כתבות בנושא: עסקיים

מחפשים את המקום המושלם עבור אירועים עסקיים במרכז? הכירו את פנינת האירועים של תל אביב

במיקום ייחודי בלב ההומה של תל אביב, אולם האירועים High& משלב בצורה מושלמת את האנרגיה הדינמית של העיר עם אלגנטיות מתוחכמת כדי ליצור חווית אירוע בלתי נשכחת. המתחם הרבגוני הזה, שעוצב להכיל מגוון רחב של אירועים, מציב רף חדש לאירועים עסקיים על ידי הנגישות שהוא מציע, השירותים החדשניים והנופים הפנורמיים של העיר.

אם אתם מתכננים אירוע עסקי ורוצים לערוך אותו במקום מיוחד ואיכותי, הכירו את כל היתרונות הבולטים של High&: 

מרכזי ונגיש: מיקום אידיאלי המאפשר הגעה מהירה ונוחה

High& שוכן במיקום אסטרטגי בלב המסחרי התוסס של תל אביב, ומציע מיקום נגיש בהגעה ברכב פרטי ובתחבורה ציבורית. קרבתו לכבישים ראשיים מבטיחה נסיעות חלקות ונוחות, מפחיתה באופן דרמטי את הלחץ הקשור לנסיעות ממושכות או מסובכות והופכת את החווייה של להמשתתפים לטובה יותר כבר בדרך לאירוע. המיקום המרכזי הזה גם משפר משמעותית את הנוכחות ומגדיל את מספר המשתתפים באירוע.

בנוסף, אולם האירועים High& נמצא בקרבת מתקני חניה רבים המספקים חוויה נגישה ונוחה לאלו שמגיעים לאירוע ברכבם הפרטי. מיקומו המעולה נמצא בקרבת אפשרויות אירוח שונות, ממלונות בוטיק ועד מלונות יוקרה, ונותן מענה לאורחים שמגיעים מרחוק מרחוק וכאשר מדובר באירוע המתפרס על פני יותר מיום אחד. מיקום אסטרטגי זה, יחד עם אפשרויות לינה שמסביב, מגביר את האטרקטיביות של High& כמקום מוביל עבור אירועים עסקיים במרכז.

חלל אירועים שמשקף את העסק והמותג שלכם

עם הכניסה למתחם High&, האורחים נכנסים לחלל עכשווי המעוצב בקפידה ומצויד ברהיטי מעצבים ואקססוריז מרהיבים. אזור הקומה התחתונה משמש כקנבס רב תכליתי שניתן להתאים לכל אירוע. מאירועי חברה אינטימיים ועד לפגישות עם לקוחות בקנה מידה גדול וכנסים מקצועיים, ניתן לשנות את החלל כך שישקף את יעדי המותג והאירוע הייחודיים שלכם.

העליה אל הגג חושפת דק עץ רחב ידיים, המציע נופים עוצרי נשימה של הנוף העירוני והמרהיב של תל אביב. חלל האירועים הממוקם על הגג, מסוגל לארח שפע של אירועים עסקיים ויוצר חוויה בלתי נשכחת תחת קו הרקיע המהפנט של העיר. האורות המנצנצים של תל אביב, בשילוב עם הקסם המיוחד של המקום, יוצר אווירה מלאה בקסם ומהנה עבור כל המשתתפים.

מקום שמשדרג כל אירוע

High& הוא יותר מסתם מקום אירועים – הוא חלק בלתי נפרד מחוויית האירוע. המתחם משדר אווירה מזמינה, שמחה ומשוחררת, המשלבת יוקרה וסטייל. אולם האירועים נועד לארח מגוון אפשרויות בילוי, כולל אירועים עסקיים משלל סוגים, מה שהופך אותו למקום שלא רק מספק חלל לאירוע אלא גם משדרג אותו לחוויה הוליסטית ובלתי נשכחת.

שירותים ומתקנים מתקדמים שעושים את ההבדל

אולם האירועים High& מציע מעטפת רחבה של שירותים מתקנים, כולל מערכות סאונד, מולטימדיה ותאורה מתקדמות ואיכותיות. כל אלה מאפשרים למארגנים לנהל את האירוע בצורה חלקה, תוך התאמת התאורה, הסאונד וכל חלק באירוע כך שיעמוד בדרישות האירוע הספציפיות. התוצאה הסופית היא אירוע עסקי המבוצע בקפידה שמספק חוויה מושלמת למשתתפים ומבטיח שהיעדים העסקיים שלכם יעמדו בהצלחה.

חוויות קולינריות בלתי נשכחות

אי אפשר שלא לדבר על הדובדבן שבקצפת – היכולות הקולינריות של High&. השירותים הקולינריים שלנו מספקים מסע גסטרונומי ייחודי, המוסיף מימד חדש לחוויה ולאטרקטיביות הכוללת של האירוע.

צוות הקייטרינג מורכב משלל אנשים נלהבים ומוכשרים שיוצרים מנות שמפעילות את כל החושים. כל מנה מוכנה מחומרי גלם מעולים, תוך שימת דגש על טריות, איכות ומצוינות קולינרית שיוצרות יחד חוויה קולינרית מענגת ובלתי נשכחת.

מסקנה: אולם אירועים High& מספק את כל מה שאתם צריכים לאירוע עסקי מושלם

High& הוא מקום לאירוע עסקי בתל אביב המציע סטנדרט חדש של איכות והנאה בכל הנוגע לאירועים עסקיים משלל סוגים. בזכות המיקום המרכזי והנגיש, הגג הפתוח המשקיף על נוף פנורמי ומרהיב של העיר, חללים מגוונים ומעוצבים הניתנים להתאמה אישית והיצע קולינרי יוצא דופן, תוכלו להפיק אירוע עסקי שיחקק בזכרונם של המשתתפים שלכם בזכות הסיבות הנכונות. על ידי בחירה במתחם האירועים High&, אתם לא רק בוחרים מקום לאירוע, אלא רותמים לצדכם צוות מקצועי ואדיב אשר פועל ללא הרף כדי לממש את חזון האירוע שלכם עד לפרט הקטן ביותר. 

ויש גם כמה טיפים לקינוח

5 דברים שכדאי לקחת בחשבון בהפקת אירוע עסקי:

1.קבעו יעדים ברורים: התחילו בהגדרת מטרת האירוע שלכם. היא יכולה להיות השקת מוצר חדש, נטוורקינג של המשתתפים, מסיבת חברה, כנס ועוד. הגדרה ברורה של המטרות שלכם תנחה את כל ההיבטים האחרים של תכנון האירוע, מהפורמט ועד לרשימת האורחים.

2.הכירו את הקהל שלכם: זהו מי קהל היעד שלכם. זה יעזור לכם לעצב את האירוע בצורה שתואמת את הציפיות, הצרכים והאינטרסים שלהם. הכרת הקהל שלכם יכולה להשפיע על כל דבר, החל מהדוברים המרכזיים שאתם מזמינים ועד אפשרויות הקייטרינג והפעילויות האינטראקטיביות שאתם מתכננים.

3.צרו תכנית מפורטת: התוכנית שלכם צריכה לכלול אבני דרך וצירי זמן עיקריים, כמו מתי לשלוח הזמנות, להזמין מרצים, להפיק גרפיקות וכו'. תוכנית מקיפה תבטיח שלא תפספסו שלבים מכריעים ותעזור לשמור על כל המעורבים בהפקת האירוע מסונכרנים זה עם זה.

4.הקפידו על תקשורת אפקטיבית: בין אם זה צוות האירוע שלכם, נותני החסות, הספקים או המשתתפים, תקשורת יעילה היא המפתח לאירוע מוצלח. השתמשו בתוכנה או בפלטפורמה לניהול אירועים כדי לייעל את התקשורת ולהבטיח לכולם את המידע העדכני ביותר.

5.בחרו תוכן מרתק ואמצעי סאונד איכותיים: הרמקולים והתוכן שתבחר חיוניים במיוחד לאירוע עסקי מוצלח. קחו בחשבון את תחומי העניין של המשתתפים שלכם ובחרו מרצים ונושאים שימשכו את תשומת ליבם, יעוררו דיונים מרתקים ויספקו תובנות חשובות.

לבסוף, כל אירוע עסקי מצוין מצריך אולם אירועים מצוין. צרו איתנו קשר ונשמח לסייע לכם בהפקת אירוע עסקי בלתי נשכח. 

כל מה שצריך לדעת על הפקת אירועים עסקיים בתל אביב

הפקת אירוע עסקי מוצלח דורשת תכנון קפדני, תשומת לב לפרטים והתמקדות בהענקת ערך למשתתפים. החל מהגדרת יעדים ובניית תוכנית מקיפה, ועד לניהול לוגיסטיקה, הפעלת נותני חסות ותעדוף חווית המשתתפים – כל היבט ממלא תפקיד מכריע בהצלחת האירוע. טיפים חשובים שכדאי לאמץ וליישם, ולהבטיח אירוע ייחודי, מקצועי, מרשים ועם השפעה משמעותית

 

הפקת אירועים עסקיים בתל אביב דורשת תכנון קפדני, תיאום ותשומת לב לפרטים. בין שאתם מארגנים כנס, תערוכה, מסיבת חברה או אירוע פנים ארגוני אחר, ישנם מספר גורמים מרכזיים שיש לקחת בחשבון כדי להבטיח אירוע שמצד אחד מתנהל חלק ועם זאת, הוא גם רב השפעה. 

טיפים חשובים לתחילת הדרך

הגדירו את המטרות שלכם

השלב הראשון בהפקת אירוע עסקי הוא הגדרת היעדים. נסחו בצורה ברורה – מה אתם שואפים להשיג באמצעות האירוע. האם המטרה היא לייצר לידים לעסק, להעשיר את המשתתפים, להשיק מוצר חדש או לייצר הזדמנויות חדשות לנטוורקינג? יעדים המוגדרים היטב, ינווטו את תהליך התכנון שלכם ויסייעו לכם לקבל החלטות מושכלות לגבי מבנה האירוע, התוכן והגישה הכוללת.

תוכנית ותקציב

לאחר שהגדרתם את היעדים המרכזיים שלכם, הגיע הזמן לבנות תוכנית ותקציב מקיפים לאירועים. התחילו בפירוט מרכיבי המפתח של האירוע, לרבות בחירת מקום, שיווק וקידום, דוברים או פרזנטורים, קייטרינג, שירותי סאונד והגברה ולוגיסטיקה. הקצו תקציב ריאלי לכל מרכיב ובדקו אפיקי מימון פוטנציאליים, כגון מכירת כרטיסים או חסויות, שיסייעו לקזז עלויות. תוכנית ותקציב מחושבים היטב, ישמשו כמפת דרכים לכל תהליך הפקת האירוע.

בחירת מקום

בחירה נכונה של  מקום לאירוע עסקי בתל אביב היא קריטית להצלחת האירוע שלכם. קחו בחשבון גורמים כמו מיקום, קיבולת, שירותים והתאמה לנושא ולדרישות האירוע שלכם. בקרו במקומות פוטנציאליים, העריכו את המתקנים שיש בהם, וערכו משא ומתן על חוזים שמתאימים לתקציב ולצרכי האירוע שלכם.

שיווק וקידום

שיווק וקידום המתבצעים באופן יעיל ונכון, הם עניין חיוני לצורך הבאת משתתפים לאירוע שלכם. יש לפתח אסטרטגיית שיווק מקיפה, תוך שאתם לוקחים בחשבון ערוצים שונים כגון מדיה חברתית, ניוזלטרים, קידום ממומן באתרים ופרסום ממוקד. העבירו בצורה ברורה את הערך של האירוע, שימו דגש על דוברים או תכנים מרכזיים, והדגישו את היתרונות שהמשתתפים יקבלו מההשתתפות. השתמשו באמצעים ויזואליים משכנעים, תוכן מרתק ופלטפורמות רישום מקוונות, על מנת לייעל את תהליך ההרשמה.

פיתוח תוכנית ותוכן

 התוכנית והתוכן של האירוע, צריכים להיות מותאמים לספק ערך לקהל היעד שלכם. זהו נושאים ומגמות רלוונטיות, המתאימים למטרות האירוע. רכזו מגוון רחב של דוברים, פרזנטורים ואנשי פאנל, שיכולים לספק תובנות ומומחיות ייחודיות. שלבו גם הפעלות אינטראקטיביות, סדנאות והזדמנויות ליצירת תקשורת, על מנת לשפר את המעורבות ולטפח קשרים משמעותיים בין המשתתפים. ודא שהתוכן הוא גם מעשיר וגם מרתק, כדי להשאיר את המשתתפים בעניינים לאורך כל האירוע.

לוגיסטיקה ותפעול

ניהול לוגיסטיקה ותפעול הם היבטים קריטים בהפקת אירוע עסקי. קחו בחשבון גורמים כמו הרשמה, שילוט באתר, דרישות סאונד ותאורה ותמיכה טכנית. תיאום של ספקים, קייטרינג ושירותים שונים, חייב להתבצע מראש ובאופן מסודר, על מנת להבטיח אירוע חלק שהכל בו ״מתקתק״. בנו לוח זמנים מפורט והקצו מספיק זמן לכל מפגש, הפסקה ומעבר. כמו כן, מומלץ להכין תוכניות מגירה כדי לתת מענה לנסיבות בלתי צפויות ולצמצם שיבושים במהלך האירוע.

