לפניות ולפידבקים באופן מיידי ומקצועי, תוך הוכחת המחויבות שלכם לספק חוויה חיובית.

ניהול סיכונים והכנת תוכנית מגירה

בעוד שאתם כמובן מייחלים לאירוע חלק ומוצלח, חשוב להתכונן מבעוד מועד לגורמים בלתי צפויים, לבצע הערכה של  סיכונים פוטנציאליים ולהכין תוכניות מגירה. הגדירו מהם הסיכונים הפוטנציאליים, כגון כשלים טכניים, שיבושי מזג אוויר או ביטולים של הרגע האחרון, ופתחו אסטרטגיות למזעור נזקים. בחירה באולם אירועים בתל אביב, המספק עבורכם את האופציה לקיים את האירוע במקום סגור, מקורה וממוזג, היא סוג של רשת ביטחון מבחינה זו. בבחירה כזו, אתם למעשה מנטרלים את הגורם הלא צפוי של מזג האוויר, ויכולים לישון בשקט, בידיעה שאלמנט זה לא יכול להפתיע אתכם. כמו כן, הכינו מראש אפשרויות גיבוי לרכיבים קריטיים כמו ציוד סאונד והגברה (עניין שכדאי לדון בו עם הספקים שאתם עובדים מולם), וכתבו פרוטוקולי תקשורת ברורים, שיסייעו לכם בבוא בעת, לטפל בכל מצב בלתי צפוי. מומלץ לסקור ולעדכן באופן קבוע את רשימות ניהול הסיכונים ותוכניות המגירה שלכם, על מנת להבטיח מוכנות לנסיבות בלתי צפויות.

קיימות ואיכות הסביבה

בעידן הנוכחי, חשוב לקחת בחשבון את ההשפעה הסביבתית של האירוע העסקי שאתם מפיקים. השתדלו לשלב פרקטיקות ברות קיימא בתכנון האירוע שלכם, כגון מזעור פסולת, קידום מיחזור והפחתת צריכת האנרגיה. בחרו ספקים  ידידותיים לסביבה המתאימים למטרות הקיימות שלכם וחפשו אולם אירועים במרכז, שהצוות בו מקפיד על היבטים אקולוגיים. על ידי מתן עדיפות לקיימות, אתם למעשה  מפגינים את המחויבות של הגוף העומד מאחורי האירוע לאחריות חברתית תאגידית, ותורמים לתעשיית אירועים מודעת יותר לסביבה.

הערכה וניתוח שלאחר אירוע

 לאחר סיום האירוע, חיוני להעריך את הצלחתו ולאסוף משוב לשיפורים עתידיים. ערכו סקרים לאחר האירוע כדי לאסוף משוב מהמשתתפים ולהעריך את רמות שביעות הרצון שלהם. נתח נתונים על נוכחות, מעורבות, הכנסות ומדדי ביצועים מרכזיים אחרים כדי למדוד את ההשפעה והצלחתו של האירוע. לזהות תחומי שיפור ולחגוג הצלחות. השתמש בתובנות שהושגו כדי לחדד את אסטרטגיות הפקת האירועים שלך לאירועים עתידיים ולהבטיח צמיחה ופיתוח מתמשכים.

למידה והתאמה מתמשכות

הפקת אירוע עסקי היא תהליך למידה מתמשך. הישארו מעודכנים לגבי מגמות בתעשייה, טכנולוגיות מתקדמות ושיטות עבודה מומלצות בניהול אירועים. השתתפו בכנסים ובסדנאות כדי לקבל תובנות ממומחים ולצורך יצירת נטוורקינג עם עמיתים. בקש משוב מהמשתתפים, מנותני החסות ומהשותפים שלכם, על מנתי לזהות תחומי שיפור ולעדכן את האסטרטגיות שלכם. אמצו חדשנות והיו פתוחים לנסות גישות חדשות כדי לשפר את חווית המשתתפים ולהבטיח את ההצלחה ארוכת הטווח של האירועים העסקיים שאתם מפיקים.

מעקב ובניית מערכות יחסים

לאחר האירוע, שמרו על תקשורת עם המשתתפים והמשיכו לטפח את הקשרים שנבנו במהלך האירוע. תוכלו לעשות זאת באמצעות אימייל מעקב עם הודעה אישית המביעה הכרת תודה, ושיתוף תובנות שנדונו באירוע. בחנו את האפשרות של הקמת  קהילה או פלטפורמה מקוונת, שבה המשתתפים יכולים להישאר מחוברים, ולגשת למשאבים נוספים. נצלו את פלטפורמות המדיה החברתית כדי ליצור אינטראקציה עם המשתתפים, לשתף את הנושאים הבולטים באירוע שהתקיים ולקדם אירועים עתידיים. בנייה וטיפוח קשרים מעבר לאירוע, תורמים לקהילה חזקה ויוצרים את הבסיס לשיתופי פעולה עתידיים.

