עסקיים

מדוע אולמות לאירועים קטנים בתל אביב, הופכים ליותר ויותר מבוקשים, ומהי הדרך הבטוחה למצוא את המקום המושלם לאירוע שלכם?

תל אביב, העיר הידועה בתרבות האקלקטית וחיי הלילה הסוערים שלה, היא ללא ספק לוקיישן אידיאלי לקיום אירועים מסוגים שונים. כאשר מחפשים מקום לאירוע בתל אביב, לא פעם מגלים את הקסם והאינטימיות של האולמות הבוטיקיים הקטנים, שלא פעם מספקים את הפתרון המושלם. מקומות אלו מציעים שילוב ייחודי של התאמה אישית, נוחות וכמובן סטייל מיוחד ומובחן. מדוע אולמות לאירועים קטנים בתל אביב, הופכים ליותר ויותר מבוקשים, ומהי הדרך הבטוחה למצוא את המקום המושלם לאירוע שלכם?

מסתמנת עלייה ניכרת בביקוש לאולמות אירועים קטנים בתל אביב 

אולמות אירועים קטנים בתל אביב הופכים יותר ויותר פופולריים, עבור אלו המבקשים להקפיק אירועים ייחודיים, בלתי נשכחים, ויותר מהכל – ניתנים לניהול ולשליטה רבה.ההגיון אומר שככל שהמקום והאירוע קטנים יותר, כך השליטה שלכם על כל פרט היא גבוהה יותר, ואי לכך – האירוע יוצא לפועל בסופו של דבר בצורה מדויקת יותר.  אולמות האירועים הבוטיקיים בתל אביב, מספקים מענה למגוון סוגים של אירועים, החל מאירועים עסקיים ועד לחתונות אינטימיות, ומציעים אווירה נעימה ואישית שאולי חסרה במקומות גדולים יותר. הפיתוי באירוע מצומצם, באולם אינטימי יותר, יש לכם המפיקים את ההזדמנות ליצור אווירה מזמינה, שבה כל אורח מרגיש מיוחד – מאפיין חיוני להפקת אירוע מוצלח.

ירידה לפרטים הקטנים: התאמה מדויקת לצרכי האירוע שלכם

השלב הראשון במציאת אולם אירועים קטן בתל אביב, שיהיה נכון לאירוע שלכם, הוא הגדרת אופי האירוע וצרכיו. אולמות אירועים קטנים ניתנים לשליטה ולשינויים דרמטיים, כאשר ניתן לשדרג או אפילו ״לשנמך״ (כלומר, להפוך את המקום לפחות מפואר, דרמטי ורשמי), בהתאם לאירוע. בין אם מדובר באירוע עסקי באווירה פורמלית ייצוגית, מסיבת יום הולדת 40 סוערת או אירוע חברה שמטרתו יצירת נטוורקינג באווירה קלילה, ניתן לשנות את המקומות הללו כך שיתאימו לכל נושא, קונספט, אווירה וסגנון.

במיוחד בתל אביב: המיקום של אולם האירועים הוא קריטי

בעיר שוקקת כמו תל אביב, המיקום הספציפי של אולם האירועים הוא קריטי. אולמות אירועים קטנים ממוקמים לעתים קרובות באזורים נגישים, קרובים למוקדי תחבורה ציבורית ולחניונים, ומאפשרים כניסה ויציאה בקלות. בין אם הם האורחים שלכם מגיעים מהעיר ובין שהם מגיעים לאירוע מחוץ לעיר, אתם מעניקים להם נוחות מקסימלית, והנתון הזה לא יסולא בפז. נתון נוסף שיכול לשדרג את חוויית האורחים שלכם מבחינת הלוקיישן, הוא קרבה לחוף, לשווקים, לחנויות, למוקדי תרבות ופנאי. כל אלו יכולים להשלים את החוויה ולהוסיף לה עוד תוכן ובידול. 

התאמה אישית ואינטימיות

אחד היתרונות העיקריים בבחירת אולם אירועים קטן בתל אביב הוא רמת ההתאמה האישית שהוא מציע. חללים אלה מתפקדים כקנבס ריק, שניתן להתאים אותו כך שישקף את הסגנון האישי או המותג העומד מאחורי האירוע. האינטימיות של חלל קטן, מטפחת גם אווירה מחוברת ואינטראקטיבית יותר בקרב האורחים, שלעתים קרובות הולכת לאיבוד בחללים גדולים יותר.

אפשרויות ידידותיות לתקציב

תקציב הוא שיקול מרכזי בתכנון אירועים, ואולמות אירועים קטנים בתל אביב מספקים לרוב אפשרויות חסכוניות יותר, זאת מבלי להתפשר על איכות או חוויה. כאשר החללים קטנים, עלויות עבור עיצוב ודקורציה, שירותי קייטרינג ושירותים אחרים , עשויות להיות נמוכות יותר, מה שמאפשר לכם לנהל את התקציב שלכם בצורה יעילה יותר.