חסות ושותפויות

בניית שותפויות אסטרטגיות וגיוס נותני חסות, יכולים לספק תמיכה נוספת לאירוע שלכם. זהו נותני חסות פוטנציאליים, שמתיישרים עם קהל היעד והיעדים של האירוע שלכם. פתחו חבילות חסות המציעות הטבות אטרקטיביות, כגון הזדמנויות מיתוג, משבצות דיבור או גישה בלעדית. שיתוף פעולה עם נותני חסות ושותפים נועד למקסם את החשיפה וליצור מצב של win-win שמקנה ערך לשני הצדדים המעורבים.

חווית משתתפים

חווית המשתתפים צריכה להיות בחזית מאמצי הפקת האירוע שלכם. שימו לב לכל נקודת מגע, מתהליך ההרשמה והצ'ק-אין ועד לאיכות המפגשים ובחנו את השתלשלות האירועים דרך הפריזמה של האורחים. צרו סביבה מסבירת פנים ומושכת, המעודדת יצירת קשרים, שיתוף פעולה וחילופי ידע. מנפו אמצעים טכנולוגים כדי לשפר את חווית המשתתפים, כגון אפליקציות לאירועים, המספקות לוחות זמנים מותאמים אישית, פיצ׳רים אינטראקטיבים ועדכונים בזמן אמת. בדקו את האופציה  לשלב אלמנטים ייחודיים ובלתי נשכחים, כגון נואמים מרכזיים, הופעה אטרקטיבית או תערוכות אינטראקטיביות, על מנת לייצר השפעה מתמשכת על המשתתפים.

ניהול צוות ומתנדבים

צוות מאורגן ומתודרך היטב הוא עניין חיוני להפקה חלקה ומקצועית של אירוע עסקי. הגדירו תפקידי מפתח וחלוקת אחריות, והרכיבו צוות מסור עם סט מיומנויות מגוון, שיוכל לטפל בהיבטים שונים של האירוע. הסבירו את הציפיות שלכם בצורה ברורה וספקו את ההדרכה ואת המשאבים הדרושים לכך. האצילו סמכויות והקימו ערוצי תקשורת קבועים, כדי להבטיח תיאום ויישור קו. במידת הצורך, גייסו מתנדבים שיוכלו לסייע בפעילויות שונות של האירוע. הקפידו להביע הוקרת תודה ובטאו את הערכתכם למאמצים של הצוות והמתנדבים, שכן, מסירותם ועבודתם הקשה יתרמו תרומה משמעותית להצלחת האירוע.

במהלך האירוע: שמירה על רמה גבוהה של מקצועיות ושירות לקוחות

שמירה על רמה גבוהה של מקצועיות ומתן שירות לקוחות יוצא דופן הם המפתח להפקת אירוע עסקי מוצלח. מומלץ לתדרך את הצוות והמתנדבים שלכם לייצג את הארגון שלכם ביעילות, תוך מתן סיוע מהיר ואדיב למשתתפים. צפו וענו על צרכי המשתתפים באופן יזום, תוך הבטחת נוחות ושביעות רצונם לאורך כל האירוע. השיבו לפניות ולפידבקים באופן מיידי ומקצועי, תוך הוכחת המחויבות שלכם לספק חוויה חיובית.

ניהול סיכונים והכנת תוכנית מגירה

בעוד שאתם כמובן מייחלים לאירוע חלק ומוצלח, חשוב להתכונן מבעוד מועד לגורמים בלתי צפויים, לבצע הערכה של  סיכונים פוטנציאליים ולהכין תוכניות מגירה. הגדירו מהם הסיכונים הפוטנציאליים, כגון כשלים טכניים, שיבושי מזג אוויר או ביטולים של הרגע האחרון, ופתחו אסטרטגיות למזעור נזקים. בחירה באולם אירועים בתל אביב, המספק עבורכם את האופציה לקיים את האירוע במקום סגור, מקורה וממוזג, היא סוג של רשת ביטחון מבחינה זו. בבחירה כזו, אתם למעשה מנטרלים את הגורם הלא צפוי של מזג האוויר, ויכולים לישון בשקט, בידיעה שאלמנט זה לא יכול להפתיע אתכם. כמו כן, הכינו מראש אפשרויות גיבוי לרכיבים קריטיים כמו ציוד סאונד והגברה (עניין שכדאי לדון בו עם הספקים שאתם עובדים מולם), וכתבו פרוטוקולי תקשורת ברורים, שיסייעו לכם בבוא בעת, לטפל בכל מצב בלתי צפוי. מומלץ לסקור ולעדכן באופן קבוע את רשימות ניהול הסיכונים ותוכניות המגירה שלכם, על מנת להבטיח מוכנות לנסיבות בלתי צפויות.

קיימות ואיכות הסביבה

בעידן הנוכחי, חשוב לקחת בחשבון את ההשפעה הסביבתית של האירוע העסקי שאתם מפיקים. השתדלו לשלב פרקטיקות ברות קיימא בתכנון האירוע שלכם, כגון מזעור פסולת, קידום מיחזור והפחתת צריכת האנרגיה. בחרו ספקים  ידידותיים לסביבה המתאימים למטרות הקיימות שלכם וחפשו אולם אירועים במרכז, שהצוות בו מקפיד על היבטים אקולוגיים. על ידי מתן עדיפות לקיימות, אתם למעשה  מפגינים את המחויבות של הגוף העומד מאחורי האירוע לאחריות חברתית תאגידית, ותורמים לתעשיית אירועים מודעת יותר לסביבה.

הערכה וניתוח שלאחר אירוע

 לאחר סיום האירוע, חיוני להעריך את הצלחתו ולאסוף משוב לשיפורים עתידיים. ערכו סקרים לאחר האירוע כדי לאסוף משוב מהמשתתפים ולהעריך את רמות שביעות הרצון שלהם. נתח נתונים על נוכחות, מעורבות, הכנסות ומדדי ביצועים מרכזיים אחרים כדי למדוד את ההשפעה והצלחתו של האירוע. לזהות תחומי שיפור ולחגוג הצלחות. השתמש בתובנות שהושגו כדי לחדד את אסטרטגיות הפקת האירועים שלך לאירועים עתידיים ולהבטיח צמיחה ופיתוח מתמשכים.

למידה והתאמה מתמשכות

הפקת אירוע עסקי היא תהליך למידה מתמשך. הישארו מעודכנים לגבי מגמות בתעשייה, טכנולוגיות מתקדמות ושיטות עבודה מומלצות בניהול אירועים. השתתפו בכנסים ובסדנאות כדי לקבל תובנות ממומחים ולצורך יצירת נטוורקינג עם עמיתים. בקש משוב מהמשתתפים, מנותני החסות ומהשותפים שלכם, על מנתי לזהות תחומי שיפור ולעדכן את האסטרטגיות שלכם. אמצו חדשנות והיו פתוחים לנסות גישות חדשות כדי לשפר את חווית המשתתפים ולהבטיח את ההצלחה ארוכת הטווח של האירועים העסקיים שאתם מפיקים.

מעקב ובניית מערכות יחסים

לאחר האירוע, שמרו על תקשורת עם המשתתפים והמשיכו לטפח את הקשרים שנבנו במהלך האירוע. תוכלו לעשות זאת באמצעות אימייל מעקב עם הודעה אישית המביעה הכרת תודה, ושיתוף תובנות שנדונו באירוע. בחנו את האפשרות של הקמת  קהילה או פלטפורמה מקוונת, שבה המשתתפים יכולים להישאר מחוברים, ולגשת למשאבים נוספים. נצלו את פלטפורמות המדיה החברתית כדי ליצור אינטראקציה עם המשתתפים, לשתף את הנושאים הבולטים באירוע שהתקיים ולקדם אירועים עתידיים. בנייה וטיפוח קשרים מעבר לאירוע, תורמים לקהילה חזקה ויוצרים את הבסיס לשיתופי פעולה עתידיים.

דגשים חשובים בהפקת אירוע עסקי

הפקת אירוע עסקי מוצלח דורשת תכנון קפדני, תשומת לב לפרטים והתמקדות בהענקת ערך למשתתפים. החל מהגדרת יעדים ויצירת תוכנית מקיפה ועד לניהול לוגיסטיקה, הפעלת נותני חסות ותעדוף חווית המשתתפים, כל היבט ממלא תפקיד מכריע בהצלחת האירוע הכוללת. על ידי הקפדה על שיקולים מרכזיים אלה ולמידה מתמדת מכל אירוע, תוכלו להפיק אירועים עסקיים משפיעים ובלתי נשכחים, שישאירו רושם מתמשך על המשתתפים ויתרמו לצמיחה ולהצלחת הארגון העומד מאחוריהם.

 

לסיכום, הפקת אירוע עסקי מוצלח דורשת גישה הוליסטית הכוללת תכנון אסטרטגי, ביצוע קפדני ומחויבות לשיפור מתמיד. על ידי התחשבות בגורמים כגון ניהול סיכונים, קיימות, מקצועיות וחדשנות, תוכלו להפיק אירועים עם משמעות ואימפקט. באופן זה, האירועים העסקיים שתפיקו, יהפכו להזדמנויות חשובות ליצירת קשרים, העשרה וצמיחה.

אולם אירועים במרכז: איך לבחור את המקום המושלם לאירוע עסקי

מפיקים אירוע עסקי או אירוע חברה? מה חשוב לבדוק שיש באולם האירועים בו יתקיים האירוע, ומהן הדרכים להבטיח שהאירוע יהיה מוצלח וייחודי? כך תוודאו  שהחוויה מהאירוע תהדהד בקרב המשתתפים עוד זמן רב לאחר סיומו

האירוע העסקי אותו אתם מפיקים מתחיל לקבל צורה ושם, ופניכם אל עבר המשימה החשובה היותר בהפקה – מציאת אולם אירועים במרכז. אם יש לכם ניסיון בהפקה, אתם ודאי כבר יודעים שמדובר בצעד החשוב והקריטי ביותר להצלחת האירוע. אפשר לומר, במובן רב, שהאולם בו יתקיים האירוע – הוא האירוע. תשמחו לשמוע שאולמות אירועים רבים כיום, מכילים מראש או יכולים להכיל את כל קשת המרכיבים להם אתם זקוקים באירוע שלם – שירותי קייטרינג, הגברה ותאורה, צוות עיצוב ועוד. חשוב לדעת נתונים אלו, שכן, הם יכולים לסייע לכם לקדם את תהליך ההפקה ללא היכר, ולחסוך לכם הרבה עבודה וזמן.

להיבט הזה יש משמעות נוספת חשובה – במובן מסוים, לבחור באולם אירועים ש״סוגר לכם את כל הפינות״, זה גם ללכת על בטוח, מאחר והספקים הפועלים במקום כבר יודעים להתנהל בו ביעילות, וכבר עשו את האדפטציות הנדרשות למקום, כך שהבחירה הזו מבטיחה לכם גם מינימום תקלות במהלך האירוע – עניין חשוב ביותר להצלחת האירוע. מפיקים מנוסים יודעים גם שהדאגה הזו, שהכל יתנהל חלק באירוע, היא אחת הכבדות ומאלו שהכי מדירות שינה מעיניהם.

הגעתם לאולם אירועים פוטנציאלי? מהם הדברים החשובים שיש לבדוק במקום

לקבל מושג על תמחור המרכיבים השונים

מובן מאליו, שהדבר הראשון שעליכם לבדוק כאשר אתם בוחנים אולם אירועים כזה או אחר, הוא שהתקציב שלכם בכלל מאפשר לשכור את המקום. אבל עוד הרבה לפני שאתם מגיעים לראות אולם, חשוב להבין את פריסת התקציב שלכם לאירוע, בדגש על הסכום המוקצב לאולם האירועים. כאשר תבחנו מקומות שונים, תתחילו לקבל מושג לגבי התמחור, מה שעשוי לסייע לכם בניהול משא ומתן בשלב הבא. 

ברוב אולמות האירועים, יציעו לכם גם אפשרויות תמחור מדורגות, לצד גמישות מסוימת עם התשלום על המרכיבים השונים, מה שעשוי לעזור לכם לשמור על גבולות התקציב שהוגדרו מראש. עם זאת, חשוב לפעול באופן שקול וריאלי, ולוודא שהאולם שאתם רוצים לשכור אכן מתיישר עם התקציב שלכם, ושתוכלו להשיג את כל המטרות שלכם במסגרת מחיר הנתון.

