איך למצוא את האחד כאשר מחפשים אולמות אירועים קטנים במרכז?
אין מרכיב בהפקה שישפיע יותר על הצלחת האירוע, מאשר אולם האירועים בו הוא יתקיים. אם האירוע שלכם נמצא בשלבים ראשוניים של ההפקה, ואתם עומדים להתחיל ולחפש את האחד המתאים ביותר, ישנן כמה עבודות הכנה שמומלץ לעשות עוד לפני שמתחילים בתהליך
כאשר מפיקים אירוע עסקי או אירוע חברה, אין דבר חשוב יותר מלמצוא את המקום המושלם לערוך בו את האירוע. אין מרכיב בהפקה שישפיע יותר על הצלחת האירוע מאשר אולם האירועים בו הוא יתקיים. אם האירוע שלכם נמצא בשלבים ראשוניים של ההפקה, ואתם עומדים להתחיל ולחפש את האחד המתאים ביותר, בין אולמות אירועים קטנים במרכז, ישנן כמה עבודות הכנה שמומלץ לעשות עוד לפני שמתחילים בתהליך, ובוודאי לפני שיוצאים מהבית.
יעדים ומטרות לפני הכל
אין אירוע המתקיים ללא סיבה וללא יעד ומטרה מוגדרים. אם אתם לא אלה שיזמתם את האירוע המדובר, חשוב שתשבו עם אלו שהרימו את הכפפה, הם כבר ידעו היטב לפרט לכם את הסיבות ואת השאיפות שלהם.
לא משנה מהו סוג האירוע שאתם עמלים עליו, הדרך הטובה ביותר להבטיח הצלחה בסופו, היא להתחיל עם הגדרת יעדים ברורים. חשוב להבין בשלב זה – מה האירוע נועד להשיג? לחשוף מוצר ללקוחות פוטנציאליים (למשל באירוע השקה), לחבר בין דמויות מפתח מהתעשייה (אירוע עסקי שמטרתו העיקרית היא מינגלינג), לפנק את עובדי החברה ולחזק את מיתוג המעסיק (אירוע חברה באופי של מסיבה), להעשיר את הידע המקצועי של העובדים (כנס או ועידה) ואולי בכלל כל המאפיינים גם יחד? כן, זה גם קורה לפעמים. כך או כך, ממש בשלבי ה״הריון״ הראשוניים של האירוע, חשוב מאוד להתמקד לגבי המטרות שלו.
כמו כן, למחלקות שונות בחברה, עשויות להיות מטרות שונות אותן הן מעוניינות להשיג באמצעות האירוע. לדוגמא, מחלקת השיווק והמכירות של החברה, עשויה לשאוף לצבור כמות מסוימת של לידים באירוע, ואילו , מחלקת ניהול הסושיאל של החברה אולי תכוון להגביר את המעורבות ואת כמות הפעילות בפלטפורמות השונות שמחזיקה החברה. אם כן, חשוב ליצור קשר עם כל אחת מהמחלקות ולהבין מהן המטרות השונות של כל אחת מהן בהפקת האירוע המדובר.
ברגע שתוכלו להגדיר את היעדים העיקריים של האירוע, תוכלו לחפש את אולם האירועים המתאים, תוך התמקדות בפרמטרים השונים שיתמכו במטרות.
אילו אמצעים ושירותים חייבים להיות באולם האירועים בו יתקיים באירוע?