דגשים חשובים בהפקת אירוע עסקי

הפקת אירוע עסקי מוצלח דורשת תכנון קפדני, תשומת לב לפרטים והתמקדות בהענקת ערך למשתתפים. החל מהגדרת יעדים ויצירת תוכנית מקיפה ועד לניהול לוגיסטיקה, הפעלת נותני חסות ותעדוף חווית המשתתפים, כל היבט ממלא תפקיד מכריע בהצלחת האירוע הכוללת. על ידי הקפדה על שיקולים מרכזיים אלה ולמידה מתמדת מכל אירוע, תוכלו להפיק אירועים עסקיים משפיעים ובלתי נשכחים, שישאירו רושם מתמשך על המשתתפים ויתרמו לצמיחה ולהצלחת הארגון העומד מאחוריהם.

 

לסיכום, הפקת אירוע עסקי מוצלח דורשת גישה הוליסטית הכוללת תכנון אסטרטגי, ביצוע קפדני ומחויבות לשיפור מתמיד. על ידי התחשבות בגורמים כגון ניהול סיכונים, קיימות, מקצועיות וחדשנות, תוכלו להפיק אירועים עם משמעות ואימפקט. באופן זה, האירועים העסקיים שתפיקו, יהפכו להזדמנויות חשובות ליצירת קשרים, העשרה וצמיחה.

על מה לשים את הדגש כאשר מחפשים מקום לאירועים קטנים בתל אביב?

לא נגזים אם נאמר שבחירת המקום היא כנראה הצעד הקריטי ביותר להצלחת האירוע שלכם, ולכן חשוב לעשות את המהלך הזה בצורה שקולה, חכמה ונכונה

אוקיי, התחלתם להתניע את תהליך ההפקה, ונסגרתם על כך שאתם מעוניינים למצוא מקום לאירועים קטנים בתל אביב עבור האירוע שאתם מתכננים בימים אלו. לא נגזים אם נאמר שבחירת האולם היא כנראה הצעד הקריטי ביותר להצלחת האירוע שלכם, ולכן חשוב לעשות את המהלך הזה בצורה שקולה, חכמה, מעמיקה ונכונה. הכנה מתאימה לפני שבכלל מתחילים את החיפוש, לא רק תקצר לכם את משך החיפוש ותקל על חייכם העמוסים מלכתחילה, מה גם שעבודה נכונה ומסודרת בהקשר הזה, תבטיח שתבחרו את המקום המתאים ביותר עבור האירוע שלכם. כמה עצות מעשיות, שכדאי לאמץ בחום, יובילו אתכם בדרך הנכונה

רגע לפני שמתחילים לחפש מקום – להיסגר על מה אתם רוצים עבור האירוע

נכון שכבר בא לכם להסתער על האינטרנט (ואולי גם על השטח ממש) ולהתחיל בסקאוטינג קדחתני אחר האולם המתאים, אבל רגע אחד, תנשמו עמוק. לפני שיוצאים לדרך, יש כמה נתונים שצריכים להיאסף וכמה החלטות חשובות שחייבות להתקבל. 

כנס מקצועי, מסיבה או משהו אחר: מהו הקונספט של האירוע?

לכל אירוע יש את המאפיינים שלו, ולא פחות חשוב – את המטרה והיעדים השונים שאלו שעומדים מאחוריו מעוניינים להשיג. חשוב מאוד לפני הכל, להבין מהם. קודם כל – מהו הקונספט של האירוע? האם מדובר בכנס מקצועי שמטרתו העשרת הידע של העובדים? האם מדובר במפגש של אנשי עסקים שמטרתו העיקרית היא מינגלינג ויצירת קשרים? האם מדובר בהרצאה אחת חשובה שהחלטתם להפוך אותה לאיוונט? אולי זו בכלל מסיבת פורים של עובדי חברה, או אפילו חגיגות הנפקת החברה בבורסה? כל אחד מהמתוארים לעיל הוא שונה בתכלית, ולכן גם המקום בו כל אחד מהם ייערך צריך להשתנות בהתאם ולהתאים באופן מדויק לקונספט של האירוע. מן המתבקש שאולם לאירוע חברה לא יכיל בדיוק את אותם המאפיינים ויספק את אותן הדרישות של אולם הרצאות או מועדון ריקודים. שוב, תלוי מה סוג האירוע. כך או כך, זהו המאפיין הראשון שחייב להיות מוגדר וברור באופן מפורש – באיזה סוג אירוע מדובר.