פריסת החללים במקום

יותר מבכל אירוע, באירוע עסקי חשוב לבדוק את פריסת החללים של האולם. מדוע? מאחר ואירועים עסקיים נחלקים לסוגים שונים, ואי לכך גם מצריכים היערכות שונה, לרבות פריסה שונה של החללים ופסיליטיז שונים. באירועי חברה וכנסים למשל,  בדרך כלל יהיו הרצאות על ידי דוברים שונים, מצגות, פעילויות קבוצתיות, מינגלינג, כיבוד וכו'. בעת בחירת חלל, עליכם לוודא שהפריסה במקום מתאימה לכל הפעילויות שבתוכנית.

כמו כן, חשוב לשים דגש על גודל המקום. כדאי לוודא ששטח האולם מתאים בדיוק לכמות המוזמנים לאירוע. לדוגמא, אם האירוע צפוי להכיל עד 300-350 איש, כדאי להתמקד בחיפוש אחר מקום לאירועים קטנים בתל אביב. אם מדובר על על אירוע גדול, כלומר יש לכם ברשימת המוזמנים יותר מ-400 איש, יש לסנן את המקומות שאינם יכולים להכיל כמות כזו של משתתפים. זהו היבט חשוב יותר מכפי שנהוג לחשוב – חלל עצום שרובו נותר ריק במהלך האירוע, עלול להסתכם בחוויה מביכה ולא נעימה של האורחים, עם אווירה משונה ולא ״מתחברת״, ואילו מהצד השני, חלל צפוף וקטן מדי, הוא לא פחות בעייתי כמובן.

מהם המתקנים והאמצעים הטכנולוגיים העומדים לשירותכם במקום?

כאשר אתם בודקים האם האולם מתאים לאירוע שלכם, חשוב לבדוק מהם המתקנים שהמקום מציע. התחילו מהבסיסי ביותר – האם יש מספיק חדרי שירותים כדי להכיל את כל המשתתפים? אתם רוצים להיות בטוחים שמי שירצה להתפנות במהלך האירוע, לא יאלץ להמתין בתורים ארוכים. האם יש במקום את כל פריטי הריהוט שאתם זקוקים להם, לרבות שולחנות וכיסאות? בדרך כלל, באירועי חברה למשל, התוכנית כוללת הפעלות גיבוש צוות ופעילויות בחלוקה לקבוצות קטנות, כך שיש לוודא שיש במקום מספיק כיסאות ושולחנות זמינים. בחלק מאולמות האירועים, תמצאו גם ספות, שיאפשרו לאורחים לנוח בין הפעילויות. בדקו – האם המקום מציע גם חדרים נוספים שהמשתתפים יכולים לעשות בהם שימוש? הדבר יכול להיות חיוני למשל לצורך פעילויות לגיבוש צוותים. אם האולם כולל גם חללים מסוג זה, זהו יתרון.

לבסוף, תרצו לוודא שלמקום יש מערך טכנולוגי מתקדם. האם יש להם חיבור Wi-Fi חזק ואמין כאשר יוקרנו מצגות במהלך האירוע? האם ישבמקום מקרנים ומערכות סאונד שיספקו לאורחים את החוויה הטובה ביותר? האם האולם מציע צוות טכני שיעמוד לשירותכם במקרה של תקלות במהלך האירוע? אלו הם דברים שכדאי לקחת בחשבון, על מנת להבטיח שהאירוע שלכם יתנהל בצורה חלקה ככל האפשר.

ההבדלים המשמעותיים בין סוגי האירועים העסקיים

על מנת לבחור את המקום המתאים ביותר עבור האירוע שלכם, חשוב מאוד להעמיק בהבדלים המשמעותיים בין אירוע לאירוע. אחרת, איך תדעו אם עליכם לחפש מקום לאירוע חברה בתל אביב או מקום לאירוע עסקי אחר?

אירועי חברה – אירועים פנימיים לעובדים

אירועי חברה עם אירועים המיועדים לעובדי החברה בלבד, וגם הם עצמם נחלקים לסוגים שונים. ישנם אירועים שמטרתם לגבש בין צוותי העובדים, הכוללים בדרך כלל תהליך שמטרתו קירוב וחיבור בין עובדים, באמצעות פעילויות קבוצתיות שונות המעודדות עבודת צוות, שיפור התקשורת בין המשתתפים ועוד.

ישנם אירועי חברה שמטרתם היא פשוט לפרגן לעובדים ולעשות להם ״גוד טיים״ מטעם החברה. האירועים האלה הם בדרך כלל פשוט מסיבה מושקעת, שתכליתה בילוי וכיף. לא פעם, אירועים מסוג זה מתקיימים בסמוך לחגים משמעותיים כמו חגי תשרי, פסח, פורים ואף מועדים כמו ערב השנה החדשה (סילבסטר) וכו׳. כמו כן, לעתים מקיימים אירועים מסוג זה על מנת לחגוג הישג משמעותי של החברה, כמו הנפקה בבורסה, במקרה של חברות הייטק שונות, או צמיחה משמעותית וגידול בהכנסות וברווחים. 

כך או כך, המטרה המרכזית באירועי חברה היא לקדם את הקשר שבין העובדים ואת שביעות רצונם מהמעסיקים שלהם. 

אירועים עסקיים חיצוניים

אירועים עסקיים חיצוניים, בדרך כלל מקדמים מטרות מסחריות או שיווקיות, ותכליתם לחשוף מוצר מסוים, לחבר בין אנשי עסקים מתחום מסוים או לייצר עסקאות שונות. באירועים מסוג זה, הרושם חשוב במיוחד, שכן, לא פעם האירוע הוא הפנים של החברה העומדת מאחוריו. 

כל אחד מסוגי האירועים הללו, מצריך היערכות מסוג אחר וכמובן אולם עם אמצעים שונים ובסגנונות שונים, וחשוב מאוד להתאים את המקום לאופי ולצרכי האירוע. 

רוצים להרשים את האורחים? מקום לאירוע עסקי בתל אביב הוא ללכת על בטוח

אם אתם שוקלים לבחור במקום לאירוע עסקי בתל אביב עבור האירוע שלכם – אתם בהחלט בכיוון הנכון. הבחירה בעיר הפופולרית והמרכזית ביותר בארץ, היא ללא ספק התחלה מצוינת לאירוע שלכם. לתל אביב יש מוניטין מסוים וגבוה, ״אפיל״ מסוים, עם קונוטציות של סטייל ושל יוקרה. כאשר העיר שבה הכל קורה, היא התפאורה באירוע שלכם, מכאן הדרך לאירוע שכולו שיק וטעם טוב כבר סלולה בפניכם.

הבחירה במיקום מרכזי עבור האירוע, היא פקטור חשוב מאין כמותו עוד לפני שדיברנו על האירוע עצמו. שכן, אחוזי ההשתתפות באירוע, מלכתחילה, תלויים מאוד במקום בו הוא צפוי להתקיים. ככל שהמיקום יהיה פופולרי וקרוב יותר עבור מירב המוזמנים, כך אחוז גדול יותר מהם יאשרו את הגעתם אליו. 

כמו כן, ה״פרסטיז׳״ והאטרקטיביות של תל אביב, יגרמו למשתתפים באירוע להרגיש שבחרו את הטוב ביותר עבורם, שפרגנו להם והשקיעו בהם. כידוע, הסטנדרטים של אולמות אירועים בעיר הם גבוהים, בהתאם לסביבה בה הם מתקיימים, וכך גם הזמינות של ספקים מהשורה הראשונה, לרבות חברות קייטרינג בניצוחם של שפים מבוקשים, שירותי הגברה ותאורה מתקדמים ועוד. 

דרכים נוספות להבטיח שהאירוע שלכם יהיה ייחודי ומרשים

קונספט יוצא דופן

מלבד הבחירה בלוקיישן גיאוגרפי מרכזי, כדאי לבחור באולם אירועים שיש בו קונספט מיוחד ויוצא דופן, ולוותר על אולמות גנריים, שהמבנה, העיצוב ופריסת החללים בו הם צפויים ובנליים. לדוגמא, אירוע המתקיים על גג אורבני נוטף שיק, אירוע בחצר פתוחה ומטופחת, אירוע בבר שעבר הסבה בהתאם לצרכי האירוע הספציפי ועוד. זה הזמן לחשוב מחוץ לקופסא.

אוכל מקורי וברמה גבוהה

אין זה סוד שהאוכל הוא האלמנט המרכזי, החשוב והנזכר ביותר באירועים. בניגוד לעבר, כיום ישנה ציפייה מסוימת לקולינריה ברמה גבוהה באירועים. כחברה, עברנו כברת דרך בהיבט הזה וכיום ישראל נחשבת למעצמה קולינרית, ולא בכדי. מצפים מכם להשקיע ולפנק עם האוכל המוגש באירוע, אפילו אם מדובר במסיבת קוקטייל ולא בסעודה של ממש. בחרו מנות עדכניות, מקוריות ואיכותיות, ותרשמו הצלחה מסחררת באירוע.

עיצוב עדכני

בהמשך לקונספט הבלתי שגרתי שכדאי שאולם האירועים יתאפיין בו מראש, כדאי לחשוב על קו מסוים ומקורי, שהאולם יעוצב בו. אם זו מסיבת חברה המתקיימת בלילה, למשל, תוכלו להחליט על קונספט של דיסקו ולעצב את האולם בסגנון סבנטיז מנצנץ ומשמח, עם כדורי דיסקו ושלל קישוטים בסגנון. יש לציין, שחשוב שהקונספט העיצובי יתאים לנושא האירוע ולאופי האירוע באופן מושלם, אחרת עלולה להתקבל תחושה של אירוע מפוזר וחסר קוהרנטיות. 

אלמנט הפתעה

האורחים שלכם לא ראו את זה בא… הופעה שווה של אמן מבוקש, סרטון וידאו קורע, פוד טראק עם מנה סופר פופולרית ושווה, דוכן גלידות ועוד. חישבו איך אתם יכולים להביא לאירוע משהו אחד שיעשה למשתתפים בו ״וואו״ אחד גדול.

מתנות שוות 

״מתנות שוות.. מישהו שלח לי מתנות שוות…״ כן, אנחנו יודעים שבמקור השיר מדבר על מתנות קטנות, אבל זה לא סותר את זה שהן יהיו גם שוות. אם תשאירו את האורחים שלכם עם מתנה שימושית או מגניבה באמת, שיש לה קשר עם האירוע כמובן, החוויה מהאירוע עצמו תמשיך להדהד אצלם לאורך זמן עוד הרבה אחר כך. זה הזמן להתעמק בעניין, ולמצוא משהו מתאים. מומלץ להתייעץ עם מנהלי החברה העומדים מאחורי האירוע המדובר.

אולם אירועים קטן בתל אביב? כך תמצאו את המקום המושלם לאירוע שלכם

מתחמי האירועים הגנריים ואולמות הכנסים של בתי המלון, כבר מזמן הוחלפו במקומות מקוריים יותר כמו גגות אורבניים לאירועים, יקבי יין, גלריות לאומנות ועוד. נכון, לכאורה, כל הסיפור הזה לא הופך את החיים שלכם, אלו העומדים בראש ההפקה, לקלים יותר. מהצד השני, אם תשכילו לבחור במקום מיוחד, ולאתר את האיכותי ביותר בין האופציות העומדות בפניכם – הדרך להצלחה כבר סלולה

אף אחד לא מטיל ספק בכך שתכנון והפקת אירועים זה ביג דיל. לצד ההתרגשות העצומה, הדבר עלול להפוך במהרה לצונאמי של משימות, קבלת החלטות גורליות והמון כאבי ראש. בסופו של דבר, הצלחתו של אירוע תלויה בדבר אחד: המקום בו הוא נערך.

יש מצב טוב שבעבר, היה מדובר במשימה קלה יותר, כאשר לא היו המון אופציות של מקומות לאירועים. אבל הימים האלו חלפו. מתחמי האירועים הגנריים, ואולמות הכנסים של בתי המלון, כבר מזמן הוחלפו במקומות מקוריים יותר כמו גגות אורבניים לאירועים, יקבי יין, גלריות לאומנות ואפילו לוקיישנים ממש יוצאי דופן כמו לב מדבר, ספריות עתיקות, אתרים היסטוריים ועוד. נכון, לכאורה, כל הסיפור הזה לא הופך את החיים שלכם, אלו העומדים בראש ההפקה, לקלים יותר. מהצד השני, אם תשכילו לבחור במקום מיוחד, ולאתר את האיכותי ביותר בין האופציות של אולמות אירועים קטנים במרכז הפתוחות בפניכם – הדרך להצלחה כבר סלולה. 

מאיפה מתחילים בחיפוש אחר המקום המושלם?

אוקיי, אז הבנו שמציאת המקום המתאים היא הדבר החשוב והמכריע ביותר שיש עליכם לעשות. אבל מאיפה מתחילים? איך מבצעים את תהליך החיפוש באופן המהיר והיעיל ביותר, ובדרך שתבטיח שנבחר את האולם המושלם עבור האירוע שלנו?