כעת, לאחר שביססתם והגדרתם את מטרות האירוע, תוכלו להתקדם לשלב הבא – השלב בו תגדירו לאילו אמצעים ושירותים אתם זקוקים מהמקום? כמובן, אחד הפרמטרים החשובים ביותר הוא להבין כמה אנשים יוזמנו לאירוע, כך שתפנו בשלב הבא אך ורק למקומות שהקיבולת שלהם מתאימה במדויק לכמות האנשים. קחו בחשבון שכדאי להימנע ממצב של צפיפות, אך לא פחות חשוב, להימנע מסיטואציה בה המקום ״גדול על האירוע שלכם״, מאחר ולא רק שהדבר יהיה כרוך בבזבוז כסף, מה גם שהוא עלול לפספס את המטרה, והאורחים שלכם יתפזרו בחלל, באופן שיפגע ברעיון הבסיסי של האירוע – התלכדות של אנשים יחד לצורך מטרה מסוימת. אירוע מוצלח צריך להיות גועש ומלא אנרגיה, אבל קשה להשיג זאת כאשר מארחים כמה מאות אנשים, המסתובבים בחלל אירועים עם קיבולת של כמה אלפים. זהו גם הזמן לחשוב על צרכים נוספים כמו אמצעים טכנולוגיים שאולי תצטרכו, כמו למשל חיבור למחשבים, אינטרנט אלחוטי מהיר ועוד. באירועים עסקיים רבים מתקיימות גם הרצאות או הופעות, ולכן יתכן מאוד שתזדקקו גם למערכת הגברה ותאורה מתאימה.
לוקיישן אטרקטיבי = אחוזי השתתפות גבוהים יותר
אז כבר פצחתם בחיפוש אחר מקומות קטנים לאירועים במרכז, אבל כיצד בדיוק אתם מגדירים ״מרכז״? ישנם לא מעט אולמות הממוקמים באזורים לא מוכרים, שקשה להגיע אליהם, והם עדיין מוגדרים על הנייר (או יותר נכון, על המפה) במרכז. העניין הוא, שככל שהמקום בו יתקיים האירוע יהיה מרכזי יותר, אטרקטיבי, מוכר ופופולרי, כך אחוז גבוה יותר מהמוזמנים לאירוע יאשרו את השתתפותם. כמו כן, כדאי לנסות ולבדוק מהיכן רובם מגיעים לאירוע, ולאתר מקום שיהיה נגיש וקרוב עבור כמה שיותר מהם. אם רוצים ללכת על בטוח, שווה לשקול אולמות אירועים בתל אביב. מדובר בעיר שרוב האנשים ישמחו לבקר בה, אם אינם גרים בה, וברור לכל כיצד להגיע אליה (עם תחבורה ציבורית או ברכב פרטי) ומה היא מציעה. בנוסף, הבחירה בתל אביב תוסיף לתדמית של החברה העומדת מאחורי האירוע, כאשר הקונוטציה של העיר היא כמעט תמיד סטייל ויוקרה.
אפיינו את המשתתפים באירוע מבעוד מועד
על מנת למצוא את האולם המתאים והמדויק ביותר עבור האירוע, חשוב להבין מהו הסגנון של המשתתפים הצפויים להיות בו. לדוגמא, האם מדובר בהייטיקסיטים צעירים, יתאים סגנון מסוים של אולם אירועים, במיקום מסוים ובאופי ספציפי, ואם מדובר בקבוצה של אנשי עסקים בוגרים, יתאים מקום בסגנון אחר, מאופק יותר ופחות ״אדג׳י״. התאמה מדויקת של אופי וסגנון המקום לאופי וסגנון האנשים, תבטיח שהאירוע יזרום בהרמוניה ותקדם את סיכויי ההצלחה שלו באופן משמעותי.
חפשו מרכיב אחד יוצא דופן שיכתיב את הטון באירוע
אחד הדברים שיכולים להפוך אירוע למיוחד, מקורי ובלתי נשכח, הוא מרכיב מסוים יוצא דופן באולם האירועים. כמובן שהמרכיב הזה צריך להיות משמעותי ובולט. לדוגמא, עיצוב מיוחד בסגנון מסוים, כאשר כל הפריטים באולם נבחרו בהתאמה אליו, החל מפריטי הריהוט ועד גופי התאורה והצבע על הקירות, ואפילו המוזיקה המתנגנת ברקע והריחות המופצים במקום. דוגמא נוספת, שירותי קייטרינג יוצאי דופן, בסגנון מובהק ועדכני, שאי אפשר שלא להנות ולהתרשם מהמנות המוגשות בו. זהו בדיוק ה״אקס פקטור״ – הדבר הזה שהופך אירוע מ״עוד אחד״ ליחיד ומיוחד.