הגורם הבא המכריע: כמות המשתתפים הצפויה באירוע

עוד משהו שלא פחות מחובה להבין ולדעת לפני שמתחילים לחפש אולם, הוא כמה אנשים צפויים להשתתף באירוע. קחו בחשבון שמעבר לנתונים הבסיסיים של גודל האולם, כלומר האם הקיבולת של המקום יכולה להכיל את כמות האורחים שלכם, יש גם את הצד השני, כלומר אתם גם לא רוצים לשכור אולם שהוא גדול מדי עבור כמות האנשים שישתתפו באירוע. אירועים, תכליתם בדרך כלל לקבץ בין כמות מסוימת של אנשים בעלי מכנה משותף מסוים, ומקום ש״גדול על האירוע שלכם״ לא רק יבזבז לכם נתח משמעותי מהתקציב, אלא גם עלול לחבל בתחושת האחדות והגיבוש של הפעילות, באשר תהיה. מהצד השני, כמובן שאי אפשר ולא רצוי לשכור מקום קטן מדי, לא בתקופת הקורונה ולא באף תקופה אחרת. אפילו אם מבחינתכם אין בעיה שלמשתתפים  באירוע יהיה צפוף, חשוב לדעת שתקנות בטיחות באש אינן מאפשרות זאת מבחינה חוקית.

פשוט אבל חשוב: להיסגר על מועד האירוע

כאן יש עניין יותר פשוט וחד משמעי, אבל כן היבט שחשוב להיות החלטיים לגביו, אחרת אתם עלולים להתעכב מאוד עם סגירת האולם, וכך תהליך ההפקה עלול להיתקע. אנחנו מדברים כמובן על מועד האירוע. ככל שתתחמו את התאריכים האופציונליים לקיים בהם את האירוע בצורך מוגדרת יותר, כך יהיה לכם קל יותר לסנן בין האולמות שאינם מאפשרים לקיים בהם את האירוע באותו המועד לבין אלו שכן. זה נשמע פשוט, אבל זה יכול להיות סנן יעיל מאוד בהקשר הזה. גם ללא קשר לאולם, אף על פי שכן מומלץ להתקדם גם עם זה כמה שיותר מהר, כדאי לשריין תאריך לאירוע כמה שיותר מוקדם, וכך גם להבטיח שלמוזמנים יהיה טווח זמן ארוך יותר לשריין לעצמם ביומן את המועד.

מתחילים בחיפוש אחר האולם: דברים חשובים שיש לבחון

האם המקום מתאים לקונספט שהגדרתם לאירוע?

כאמור, אולם המיועד למסיבות ריקודים (כמו למשל מסיבת חג או מסיבה שנתית של חברה), יהיה שונה מאולם הרצאות וכנסים, ולכן כאשר מתחילים לחפש אחר האולם המתאים, אחד הדברים הראשונים שיש לבחון (מיד לאחר גודל המקום בהתאם להיקף האירוע המתוכנן), הוא האם המקום מתאים לקונספט שלכם – הן מבחינה לוגיסטית והן מבחינת העיצוב והסטייל.

האם המקום ייחודי ומקורי?

האם המקום עצמו מיוחד, מעניין, מסוגנן היטב ומותיר רושם משמעותי? לא סתם אומרים שבחירת האולם היא החשובה ביותר בתהליך ההפקה, שכן, איך שיראה ו״ירגיש״ המקום – כך שגם יראה וירגיש האירוע שלכם, ובמידה רבה, גם האווירה באולם היא זו שתשרור גם באירוע. 

האם המקום מציע שירותים נוספים שיכולים לעשות לכם חיים קלים יותר?

הפקת אירועים כרוכה באחריות רבה, אינסוף משימות וכאבי ראש, וחיפוש אחר קיצורי דרך יכול לחסוך לכם הרבה מהם, לייעל את תהליך ההפקה ולעתים קרובות גם לחסוך מהתקציב. לכן, כאשר אתם בוחנים מקומות מסוימים עבור האירוע, מומלץ לבדוק האם האולם יכול להציע לכם שירותים נוספים כמו חברת קייטרינג הפועלת במקום, שירותי סאונד ותאורה, ציוד הכרחי עבור האירוע ועוד. כל מרכיב כזה שתוכלו להוריד מרשימת המטלות, יקדם אתכם לעבר קו הסיום של תהליך ההפקה. גם אם אין ספקים שהם ״בילט אין״ במקום, בלא מעט אולמות קיימת מערכת יחסים עם ספקים כאלו או אחרים, ויש אפשרות לחבר איתכם עם נותני שירות מומלצים שמכירים את המקום.