תשמחו לשמוע שאנשי הפקה רבים כבר עשו את זה לפניכם, ויש דרך ברורה וקבועה, שהצלחתה כבר הוכחה. ישנם מספר שלבים לעבור, לפי הסדר, וגם כמה שאלות שיסייעו לכם להתמקד ולסנן את המקומות המתאימים ביותר. פרמטרים כמו עלויות, קיבולת ופריסה, שירותים ומתקנים הם קריטיים, ומאוד לא מומלץ לדלג על בחינתם לעומק. הנה כמה טיפים ודגשים שיסייעו לכם לייעל את התהליך:

התחילו לחפש מוקדם ככל הניתן – לא פחות מ-4 חודשים לפני מועד האירוע

הצעד הראשון שיסייע לכם לנווט בתהליך חיפוש המקום, הוא להתחיל מוקדם ככל הניתן. לעניין הזה יש כמה אספקטים חשובים – קודם כל, אף פעם לא כדאי לקבל החלטות תחת לחץ, וככל שיתקרב מועד האירוע (ואתם עדיין ללא אולם), הלחץ יגבר. התזמון האידיאלי הוא לשריין מקום לפחות ארבעה עד שישה חודשים מראש, מה שמשחרר לכם מספיק זמן לטפל בשאר המרכיבים והמטלות, ואין ספק שיש לכם כאלו בשפע. סיבה נוספת להאיץ ולהקדים את החיפוש אחר אולם אירועים קטן בתל אביב, נעוצה בכך שהמקומות הפופולריים, השווים, המיוחדים והאטרקטיביים נחטפים מהר, וככל שתתעכבו, כך יהיו לכם פחות אופציות איכותיות והסיכוי שתצטרכו להתפשר על המקום עולה. כמו כן, ככל שיהיה לכם יותר מרחב נשימה, תוכלו להמשיך ולארגן את האירוע בנחת ולקבל את ההחלטות הנכונות. בנוסף, ישנם מרכיבים רבים באירוע אשר תלויים באולם עצמו, ולא תוכלו להתקדם ולסגור אותם עד שלא תסגרו את האולם. במיוחד כשמדובר על חברות קייטרינג וספקים שונים שתזדקקו לשירותיהם. כל הגורמים האלה תלויים לא רק באולם, אם כי גם במועד שתסגרו עם האולם.

אם תבחנו אם קהל האורחים שלכם – תקבלו את כל התשובות 

המקום בו יתקיים האירוע, צריך להוות השתקפות ישירה של קהל המשתתפים בו. זה לא משהו שאפשר לסכם בנתונים חד משמעיים, אבל בהחלט ניתן לנסות ולאפיין את סוג המשתתפים על פי פרמטרים כלליים של טווח גילאים, מקום מקורים, משלח יד ועוד, ובכך לנסות להגדיר את הסגנון והטעם הכללי של סוג הקהל שיגיע לאירוע. אם אתם מתכננים אירוע עבור עובדי הייטק צעירים, והאירוע המותכנן הוא מסיבה (ולא כנס מקצועי, למשל), יתאים פה מקום בסגנון של מועדון לילה. אם מדובר במשתתפים מבוגרים יותר, יתאים מקום באווירה רגועה ואלגנטית יותר וכו׳. נציין בהקשר זה גם שמקומות שונים לאירועים, יכולים לעבור ״מייקאובר״ של ממש בהתאם לדרישות שונות. זאת באמצעות שיטות שונות ואמצעים חדשניים בתחום עיצוב הפנים. זהו עניין שכדאי לקחת בחשבון במקרה שמצאתם מקום מצוין ואיכותי, שהוא לא ״אחד לאחד״ בסגנון של קהל היעד שלכם. אולי לא כדאי לוותר עליו כל כך מהר, אלא לעצור רגע ולחשוב מחוץ לקופסא, ולבדוק האם ניתן לעשות בו את השינויים והאדפטציות בהתאם לאורחים שלכם. כך או כך, כשאתם מתחילים בחיפוש אחר מקום לאירוע עסקי בתל אביב, חשבו איזה סוג של מקום יגרום לקהל שלכם להתרגש להיכנס אליו.

כל הדרכים להפוך אירוע לייחודי ובלתי נשכח

מה הופך אירוע למשמעותי ולבלתי נשכח? כרגיל, הכל נמצא בפרטים הקטנים: אירוע גדול הוא הסך הכולל של מרכיבים רבים. קולינריה משובחת, אבל כזו שגם מוגשת בזמן והצלחות מפונות ביעילות מהאורחים. מערכת סאונד אדירה, אבל גם די.ג׳יי תותח או הרצאה מרתקת. כל אלו יכולים לעשות את ההבדל בין אירוע טוב לאירוע מדהים. חשוב להשקיע בפרטים הקטנים באותה המידה בה אתם משקיעים בפרטים הגדולים. לעתים קרובות, הזנחה של רכיב אחד (למשל תאורה, הגברה וכו׳), עלולה לפגוע אנושות ברכיבים אחרים שהשקעתם בהם את הכל. חבל. 

ככל שהאירוע הוא ייחודי יותר, כך הרושם שיוותר באורחים יהיה משמעותי ומתמשך יותר. זה בדיוק הזמן להשתחרר קצת ולנסות לחשוב מחוץ לקופסה, על מנת ליצור אירוע מיוחד, שיעביר נקודת מבט ייחודית ומסר מקורי. גיבוש והפקה של אירוע ייחודי ומיוחד, ובלתי נשכח, מושג באמצעות אלמנטים גדולים וקטנים כאחד, שישולבו באירוע.

היו יצירתיים עם בחירת המקום – השתדלו לא ללכת על המובן מאליו

העצה הכי טובה בהקשר זה, היא קודם כל לנסות לגבש את הקונספט והסגנון שאתם רוצים להחיל על האירוע, ואז להתחיל לחפש אולם אירועים שאינו אולם אירועים במובן המסורתי והגנרי. חושבים על סגנון תעשייתי- מודרני? חשבו על מבנים היסטוריים או אפילו על מוזיאונים, ספריות ישנות או אולם אירועים המעוצב מראש בסגנון הזה. מחפשים מקום באווירה של טבע ואוויר פתוח, אבל חוששים ממזג אוויר בלתי צפוי? חפשו מקום עם קירות שקופים המשקיפים אל נוף מרשים, או גג מקורה המתאים לאירועים. האפשרויות הן אינסופיות. כאמור, בשנים האחרונות, מוקמים אולמות אירועים בלוקיישנים בלתי צפויים – גלריות, יקבים, גגות ועוד. אם יוצאים מגיעים למקומות נפלאים…

השתמשו באמצעים טכנולוגיים חדשניים

הטכנולוגיה המתקדמת מציעה לנו יותר ויותר כלים, ממשקים ואפליקציות ידידותיות למשתמש. בניית אפליקציה, עמוד נחיתה או אפילו סרטון קצר פשוט לביצוע, ש״ירוץ״ בין האורחים בתקופה שלפני האירוע, מוסיפים עוד מימד של תוכן, משמעות והתרגשות. פיתוח אפליקציה מיוחדת עבור האירוע שלכם, יגרום למוזמנים לעסוק באירוע בימים שלפני שהוא מתקיים, ולעתים קרובות גם במהלכו ואפילו אחריו. אם כן, שווה להשקיע באפליקציה כזו שתמנף את האירוע ותיצור ״באזז״ והדים באופן מתמשך. 

עיצוב מיוחד ואמצעי תאורה מושקעים

עיצוב התאורה באירוע ממש יכול להכתיב את הטון ולייצר את הוייב הדרוש באירוע, זו ממש שיטת מפתח לכוונון טקטי של האווירה הרצויה. כמו כן, עיצוב פנים מושקע, השואב השראה מסוג האירוע ומסגנון הקהל, יכול לעשות אפקט אדיר של רושם בקרב המשתתפים ולעצב חוויה בלתי נשכחת.

מתנות קטנות

כולנו זוכרים את שקיות ההפתעה שקיבלנו באירועי ימי ההולדת בילדותינו, ויש לכך סיבה. המזכרת הקטנה הזו, הדבר הזה שנשאר איתנו ואפשר לקחת אותו הביתה, משאיר אצלנו גם איזשהו זיכרון מהאירוע וגם גורם לנו להרגיש שפינקו אותנו, שחשבו עלינו, ויש לכך הרבה אימפקט. גם באירועים של מבוגרים. מתנות קטנות גורמות למשתתפים באירוע להרגיש מוערכים ומותירות רושם מתמשך. כאשר מדובר באירוע עסקי, המהלך הזה יכול גם לקדם את המותג באופן ניכר. מה שכן, אל תרכשו מתנות רק בשביל לצאת בידי חובה. במקרה כזה, התוצאה תהיה הפוכה. 

קונספט מוגדר מראש

חשיבה על נושא, קונספט מסוים שחול על כל מרכיבי האירוע, לא רק תבטיח אירוע מהודק, מקצועי, מיוחד ומרשים, מה גם שהדבר עשוי להקל עליכם המפיקים את הבחירה של כל מרכיבי האירוע. ברגע שחושבים על נושא מסוים, הסגנון של האירוע מתחיל להתגבש ולהתבהר, כך קל יותר לבחור אולם אירועים, ובהמשך גם לתכנן את סגנון העיצוב, את המוזיקה, את האוכל ואפילו את המתנות.

היתרונות הגדולים באירועים קטנים

במקרה שהאירוע המדובר אותו אתם מפיקים מוגדר כאירוע קטן, כלומר כזה המונה פחות מ-250 איש, לא תאמינו כמה יתרונות טמונים פה. קודם כל, באירוע קטן, הכל יכול להיות מדויק יותר מאחר ויש לכם הרבה יותר שליטה על כל מרכיב – החל מהאולם ועד האוכל. הכל יכול להיות הרבה יותר ״פיין״ ומפוקח. דבר שני, כאשר מחפשים מקומות קטנים לאירועים בתל אביב, אפשר להנות ממבחר ומגוון הרבה יותר רחבים של סגנונות, של עיצובים ושל אווירה באולמות. כל האולמות הגדולים דומים זה לזה, ואילו המקומות הקטנים בדרך כלל מתאפיינים באלמנטים שונים ומיוחדים.

סיבה נוספת, בגינה תוכלו להשקיע יותר באירוע שלכם, במידה והוא יהיה בהיקף מצומצם, היא שהסטטיסטיקה אומרת – פחות מוזמנים שווה פחות ביטולים. במילים אחרות, הסיכון שאתם לוקחים פה בהזמנת המקום ובעיקר בהזמנת המנות מהקייטרינג, הוא נמוך יותר, שכן, צפוי לכם אחוז גבוה של השתתפות. 

כמו כן, אירועים מצומצמים מתאיינים באווירה מגובשת יותר, ובחיבור חזק יותר בין המשתתפים, ובאופי מיוחד יותר. יש לאירועים כאלה סיכוי גבוה יותר להפוך לבלתי נשכחים.

לסיכום, אם אתם עומדים בפני תהליך הפקה של אירוע קטן במרכז, חשוב להשקיע בבחירת אולם איכותי, בסגנון מיוחד ומקורי, תוך שאתם חושבים לעומק על הקהל שלכם, ויורדים לפרטים הקטנים ביותר. השקיעו בעיצוב, השקיעו בקולינריה, שכרו שירותי הגברה ותאורה מקצועיים (או בחרו באולם המציע לכם כאלה ״בילט-אין״) ופנקו את האורחים שלכם במתנות הרלוונטיות להם ולאירוע כאחד (אחרת, ותרו). 

קיבולת, סטייל ואיכות: כיצד למצוא אולם לאירוע חברה בתל אביב

הפקת אירוע עסקי בתל אביב, כמו גם אירוע חברה מכל סוג אחר, עלולה להיות כרוכה בהמון עבודה ובלא מעט סטרס. אחריות רבה מוטלת על כתפיכם, לצד רשימת מטלות ארוכה. אבל אין ויכוח על כך שהמשימה הקריטית ביותר להצלחת האירוע, היא מציאת האולם המושלם. כמה טיפים חשובים שיובילו אתכם אל עבר האחד

למקרה שאי פעם תהיתם, אף אחד אינו מזלזל בעבודה הקשה ובאחריות המוטלת על כתפיכם, במקרה שהוטל עליכם להפיק אירוע חברה או אירוע עסקי מסוג אחר. אם באירועים שתכליתם הן שמחות, כמו חתונות, מסיבות יום הולדת גדולות, בר מצוות וכו׳, הצלחת האירוע נמדדת באמצעות הנאת המשתתפים בו בלבד, הרי שכשמדובר באירוע עסקי, ישנם פרמטרים נוספים שהאירוע נבחן ונמדד בהם, ואין ספק – זה עלול להיות מלחיץ. הרבה מוטל על הכף כאן, ואתם לא רוצים לטעות בדרך. 

הפקת אירוע עסקי בתל אביב, כמו גם אירוע חברה מכל סוג אחר, עלולה להיות כרוכה בהמון עבודה ולא מעט סטרס. כאמור, יש כאן גם אחריות לא קטנה כלל.  גיבוש קונספט, יצירת רשימת אורחים, טיפול בספקים השונים, לרבות צוותי הגברה, תאורה ולוגיסטיקה, בחירת חברת קייטרינג הם רק חלק קטן מהמשימות שהפקת אירוע כרוכה בהן.

המקום הוא האירוע – ההחלטה החשובה ביותר בהפקה היא בחירת האולם 

אין ספק שהמהלך החשוב ביותר בתהליך ההפקה, זה שיכתיב את הטון לגבי האירוע כולו ויחרוץ את גורלו, הוא בחירת המקום בו הוא יערך. אם אתם ניצבים בפני חיפוש אולם לאירוע חברה בתל אביב, כדאי שתיערכו למשימה באופן שיבטיח שתבצעו אותה על הצד הטוב ביותר. על מנת לאתר את המקום המושלם, יש לקחת בחשבון היבטים רבים ולבחון מספר פרמטרים עיקריים, שיסייעו לכם לקבוע האם הגעתם לנחלה ואפשר לשריין את האולם עבור האירוע. אז מצד אחד, כדאי לעבוד מסודר (זה תמיד נכון), ולעשות את הדברים באופן יסודי, אך מהצד השני, כן קיימת דחיפות מסוימת בשריון האולם, שכן, המקומות הטובים נתפסים מהר. כמו כן, רק אחרי שתשריינו אולם לאירוע, תוכלו להתקדם לשלבים הבאים של ההפקה, כך שגם מהבחינה הזו יש לכם אינטרס למהר. הרי לא תוכלו לסגור עם חברת קייטרינג ועם אף ספק אחר לפני שתזמינו את האולם, וגם לא תוכלו לשלוח למוזמנים לאירוע "save the date" לפני שיש לכם מקום לאירוע. אם כך, כדאי לפעול בזריזות אך לא על חשבון עבודה יסודית ומסודרת.

דברים שכדאי להכין עוד לפני שמתחילים בחיפוש אחר האולם

רגע לפני שמתחילים לחפש את האולם המתאים לאירוע החברה שאתם מפיקים, אין ספק שעבודת הכנה מוקפדת, תמיד תקדם אתכם, תקצר את תהליך החיפוש, תדייק ותייעל אותו באופן משמעותי מאוד. הנה כמה פרמטרים שחשוב להגדיר לפני שיוצאים לדרך ומתחילים לחפש מקום:

הגדרת היקף האירוע וגיבוש רשימת מוזמנים

סביר להניח שלפני שנשלחתם למשימת הפקת האירוע, הלקוחות או המנהלים ששלחו אתכם לדרך, כבר גיבשו במידה כזו או אחרת את רשימת המוזמנים ואת היקף האירוע הרצוי. חשוב מאוד להשיג נתונים אלו לפני שמתחילים לחפש אולם לאירוע, שכן, לקיבולת האולם יש חשיבות רבה מאוד בדיוק הבחירה, נתון שלא פעם נוטים להמעיט בערכו, וחבל. ההתאמה של האולם לכמות המוזמנים היא קריטית לא רק מבחינת נוחות ובטיחות, אלא גם מבחינת אווירה. לכן, אם קיבלתם לידיכם רשימת מוזמנים המכילה פחות מ-250 איש, תוכלו למקד את החיפוש אחר אולמות לאירועים קטנים בתל אביב. לא רק שתוכלו לסנן ביעילות רבה יותר את המקומות ולחסוך זמן יקר בתהליך, מה גם שתוכלו להבטיח שהמקומות שאתם בוחנים מתאימים יותר לאירוע הספציפי אותו אתם מתכננים. חשוב להבין, במיוחד אם מדובר באירוע קטן, שאולם מרווח מדי, כלומר כזה המיועד להכיל הרבה יותר אנשים מאלו שהזמנתם, עלול לגרום למשתתפים במפגש להתפזר ברחבי המתחם ובכך לפגוע בחלק חשוב ממטרות האירוע, לרבות גיבוש, תקשורת וחיבור בין המשתתפים.

אפיון המוזמנים

מוצר מוצלח וטוב מתחיל מחקר השוק אליו הוא מיועד. אם נניח שהמוצר במקרה זה הוא האירוע אותו אתם מפיקים, אז המוזמנים לאירוע הם קהל היעד ופלח השוק אליו המוצר מיועד. על מנת להבטיח שהאירוע שלכם יהיה מוצלח, זורם, הרמוני ואיכותי, אולם האירועים בו הוא יתקיים, חייב להתאים למאפיינים של המשתתפים באירוע. הנתונים אותם כדאי לבקש לקבל הם טווח הגילאים של המוזמנים, משלח יד, ואפילו מקום מגורים. הרי שיש הבדל בין אנשי עסקים בגילאי 50-60 לבין עובדי הייטק בגילאי 25-40. משתתפים בגילאים שונים, במקצועות מתחומים שונים ובסגנון שונה, מצריכים התאמה של מקום שיהיה מדויק לסגנון שלהם.

מטרת וקונספט האירוע

בהמשך לסעיף הקודם, על מנת לדייק את בחירת האולם, ולא רק מבחינת הסגנון והאיכות, אלא גם מטעמים לוגיסטיים, חשוב מאוד לקבל את כל הנתונים החשובים מבעוד מועד. אחד הדברים הקריטיים להתאמת האולם לאירוע, הוא להבין מהי מטרת האירוע המתוכנן, כלומר מהם הדברים שאלו שיזמו אותו מבקשים להשיג באמצעותו. לדוגמא, האם מדובר באירוע שהצלחתו תימדד בהשגת קשרים עסקיים, או אפילו בסגירת עסקאות, אותן ניתן יהיה למדוד באמצעות לידים? האם בכלל מדובר באירוע חברה שתכליתו היא פשוט הנאה וחגיגה ומטרתו היא לחזק את שביעות הרצון של העובדים? האם מדובר בכנס העשרה מקצועי, שמטרתו להרחיב את הידע של המשתתפים בתחום מסוים?

כל אירוע כזה, מצריך אולם מסוג אחר, ובמיוחד ציוד לוגיסטי מסוג אחר. לדוגמא, אירוע חברה באווירה מסיבתית, מצריך מערכת סאונד איכותית, בר אלכוהול, רחבת ריקודים ועוד. במקרה כזה, ייתכן שכדאי לחפש מקום שדומה יותר למועדון ריקודים או גג לאירועים בתל אביב. לעומת זאת, במקרה שמדובר בכנס מקצועי, שנערך בשעות היום, יתאים מקום אחר, מואר יותר, עם ציוד לוגיסטי ספציפי, לרבות במה, מקרן, ציוד הגברה, לובי להתרעננות וכו׳.

כמו כן, הבנת מטרת וקונספט האירוע, יסייעו לכם להבין איזה סוג של קולינריה ומשקאות יתאימו להגשה במהלכו – פרמטר שגם הוא עשוי לגעת באולם האירועים עצמו, שבמקרים רבים מספק גם את שירותי הקייטרינג והבר. 

טווח התאריכים הפוטנציאליים

אחד הפרמטרים שיכול לקצר לכם את רשימת האולמות במיידי הוא כמובן מועד האירוע. ברגע שיש בידיכם את טווח התאריכים הפוטנציאליים שהלקוחות הגדירו כמתאימים לקיום האירוע, תוכלו לבדוק מול אולמות האירועים את הזמינות כבר בשלב הראשוני של בחינת התאמתם ובכך לחסוך המון זמן יקר לשני הצדדים.

התקציב לאירוע

זהו חוק בל יעבור – אין להתחיל בחיפוש אחר אולם אירועים לאירוע אותו אתם מפיקים לפני שיש בידיכם את הנתון הזה, התקציב לאירוע, ובפרט החלק המיועד לאולם האירועים. עם זאת, אם קרה ומצאתם מקום שנראה לכם מושלם מכל בחינה אפשרית עבור האירוע, אך דרישות המחיר שלו גבוהות מהתקציב שהוגדר, שווה לנסות ולראות גם אם הלקוחות שלכם מוכנים להתגמש, וגם אם יש אפשרות להוזיל עלויות דרך האולם. לדוגמא, פשרה על תאריך אחר, שאינו בשיא העונה של האירועים, קיצוץ בחלק אחר, למשל של הקייטרינג ועוד.

כך תדעו שמצאתם את המקום המושלם לאירוע שלכם

אז סיימתם עם החלק התיאורטי, ועם הכנת ״שיעורי הבית״ הנדרשת כדי להבטיח שתעבדו ביעילות ותתמקדות רק באופציות שהן באמת רלוונטיות עבורכם, מבחינת אולמות אירועים. עכשיו מגיע השלב המעשי, בו כבר סימנתם לכם כך וכך מקומות שנראים לכם פוטנציאליים עבור האירוע. מה כדאי לבדוק עכשיו?

שירותי הקייטרינג המוצעים במקום

כמובן, האוכל הוא אחד המרכיבים החשובים ביותר באירוע, בכל אירוע באשר יהיה. ברוב אולמות האירועים פועלת חברת קייטרינג ששירותיה מוצעים כעסקת חבילה יחד עם שכירת האולם. במידה והגעתם למקום שמצא חן בעיניכם, והוא עומד בקריטריונים ובדרישות שהגדרתם עבור האירוע, כעת יש לבחון אותו דרך איכות ורמת הקייטרינג הפועל בו. כמובן, קיימת גם האפשרות להביא שירותי קייטרינג חיצוניים מטעמכם, אך הדבר פחות מומלץ. לא מבחינה כלכלית ובוודאי לא מבחינה לוגיסטית. העדיפו מקום שמגישים בו אוכל ברמה גבוהה ומציע קולינריה איכותית ועדכנית.

ספקים שהמקום עובד איתם

בהמשך לסעיף הקודם, חשוב לשאוף לאפשרות שאולם האירועים ״יסגור״ עבורכם המפיקים כמה שיותר פינות. מה זה אומר? כמה שיותר היבטים לוגיסטיים, לרבות צוותי תאורה והגברה, ציוד, ריהוט וכדומה שהמקום יכול לספק עבורכם באמצעות ספקים קבועים שהוא כבר עובד איתם, יותר טוב. באופן זה, רשימת המטלות האינסופית שלכם מתקצרת, ושוב, הדבר עשוי להיות משתלם יותר כלכלית. כמו כן, ברגע שיש ספקים קבועים שכבר מכירים היטב את הלוגיסטיקה הספציפית של האולם ויודעים כיצד להתנהל בו ביעילות, אתם יכולים להיות רגועים יותר שהאירוע ״יתקתק״ והכל יתנהל כמו שצריך, בדגש על עמידה בלוחות זמנים ומינימום תקלות. אחרי הכל, אלו הם בדיוק הדברים שיסייעו לכם לישון בשקט בלילה.

סטייל ברמה גבוהה וייחודיות 

כמובן, טיבו של אולם אירועים נמדד גם בסטייל ובייחודיות שלו. הדגש כאן הוא על המבנה עצמו, עיצוב הפנים, לרבות גופי תאורה, ריהוט מסוגנן ופריטי דקורציה שנבחרו בטעם. כל אלו יחד לא רק יוצרים את האסתטיקה, אלא גם את האווירה השוררת במקום – אותה האווירה שתאפיין גם את האירוע שלכם. נסו לחדד את כל החושים שלכם כאשר אתם מבקרים במקום ובוחנים את התאמתו. בדקו – האם יש במקום ייחודיות ו/או אלמנטים המבדלים אותו ממקומות אחרים? האם יש בו את ה״אקס פקטור״ הזה שהופך אותו לשונה ומיוחד?

המלצות אותנטיות 

אין חכם כבעל ניסיון. גם לאחר אינספור בדיקות, ובחינת כל הפרמטרים המצוינים לעיל, יהיה קשה לנבא בדיוק כיצד יתנהל האירוע שלכם בפועל, איך תהיה האווירה, האם לא יהיו תקלות והכל יזרום, והאם הכל יקרה כמתוכנן. אחד הדברים שיכולים לסייע לכם בפיזור הערפל הזה, הוא קבלת המלצות ממפיקים או לקוחות שכבר קיימו אירוע עסקי במקום. נסו לאתר את הדמויות שהפיקו אירוע כמה שיותר דומה מבחינת הקונספט והסגנון לזה שאתם מתכננים, ולשמוע על החוויה שלהם. במרבית אולמות האירועים ישמחו לקשר אתכם עם לקוחות מהעבר. כמו כן, בקשו להגיע ולבקר באירוע אחר בזמן אמת, מה שיוכל להציג בפניכם את התמונה המלאה באופן האתנטי והמפורש ביותר. 

איך למצוא את האחד כאשר מחפשים אולמות אירועים קטנים במרכז?

אין מרכיב בהפקה שישפיע יותר על הצלחת האירוע, מאשר אולם האירועים בו הוא יתקיים. אם האירוע שלכם נמצא בשלבים ראשוניים של ההפקה, ואתם עומדים להתחיל ולחפש את האחד המתאים ביותר, ישנן כמה עבודות הכנה שמומלץ לעשות עוד לפני שמתחילים בתהליך

כאשר מפיקים אירוע עסקי או אירוע חברה, אין דבר חשוב יותר מלמצוא את המקום המושלם לערוך בו את האירוע. אין מרכיב בהפקה שישפיע יותר על הצלחת האירוע מאשר אולם האירועים בו הוא יתקיים. אם האירוע שלכם נמצא בשלבים ראשוניים של ההפקה, ואתם עומדים להתחיל ולחפש את האחד המתאים ביותר, בין אולמות אירועים קטנים במרכז, ישנן כמה עבודות הכנה שמומלץ לעשות עוד לפני שמתחילים בתהליך, ובוודאי לפני שיוצאים מהבית. 

יעדים ומטרות לפני הכל

אין אירוע המתקיים ללא סיבה וללא יעד ומטרה מוגדרים. אם אתם לא אלה שיזמתם את האירוע המדובר, חשוב שתשבו עם אלו שהרימו את הכפפה, הם כבר ידעו היטב לפרט לכם את הסיבות ואת השאיפות שלהם. 

לא משנה מהו סוג האירוע שאתם עמלים עליו, הדרך הטובה ביותר להבטיח הצלחה בסופו, היא להתחיל עם הגדרת יעדים ברורים. חשוב להבין בשלב זה – מה האירוע נועד להשיג? לחשוף מוצר ללקוחות פוטנציאליים (למשל באירוע השקה), לחבר בין דמויות מפתח מהתעשייה (אירוע עסקי שמטרתו העיקרית היא מינגלינג), לפנק את עובדי החברה ולחזק את מיתוג המעסיק (אירוע חברה באופי של מסיבה), להעשיר את הידע המקצועי של העובדים (כנס או ועידה) ואולי בכלל כל המאפיינים גם יחד? כן, זה גם קורה לפעמים. כך או כך, ממש בשלבי ה״הריון״ הראשוניים של האירוע, חשוב מאוד להתמקד לגבי המטרות שלו.

כמו כן, למחלקות שונות בחברה, עשויות להיות מטרות שונות אותן הן מעוניינות להשיג באמצעות האירוע. לדוגמא, מחלקת השיווק והמכירות של החברה, עשויה לשאוף לצבור כמות מסוימת של לידים באירוע, ואילו , מחלקת ניהול הסושיאל של החברה אולי תכוון להגביר את המעורבות ואת כמות הפעילות בפלטפורמות השונות שמחזיקה החברה. אם כן, חשוב ליצור קשר עם כל אחת מהמחלקות ולהבין מהן המטרות השונות של כל אחת מהן בהפקת האירוע המדובר. 

ברגע שתוכלו להגדיר את היעדים העיקריים של האירוע, תוכלו לחפש את אולם האירועים המתאים, תוך התמקדות בפרמטרים השונים שיתמכו במטרות.

אילו אמצעים ושירותים חייבים להיות באולם האירועים בו יתקיים באירוע?

כעת, לאחר שביססתם והגדרתם את מטרות האירוע, תוכלו להתקדם לשלב הבא – השלב בו תגדירו לאילו אמצעים ושירותים אתם זקוקים מהמקום? כמובן, אחד הפרמטרים החשובים ביותר הוא להבין כמה אנשים יוזמנו לאירוע, כך שתפנו בשלב הבא אך ורק למקומות שהקיבולת שלהם מתאימה במדויק לכמות האנשים. קחו בחשבון שכדאי להימנע ממצב של צפיפות, אך לא פחות חשוב, להימנע מסיטואציה בה המקום ״גדול על האירוע שלכם״, מאחר ולא רק שהדבר יהיה כרוך בבזבוז כסף, מה גם שהוא עלול לפספס את המטרה, והאורחים שלכם יתפזרו  בחלל, באופן שיפגע ברעיון הבסיסי של האירוע – התלכדות של אנשים יחד לצורך מטרה מסוימת. אירוע מוצלח צריך להיות גועש ומלא אנרגיה, אבל קשה להשיג זאת כאשר מארחים כמה מאות אנשים, המסתובבים בחלל אירועים עם קיבולת של כמה אלפים. זהו גם הזמן לחשוב על צרכים נוספים כמו אמצעים טכנולוגיים שאולי תצטרכו, כמו למשל חיבור למחשבים, אינטרנט אלחוטי מהיר ועוד. באירועים עסקיים רבים מתקיימות גם הרצאות או הופעות, ולכן יתכן מאוד שתזדקקו גם למערכת הגברה ותאורה מתאימה.

לוקיישן אטרקטיבי = אחוזי השתתפות גבוהים יותר

אז כבר פצחתם בחיפוש אחר מקומות קטנים לאירועים במרכז, אבל כיצד בדיוק אתם מגדירים ״מרכז״? ישנם לא מעט אולמות הממוקמים באזורים לא מוכרים, שקשה להגיע אליהם, והם עדיין מוגדרים על הנייר (או יותר נכון, על המפה) במרכז. העניין הוא, שככל שהמקום בו יתקיים האירוע יהיה מרכזי יותר, אטרקטיבי, מוכר ופופולרי, כך אחוז גבוה יותר מהמוזמנים לאירוע יאשרו את השתתפותם. כמו כן, כדאי לנסות ולבדוק מהיכן רובם מגיעים לאירוע, ולאתר מקום שיהיה נגיש וקרוב עבור כמה שיותר מהם. אם רוצים ללכת על בטוח, שווה לשקול אולמות אירועים בתל אביב. מדובר בעיר שרוב האנשים ישמחו לבקר בה, אם אינם גרים בה, וברור לכל כיצד להגיע אליה (עם תחבורה ציבורית או ברכב פרטי) ומה היא מציעה. בנוסף, הבחירה בתל אביב תוסיף לתדמית של החברה העומדת מאחורי האירוע, כאשר הקונוטציה של העיר היא כמעט תמיד סטייל ויוקרה.

אפיינו את המשתתפים באירוע מבעוד מועד

על מנת למצוא את האולם המתאים והמדויק ביותר עבור האירוע, חשוב להבין מהו הסגנון של המשתתפים הצפויים להיות בו. לדוגמא, האם מדובר בהייטיקסיטים צעירים, יתאים סגנון מסוים של אולם אירועים, במיקום מסוים ובאופי ספציפי, ואם מדובר בקבוצה של אנשי עסקים בוגרים, יתאים מקום בסגנון אחר, מאופק יותר ופחות ״אדג׳י״. התאמה מדויקת של אופי וסגנון המקום לאופי וסגנון האנשים, תבטיח שהאירוע יזרום בהרמוניה ותקדם את סיכויי ההצלחה שלו באופן משמעותי.

חפשו מרכיב אחד יוצא דופן שיכתיב את הטון באירוע

אחד הדברים שיכולים להפוך אירוע למיוחד, מקורי ובלתי נשכח, הוא מרכיב מסוים יוצא דופן באולם האירועים. כמובן שהמרכיב הזה צריך להיות משמעותי ובולט. לדוגמא, עיצוב מיוחד בסגנון מסוים, כאשר כל הפריטים באולם נבחרו בהתאמה אליו, החל מפריטי הריהוט ועד גופי התאורה והצבע על הקירות, ואפילו המוזיקה המתנגנת ברקע והריחות המופצים במקום. דוגמא נוספת, שירותי קייטרינג יוצאי דופן, בסגנון מובהק ועדכני, שאי אפשר שלא להנות ולהתרשם מהמנות המוגשות בו. זהו בדיוק ה״אקס פקטור״ – הדבר הזה שהופך אירוע מ״עוד אחד״ ליחיד ומיוחד.

מקום לאירוע השקה בתל אביב? כך תמצאו את האולם המתאים ביותר

אחרי חודשים של פיתוח והשקעה במוצר חדש, הרגע לו חיכיתם מתקרב – האירוע בו אתם עומדים להציג אותו לקהל הרחב, אירוע השקת המוצר. זהו רגע חשוב ומרגש מבחינת החברה, ואי לכך, חשוב שתבחרו את המקום המתאים ביותר, שיבטיח שהאירוע יהיה ״וואו״ לא פחות מהמוצר המושק

לאחר חודשים של השקעה בפיתוח, בעיצוב, ב״פיין טיונינגס״ מכל הכיוונים, מגיע הרגע לו חיכיתם – האירוע בו אתם עומדים להציג אותו לקהל הרחב, אירוע השקת המוצר. מדובר בשלב חשוב בחיי החברה. זה קצת כמו להתכונן לבואו של בן משפחה חדש. אי לכך, אין סיכוי שהדבר הזה יעבור מתחת לרדאר ויהיה סתם עוד אירוע, אלא במקום שלא רק שהוא ״וואו״ בפני עצמו, אלא כזה שיתאים ויחמיא לנושא האירוע, הלא הוא המוצר אותו אתם משיקים.

להיפך, עליכם למצוא מקום ראוי לאירוע, מקום שיעשה רושם מתמשך ויתרום להצלחת אירוע השקת המוצר שלכם. כדי למצוא מקום לאירוע השקה בתל אביב, אבל כזה שיתאים אחד לאחד למוצר המושק, ישנם כמה כללים ועצות שכדאי להכיר:

קודם כל הפן הטכני – אולם שיתאים בדיוק לכמות המוזמנים המתוכננת

לא משנה באיזה סוג של אירוע מדובר – אירוע חברה, אירוע עסקי או אפילו חתונה או בר מצווה, הגודל של האולם חייב להתאים בדיוק להכיל את כמות המוזמנים לאירוע. באופן אוטומטי, נחשוב קודם כל על ה״ספייס״ שיהיה לאורחים, וזוהי מחשבה נכונה. בעדיפות עליונה, חשוב שלאורחים יהיה מרווח ונעים, ושחלילה לא תיווצר צפיפות. יש לציין, שגם אם תרצו לדחוס במקום קטן יותר אנשים מאשר הקיבולת של המקום, בדרך כלל מטעם המקום עצמו לא יאשרו לכם את הדבר, מאחר וזה אסור מבחינה בטיחותית. עם זאת, יש לבחון את העניין גם מהזווית השנייה, ולוודא שהמקום גם לא יהיה גדול מדי. במקרה כזה, לא יווצר חיבור מספק בין האורחים ולא תיווצר האווירה המסיבתית והשמחה שאתם בוודאי מכוונים אליה. אם כך, לפני שאתם מתחילים לחפש מקום, חשוב קודם כל שתהיה בידיכם רשימת המוזמנים המשוערת.

לכו על הבלתי צפוי

המוצר שאתם עומדים להשיק איננו סתם עוד מוצר, ולכן גם המקום בו תשיקו אותו, כדאי שיהיה לא סתם ״עוד אולם״. אחרי שטרחתם פרק זמן כה ממושך בפיתוח המוצר, מן הראוי שתחשבו מחוץ לקופסא ותמצאו את אולם האירועים הייחודי והמסוגנן הראוי להשקתו. אירועי בוטיק בתל אביב לא פעם מתקיימים במקומות יוצאי דופן כמו בגלריות, במסעדות שעברו הסבה, על גגות טרנדים באווירה אורבנית ניו יורקית ועוד. נסו ללכת על אופציה מסוג זה, ולא על המובן מאליו. בחירה במקום מיוחד לאירוע ההשקה שלכם, תותיר רושם עז בקרב האורחים, והם יזכרו את האירוע הזה לאורך זמן, וכך גם את המוצר שהיה מסמר הערב.

בחנו אם במקום יש את כל האמצעים הטכניים שאתם זקוקים להם

אירועי השקה כמעט תמיד כוללים טקס כלשהו או תוכנית אומנותית (או גם וגם). הרי שכולכם נרגשים להציג את המוצר החדש לעולם, והולכות להיות באירוע ברכות, הקראות, אולי סרטון וידאו ועוד. לכל הפחות, חשוב לכם שתתנגן ברקע מוסיקה טובה שתכניס את כולם לאווירה הרצויה. כל אלו ועוד, מצריכים אמצעים טכניים שונים. לדוגמא, אם הולכות להיות הקראות כלשהן, תזדקקו לבמה ולמערכות סאונד ותאורה, אם הולך להיות מוקרן סרט, תזדקקו למקרנים איכותיים וכו׳. באולמות אירועים רבים יוכלו להקצות לכם את כל אלו ״בילט אין״ עם שירותי האולם, או לחילופין, לספק לכם שירותים שונים באמצעות ספקים קבועים אשר עובדים עם המקום ומכירים אותו היטב, לרבות פריסת חללים, נקודות חשמל ועוד ועוד. לכן, כאשר אתם בודקים האם אולם אירועים כזה או אחר מתאים עבור אירוע ההקשה שלכם, מומלץ לתת עדיפות לאלו המחזיקים מבעוד מועד את כל הציוד הטכני לו אתם זקוקים.

אירוע מוצלח שווה אוכל טוב

טוב, זה לא סוד. אין אירוע בלי אוכל. זה פשוט לא עובד אחד בלי השני. אנחנו חיים בעידן בו הקולינריה היא המלכה הבלתי מעורערת, במיוחד כשמדובר במדינת ישראל, שכמה שהיא קטנה, שמו של האוכל שלנו כבר יצא ברחבי העולם, ולא בכדי. על אחת כמה וכמה כאשר מדובר באירוע המתקיים בתל אביב, האורחים שלכם מגיעים עם ציפייה מסוימת לגבי האוכל, או במילים אחרות, מצפים מכם להפציץ. אירוע השקה המתקיים בתל אביב הוא מראש אירוע שמצפים ממנו לעמוד בסטנדרטים גבוהים מבכל הבחינות – אדריכלות, עיצוב, סטייל, פינוקים וכמובן האוכל. אי לכך, כדאי לבחור במקום המציע שירותי קייטרינג ברמה גבוהה. לא נגזים אם נאמר שכדאי אף להעדיף אולם אחד על פני אחר, במידה והקייטרינג שבו איכותי יותר. בנוגע לבחירת המנות עצמן, את זה כדאי לעשות תוך חשיבה מעמיקה בפרמטרים של שעת האירוע, סוג המוצר אותו אתם משיקים וסגנון האורחים שאתם עומדים להזמין אליו. באירועי השקה רבים בוחרים בקונספט של מסיבת קוקטייל, כאשר מוגשים לאורחים משקאות אלכוהוליים כמו שמפניה וקוקטיילים קלילים, לצד ״פינגר פוד״ מושקע וטרנדי, המוגש להם באמצעות מלצרים תוך כדי מינגלינג.

הרושם והאינטואיציות שלכם גם שווים משהו

נכון, זה לא הטיפ הכי ״עושה שכל״ שאפשר, אבל יש בו המון. שימו לב היטב לתחושות שעולות בכם כאשר אתם מגיעים לבחון מקום עבור אירוע ההשקה שאתם מארגנים. איזה וייב אתם חשים, איך אתם מתרשמים מהעיצוב במקום, ואיזו אווירה שוררת בו. לפרמטרים האלה יש חשיבות רבה בהצלחת האירוע שלכם, שכן, התחושות שאתם חווים ברגעים אלו, ככל הנראה יהיו גם התחושות של האורחים שלכם באירוע. במילים אחרות, בין כל הטיפים הטכניים החשובים לכשעצמם, חשוב להקשיב גם לאינטואיציות שלכם בבחירת מקום לאירוע.

דברים שחייבים להחליט לפני שמחפשים מקום לאירוע עסקי בתל אביב

לא פעם, כאשר מפיקים אירוע, בוער לאנשי ההפקה למצוא את האולם המתאים, לשריין תאריך ולשים את החלק המאתגר והמשמעותי הזה מאחוריהם. עם זאת, ישנן כמה שאלות שמומלץ מאוד לענות עליהן ולהגדיר באופן מסודר עוד לפני שמתחילים בחיפוש

בעידן בו ״טיים איז מאני״ יותר מאי פעם, אנחנו כאן כדי לעזור לכם לעבוד נכון, לייעל את תהליך הפקת האירוע עליו אתם עמלים וכמובן – לחסוך לכם זמן יקר, וכנראה שעוד כמה משאבים שאיך שלא נסובב את זה – הם יקרים עבורכם. אז הפקת אירוע היא העניין שעל הפרק, ובדיוק יצאתם לדרך עם התחלת החיפוש אחר מקום לאירוע עסקי בתל אביב. עכשיו נשאלת השאלה – האם יש בידיכם את כל הנתונים והתשובות שאתם זקוקים להם כדי לעשות זאת ביעילות, ולא פחות חשוב – לבחור את האולם המתאים והמדויק ביותר? אם אתם לא בטוחים, וכדאי לכם מאוד להיות בטוחים – הנה רשימת הנתונים שחייבים להגדיר לפני שמתחילים בחיפוש. הפרמטרים האלו ידייקו את הממצאים וימקדו אתכם אל עבר המקום המושלם. טיפ שלנו: אל תתחילו בחיפוש לפני שמילאתם את כל הסעיפים, ורצוי שתעשו זאת בשיתוף מלא יחד עם הלקוחות שלכם או כל גורם אחר שיזם את האירוע ועומד מאחוריו.

הנתונים שמומלץ לאסוף ולדעת לפני שמתחילים בחיפוש

מהו התקציב לאירוע

אירועים עסקיים לרוב מורכבים ממספר גורמים: אוכל, הרצאות ומצגות, מפגשי מינגלינג, כיבוד (או ארוחה של ממש), לעתים הגשת משקאות ועוד ועוד. לכל אחד מהמרכיבים האלה, וכמובן לאולם, יש עלות מסוימת. כמובן שלא מומלץ להתחיל בתהליך ההפקה, ובמיוחד לא מומלץ להתחיל לבדוק מקומות מתאימים לאירוע, לפני שאתם יודעים מהו הסכום העומד לרשותכם לשם כך. יתרה מכך, עוד הרבה לפני שמתחילים לחפש אולם, כדאי לעשות שיעורי בית ולבדוק, בהערכה גסה, מה עומדת להיות העלות של כל אחד מהמרכיבים המשמעותיים באירוע, בדגש על אולם האירועים והקייטרינג. קחו בחשבון שבאירועים עסקיים תצטרכו לא פעם גם להשקיע בשירותי סאונד ותאורה ועוד. כך או כך, רק לאחר שיתבהר התקציב עבור האולם, תוכלו לכוון את החיפוש לאלו המתאימים למגבלות התקציב שלכם, ובכך לחסוך בזמן יקר.

מהו גודל האירוע

אולמות לאירועים קטנים בתל אביב הם שונים בתכלית מאשר המתחמים המיועדים להפקות ענק. הראשונים, בדרך כלל לא מאפשרים מבחינה טכנית, להכיל אירועים המונים למעלה מ-300 איש, והשניים אמנם כן בעלי הקיבולת להכיל גם אירוע קטן, מבחינה טכנית, אבל יהיה זה בזבוז של כסף, וגם, בחירה בפורמט שאינו מתאים להיקף המוזמנים עלולה לפגוע בהתנהלות האירוע, לרבות האווירה שעלולה להיות מפוזרת ולא קוהרנטית. יש לציין בהקשר זה שרבים מהאירועים העסקיים ואירועי החברה נועדו, בין היתר, בכדי לחבר בין אנשים, ואילו מקום מרווח מדי עלול לגרום לפספוס המטרה הזו. אי לכך, לפני שאתם מתחילים לחפש אחר אולם עבור האירוע שאתם מתכננים, חשוב שתדעו כמה אנשים צפויים להשתתף בו, ובשלב הבא לכוון את החיפוש לאולמות בגודל המתאים.

מהו פורמט האירוע

כאן יש שאלה חשובה מאין כמותה בהקשר של בחירת האולם: אירועים עסקיים נחלקים למגוון סוגים, החל מאירוע שמטרתו היא פשוט מסיבה – לעובדים, ללקוחות החברה או לשניהם יחד, ועד אירועים שמטרתם היא העשרה מקצועית, לרבות כנסים וכו׳. בחלק גדול מהאירועים העסקיים, כאמור, המטרה היא לייצר קשרים וחיבורים בין גורמים שונים, לרבות אנשי עסקים, חברות ולקוחות פוטנציאליים. כל אחד מסוגי האירועים האלו מתנהל בפורמט שונה בתכלית, ואי לכך ידרוש תנאים שונים ומאפיינים שונים מאולם האירועים. לדוגמא, בכנסים תצטרכו מקום מתאים לבמה, מערכות סאונד ותאורה מתאימות, חיבור טוב לוויי פיי ועוד, ואילו באירוע שהוא בפורמט של מסיבה תזדקקו לרחבת ריקודים, בר אלכוהול ועוד. לכן, חשוב לסגור את כל הנתונים הספציפיים של האירוע לפני שמתחילים לחפש אולם אירועים, תוך שימת לב רבה לסוגיה – האם יש בו את כל המתקנים שאתם זקוקים להם, האם פריסת החללים מתאימה לפורמט האירוע וכו׳.

מהו קונספט האירוע

הסעיף הזה הוא מעין תת סעיף לזה שמלעלה. כאן נדרש מכם לרדת עוד קצת ברזולוציות ולתכנן איך בדיוק איך יתנהל האירוע שלכם, ואילו מרכיבים אתם או הלקוחות שלכם מעוניינים לכלול בו. האם זהו אירוע בוקר, במסגרתו תרצו להגיש לאורחים שלכם קפה ומאפה, ובהמשך יתקיימו בו הרצאות? האם זוהי מסיבת ערב בה יוגשו משקאות אלכוהוליים וכיבוד מתאים, או ארוחת ערב של ממש ואחריה ריקודים? זהו הזמן להתחיל לבנות את התוכנית, או לפחות את השלד של התוכנית, על מנת לחפש את האולם שיתאים ממש לכל אחד מהחלקים שלה. יש לציין בהקשר זה, שבחירת האולם לא פעם מושפעת מאפשרויות הקייטרינג שהוא מציע, ולכן כדאי כבר בשלב זה, מוקדם ככל שיהיה, לחשוב על הפרטים האלו ולמצוא את המענה המתאים ביותר.

מיהם המוזמנים ומהו הסגנון של האירוע

כאמור, אירועים עסקיים יכולים להתפלג למגוון סוגים וסגנונות, ולפני שאתם יוצאים לדרך עם חיפוש המקום בו האירוע שלכם יתקיים, חשוב שתדעו בדיוק מיהם המשתתפים ומהם המאפיינים העיקריים שלהם, לרבות טווח הגילאים, העיסוק, והסגנון שלהם. לדוגמא, בחירת אולם עבור אירוע שרוב המשתתפים בו הם צעירים, והאירוע עצמו הוא בקונספט של מסיבה, תהיה שונה מאשר אולם עבור אנשי עסקים מבוגרים, שמגיעים למפגש מינגלינג או להרצאה. תמחו לשמוע שישנם אולמות אירועים שניתן לעשות בהם את האדפטציות הרצויות בהתאם לסוג האירוע ולמאפייני המוזמנים, אך זהו נתון שכדאי מאוד לבחון כבר בתחילת הדרך. התאמה מירבית של אולם האירועים למאפייני האירוע הבסיסיים, תבטיח שהאירוע יזרום באופן הרמוני והאווירה בו תהיה מדויקת.

אירועים עסקיים בתל אביב והכשרת מנהלים: 8 כלים לשיפור חווית העובדים בחברה

חברות כיום לא יכולות לשמר את העובדים הטובים שלהן רק על ידי מתן הטבות בסיסיות או משכורת נאה. הן חייבות לעשות יותר על מנת לספק לעובדים שלהן חוויית טובה במקום עבודתם.

חווית העובד היא הסכום של כל האינטראקציות שיש לעובדים שלכם עם החברה או הארגון. זה כולל את התרבות, ההטבות, סביבת העבודה הפיזית והכלים שאתם מספקים להצלחת העובדים. את כל אלו ניתן לקשר לפרודוקטיביות והכנסות. למעשה, חברות עם מעורבות עובדים גבוהה יוצרות פי 2.5 יותר הכנסות מאשר חברות עם רמות מעורבות נמוכות.

אם אתם מעוניינים לשפר את מאמצי הגיוס ושימור העובדים שלכם, הפקת אירועים עסקיים ותקשורת טובה הן רק חלק מהכלים שיעזרו לכם לעשות זאת. השתמשו ב-8 הטיפים הבאים כדי לספק חווית עובדים נהדרת שתאפשר לכם להנות מפרודוקטיביות וצמיחה גבוהות יותר.

1.השתמשו במיפוי מסעות עובדים

מפת מסע לעובד היא דרך להמחיש את השלבים השונים שעובר העובד בתקופתו בחברה. זה מאפשר לכם לזהות נקודות כאב ורגעים קריטיים שבהם יש צורך במשוב ופעולה של העובדים כדי לסגור את הפער ממצב נוכחי למצב רצוי. מפות המסע הטובות ביותר לעובדים מתחילות בתוצאות מוגדרות בבירור, משתמשות בנתוני X ו-O, ומעורבות קבוצות מפתח בתוך הארגון. מחזור חיי העובד הוא קריטי מכיוון שגם אם עושים סקרי מעורבות עובדים שנתיים, כל עובד נמצא בשלב אחר במסע העובד, וקשה להבין כיצד חוויות אישיות מעצבות את התוצאות המרכזיות של חווית עובדים כמו מעורבות, מוטיבציה או פרודוקטיביות.

2.שפרו את התקשורת הפנים ארגונית

צוותי תקשורת פנימיים עושים הרבה יותר מסתם הפצת מידע על החברה. הם מטפחים תחושת קהילה, מעודדים עובדים לעבוד יחד למען מטרה משותפת ויוצרים תרבות חברה מגובשת. כאשר לעובדים יש תחושת מטרה מוגברת, הם פרודוקטיביים יותר והופכים לתומכי המותג ולשגרירים עבור החברה שלכם. חשוב להשתמש בתקשורת פנימית כדי לשמור על קשר עם העובדים שלכם ולזכות באמונם.

בנוסף, ככל שכוח העבודה הופך מפוזר ונייד יותר, התקשורת הפנימית חשובה מתמיד. שמירה על מעורבות של עובדים מרוחקים היא חיונית ומסייעת לפתח קשרי עובדים ולהקל על תקשורת ברורה.

3.צרו אירועי חברה מהנים ומגבשים

יציאה מסביבת העבודה, מאפשרת לכם ולעובדים שלכם להיפתח, להשתחרר וליצור קשרים חזקים וטובים יותר זה עם זה. הפקת אירועים עסקיים בתל אביב, מאפשרת לכם לאסוף את כל העובדים או צוות ההנהלה, לחגוג הצלחות ולבלות זמן משותף יחד בסביבה שונה ולא פורמלית. זוהי השקעה חכמה בשמירה על ההון האנושי שלכם וביצירת קשרים פוריים וטובים יותר בתוך החברה. 

4.קיימו שיחות פרטניות תקופתיות 

שיחות פרטניות בין המנהל לעובד עוזרות לחברות להבין מה חשוב לעובדים ולהקדים את בעיות השימור. השיחות צריכות להוות דיאלוג פתוח המשמש לבניית אמון עם העובדים ולאסוף את נקודת המבט שלהם על הניסיון שלהם בחברה. על ידי הבנת מה עובד ומה לא, אתם יכולים לזהות את המוטיבציה שלהם להישאר בארגון ולעבוד לקראת יעדים שגורמים להם לעניין ומוטיבציה. טכניקה זו גם משפרת את חוויית העובדים שלכם ומספקת תובנה נהדרת לגבי מגוון תחומים המאפשרים את שיפור וצמיחת החברה.

5.השקיעו בתנאי העסקת העובדים

משכורת טובה היא פרמטר חשוב עבור כל עובד אבל כדי ליצור יתרון אמיתי על פני חברות אחרות בכל הקשור לגיוס ושימור עובדים איכותיים, עליכם להציע להם תנאי העסקה טובים.

מה למשל? ביטוחי בריאות קולקטיביים, יותר ימי חופשה בתשלום, תוכניות מוזלות לחדר כושר באזור, תשלום עבור ארוחות ועוד. תנאי העסקה טובים הופכים את חוויית העובד לטובה יותר ומהווים בסיס נוח ואיתן להישארות העובד בחברה.

6.צרו משובים לעובדים ופעלו על פיהם

ארגונים רבים עורכים סקרי מעורבות ומשוב עובדים כדי להבין מה העובים שלהם חושבים על החברה ועל תנאי העסקתם, אך לא כל חברה פועלת על פי תוצאות המשובים. מצב זה יכול לגרום לעובדים להרגיש שאמנם שומעים אותם, אך לא לוקחים ברצינות את דעתם וחוויתם בחברה, מה שיכול לערער את תחושת האמון של העובדים בחברה ובמעסיקים. אם אתם מקיימים שיחות משוב וסקרים, היו מוכנים לפעול על פיהם כדי לתת לעובדים שלכם הרגשה שדעתם ותחושותיהם חשובות ושאתם עושים ככל שניתן כדי לשפר את החווייה שלהם בחברה.

7.הציעו תוכניות לפיתוח קריירה

יש סיכוי גבוה יותר שעובדים יישארו בחברה שלכם אם הם ידעו שיש מקום לקידום בקריירה. על ידי הצבת תוכניות להכשרת קבוצת המנהיגים הבאה, תזכו לעובדים נאמנים שיבינו שאתם משקיעים בהם. למנהלים צריכה להיות תוכנית פיתוח אישית לעובדיהם ולדון ביעדי קריירה ארוכי טווח לפחות פעם בשנה. ניתן גם להקצות לעובדים חונך ששולט במיומנות ויכול לאמן אותם ולתת משוב. זה יגדיל את מעורבות העובדים וירחיב את מאגר הכישרונות הפנימיים בחברה.

8.ספקו תכניות הכשרת מנהלים

יחסים אישיים הם אחד הגורמים הגדולים ביותר המשפיעים על חווית העובד, במיוחד הקשרים שיש לעובדים עם המנהלים שלהם. כשמנהלים לא יודעים איך להניע נכון או לתקשר עם העובדים שלהם, זה גורם לאובדן פרודוקטיביות ובסופו של דבר מסתיים בכך שהעובד מוצא עבודה אחרת. הכשרת מנהלים צריכה ללמד מיומנויות בינאישיות, ניהול זמן, הצבת יעדים ודרכים יעילות לתת שבחים ומשוב.

ישנן דרכים רבות ומגוונות לשפר את חוויית העובדים שלכם אך אחד הכלים המיידיים והחזקים ביותר טמון בהנאה וביחסים הבינאישיים שנוצרים בין העובדים. לשם כך עליכם ליצור אירועי חברה ואירועים עסקיים שונים שיעשירו את העובדים שלכם, לא רק מבחינה מקצועית, אלא גם מבחינה חברתית ואישית. 

במתחם האירועים High& תוכלו לערוך אירועים עסקיים מופלאים שיעניקו לעובדים שלכם חוויה מיוחדת ונפלאה ויחזקו את שביעות רצונם מהחברה שלכם. 

אם אתם מחפשים אולמות לאירועים קטנים או בינוניים שמתאימים בדיוק לחברה שלכם, פנו אלינו ויחד נפיק אירוע עסקי מוצלח ובלתי נשכח.

לוקיישן מדויק, סגנון ואיכות: מה לבדוק כאשר מחפשים אולמות אירועים במרכז

כאשר מחפשים מקום לאירוע, ישנם כמה דגשים שיש לבחון לעומק ולתעדף אותם על פני פרמטרים אחרים, שבוודאי תטפלו בהם בהמשך הדרך. לוקיישן מרכזי הוא נקודת פתיחה מצוינת לכל אירוע באשר יהיה, אבל אילו פרמטרים נוספים יסייעו לכם לדייק את החיפוש?

בין שאתם מתכננים אירוע עסקי, כנס מקצועי, אירוע משפחתי או אפילו חתונה, אם החלטתם ללכת על אולמות אירועים במרכז, כבר התחלתם טוב. לוקיישן מרכזי הוא נקודת פתיחה מצוינת לכל אירוע באשר יהיה, מאחר וההגעה לאירוע, הדרך אליו, היא חלק בלתי נפרד מהחוויה של המשתתפים, וחשוב שהיא תהיה קצרה ונוחה ככל האפשר. עם זאת, אין המשמעות היא שכל מקום רנדומלי שתמצאו במרכז הארץ, יענה על כל הדרישות שלכם ויספק את הסחורה באופן משביע רצון. כאשר מחפשים מקום לאירוע, ישנם כמה דגשים שיש לבחון לעומק ולתעדף אותם על פני פרמטרים אחרים, שבוודאי תטפלו בהם בהמשך הדרך.

ה״צ׳ק ליסט״ שכדאי לעבור עליה כאשר בוחנים מקום לאירוע

האם המיקום הוא באמת מרכזי ונוח להגעה?

לא כל אולם אירועים במרכז, ממוקם במיקום מרכזי, נגיש ונוח, הלכה למעשה. ״מרכז״ הוא מושג מופשט למדי, כאשר לא פעם גם מקומות לאירועים הנמצאים בנקודה מעורפלת, מרוחקת מערים גדולות ומרכזיות ולא נוחה להגעה, מכנים את עצמם כמרכזיים. עוד לפני שאתם מפעילים ״ווייז״ בדרך לבדוק אולם אירועים כזה או אחר, אנחנו ממליצים לכם לקחת רגע ולבדוק במפה בדיוק איפה המקום נמצא. כמו כן, כדאי לקחת בחשבון שבשעות מסוימות, ולאחרונה לאורך כל היום, התנועה בארץ היא כבדה מאוד ולא פעם ההגעה מנקודה כזו או אחרת מתאפיינת בפקקים אינסופיים. חוויה מפוקפקת שאתם בהחלט לא מעוניינים שהאורחים שלכם יעברו בדרך לאירוע שלכם. אם כך, חשוב להבין שלא כל אולם במרכז הוא אכן נגיש ויש לבחון כל מקרה לגופו.  כמו כן, אם יש אולם שמוצא חן בעיניכם ואתם כבר בשלב הבא, בו אתם שוקלים לשריין אותו עבור האירוע, מומלץ לנסות ולהפעיל ״ווייז״ (על יבש) ולבדוק את מהירות (או איטיות) ההגעה אליו בשעות בהן אתם מתכננים לקיים את האירוע. כמובן, דינו של אירוע הנערך בשעות הבוקר, שונה מדינו של אירוע ערב.

האם המקום מתאים לכמות האורחים שאתם מתכננים להזמין לאירוע?

כאן אנחנו רוצים להציע זווית שאולי לא חשבתם עליה. כאשר בוחנים את התאמתו של מקום מסוים עבור אירוע מסוים, בדרך כלל בוחנים את הגודל של האולם ביחס לכמות המשתתפים הצפויה, כאשר הדגש הוא על כך שכולם יכנסו בו בנוחות ולא תיווצר צפיפות. כמובן שזהו הדבר החשוב לבחון, גם מבחינה בטיחותית וחוקית, אך למען הצלחת האירוע ויצירת האווירה המבוקשת, לא פחות חשוב לבחון את הדבר גם מהצד השני. הכוונה היא לבדוק גם שהמקום אינו גדול מדי עבור האירוע שלכם. לא רק מבחינת תקציב, לדבר הזה יש משמעות, מה גם שמקום רחב ידיים, ש״גדול על האירוע שלכם״, עלול ליצור חוסר גיבוש ואינטראקציה בין המשתתפים, ובכך לפגום באווירה, ולעתים גם בעוד אלמנטים. למשל, אירוע שתכליתו מינגלינג, יתקשה מאוד להתקיים בחלל פתוח מדי וגדול.

האם המקום עומד במגבלות התקציב שלכם, או לחילופין, מצדיק חריגה מהתקציב?

כאשר מתכננים אירוע, ברוב המקרים בשלבים המוקדמים ביותר מגבשים תקציב עבורו. כמובן שכאשר מחפשים מקום לאירוע עסקי או לכל אירוע אחר, בשלב הראשון בודקים האם הוא עולה בקנה אחד עם התקציב שהוגדר. עם זאת, ישנם מקומות מיוחדים, המביאים ערך מוסף ויכולים להבטיח את הצלחת האירוע, את הייחודיות שלו ואת החוויה יוצאת הדופן של המשתתפים, שלא פעם מצדיקים גם חריגה כזו או אחרת מהתקציב. זה הזמן להפעיל שיקול דעת ולראות – האם יש מרכיב אחר באירוע שאתם יכולים לקצץ מהחלק שלו בתקציב. לא פעם, המהלך הזה מצדיק את עצמו. אין תחרות למקום טוב, איכותי ומיוחד לאירוע.

האם המקום מתאים לקונספט של האירוע או שניתן לעשות בו אדפטציות?

אירועים עסקיים, כנסים מקצועיים, אירוע השקת מוצר או אפילו חתונה – לכל אירוע יש אופי משלו, ובדרך כלל גם קונספט מובהק וייחודי לו. לא תמיד, אולם חתונות יתאים גם לאירוע עסקי, ולהיפך. אולם כנסים עשוי שלא להיות מספיק רומנטי וחגיגי עבור חתונה וכו׳. אז קודם כל, גם גיבוש קונספט והבנת הצרכים הייחודיים של האירוע שלכם, הם מהלכים שמומלץ לבצע לפני שיוצאים לדרך עם חיפוש המקום, ורק אז לכוון למה שאתם צריכים באופן מדויק. עם זאת, ישנם הרבה מקומות שניתן לעשות בהם אדפטציות ולהסב אותם לפורמט שאתם זקוקים לו. לדוגמא, באולם חתונות ניתן להכניס ציוד כמו מקרנים ומערכת הגברה שיוכלו לשמש להרצאות, ועוד. אם מצאתם מקום בסגנון ייחודי, אל תוותרו עליו.

האם המקום מצעי ערך מוסף או שירות יוצא דופן?

יש כמה סיבות להעדיף מקום אחד על פני מקום אחר. מעבר למיקום האטרקטיבי והפרמטרים הטכניים הבסיסיים שיתאימו לאירוע שאתם מפיקים. לדוגמא, שירותים נוספים שהמקום מציע, שיכולים גם לחסוך לכם הרבה זמן ועבודה, גם לייעל את כל מערך ההפקה וגם לשדרג את האירוע עצמו. למשל, שירותי קייטרינג ברמה גבוהה שהמקום מציע – יכולים להוריד מכם הרבה סטרס ולהבטיח שכל תפעול הכנת והגשת האוכל באירוע יתקתק ויזרום. דוגמא נוספת, במקומות מסוימים מחזיקים לא פעם צוותי הפקה הפועלים מטעם האולם, ואלו יכולים לסגור לכם הרבה פינות. זה אולי נשמע כמו דברים קטנים, אבל ברגע האמת תהיה להם משמעות רבה. כמובן, אם המקום מעוצב בסטייל ייחודי ומציע חוויה איכותית ומקורית למשתתפים – זהו בהחלט ערך מוסף ענק, שיש לקחת בחשבון בלקיחת ההחלטה.