״חווית משתמשים״ משופרת

כאשר אולם האירועים קטן, ניתן לעצב כל פרט במטרה לשפר את חווית האורחים. החל מתפריטים מותאמים אישית ועד מערכים אור-קוליים מתוחכמים למצגות או לתוכנית הבידור, מקומות אלו יכולים לספק מענה לבקשות הספציפיות ביותר. כמו כן, צוותי הניהול באולמות הללו הם לעתים קרובות מעשיים וקשובים יותר, מה שמבטיח שהאירוע שלכם יתנהל באופן חלק ויזרום ללא תקלות.

סוגי אולמות אירועים קטנים בתל אביב

אולמות האירועים הקטנים של תל אביב שונים בסגנון ובאווירה, וניתן לבחור בין מגוון אפשרויות, שיתאימו לכל קונספט של אירוע:

מקומות על הגג: עבור אלו המחפשים אווירה מודרנית, אורבנית ואוורירית, מקומות על הגג מספקים נופים מדהימים של העיר ואווירה פתוחה, כיפית ומזמינה.

מבנים היסטוריים: ההיסטוריה העשירה של תל אביב ויפו, משתקפת דרך מבנים שנשמרו לאורך עשרות או מאות שנים, ואלו מהווים בחירה ייחודית ועשירה מבחינה תרבותית, לאירוע עם המון אווירה.

גלריות באווירה בוהמית: לאירוע אוונגרדי, בסטייל בוהמי נוטף שיק תרבותי, מתחמי גלריות בלב העיר יכולים לשמש כתפאורות מעוררות השראה.

מקומות ליד חוף הים: אולמות קטנים על חוף הים משלבים בין הקסם של הים לנוחות של מיקום בתוך העיר.

היבטים לוגיסטיים שכדאי לקחת בחשבון כאשר מתכננים אירוע בתל אביב

כאשר מחפשים אולם אירועים קטן בתל אביב, חשוב לקחת בחשבון מספר היבטים לוגיסטיים. ראשית, הקיבולת היא פרמטר שלא ניתן להפריז בחשיבותו. חשוב לוודא שהאולם מרווח מספיק כדי לארח בנוחות את כל המוזמנים שלכם, וכן, שיש בו מספיק מקום לכל הפעילויות המתוכננות לאירוע.

כמו כן, חשוב לבדוק כי המקום מציע מתקנים חיוניים כמו מטבח, שירותים וציוד טכני.

בנוסף, יש לזכור כי אתם עומדים לקיים את האירוע בתל אביב, העיר הידועה לשמצה בבעיות התחבורה והחנייה שבה, ולכן חשוב לוודא שהמקום כולל חניון מסודר ונגיש לאורחים וגישה קלה באמצעות תחבורה ציבורית.

כל מה שמיוחד ואטרקטיבי באולמות לאירועים קטנים

אולמות לאירועים קטנים בתל אביב, בולטים ביכולתם להציע חוויה ייחודית, המתוכננת בהתאמה אישית מקסימלית. החללים האלה מספקים את הרקע המושלם לאירועים שמבקשים להיזכר, בין אם זה מתבצע באמצעות העיצוב הייחודי שלהם, השירות יוצא הדופן, או פשוט האווירה החמה והמזמינה שלהם.

החל מבחירת אולם האירועים המושלם ועד להרכבת תפריט מקורי, כל היבט של האירוע צריך להיות מתוכנן בקפידה כדי להבטיח שהוא יבלוט בשטח, ויחרוג מגבולות הגנריות. ככה מפיקים היום אירועים עסקיים 

הפקת אירוע עסקי בתל אביב, העיר הידועה בתרבות העשירה, בחיי הלילה הסוערים, בקולינריה המפותחת, וברוחה החדשנית, מציעה הזדמנות יוצאת דופן ליצור עבור האורחים שלכם חוויה ייחודית ובלתי נשכחת כאחד. החל מבחירת אולם האירועים המושלם ועד להרכבת תפריט מקורי, כל היבט של האירוע צריך להיות מתוכנן בקפידה כדי להבטיח שהוא יבלוט בשטח, ויחרוג מגבולות הגנריות. הכנו עבורכם מדריך מקוצר לכל הצעדים שצריך לעשות כדי להפוך את האירוע העסקי שאתם מפיקים בתל אביב – להצלחה מסחררת.

בחירת המקום הנכון: אולם האירועים הוא הבית של האירוע שלכם

כאשר תתחילו בחיפוש אחר מקום לאירוע עסקי בתל אביב, תגלו שיש בעיר לא מעט אולמות אירועים, הנותנים מענה לסגנונות וגדלים שונים של אירועים. החל ממלונות יוקרתיים ומרווחים כמו הילטון ועד לחללים ייחודיים כמו מוזיאון תל אביב לאמנות או מרכז פרס לשלום וחדשנות. אבל כאן כדאי לעצור רגע ולעשות קצת שיעורי בית עוד לפני שאתם מתחילים לחרוש את הרשת בחיפוש.

לפני הכל, אתם חייבים להבין מה אתם מחפשים בדיוק, להתמקד ולהימנע מהתפזרות שתגזול מכם זמן ומשאבים רבים אחרים. חשוב להבין בתור התחלה, מהו הקונספט של האירוע שלכם, ולרכז באופן מסודר נתונים עיקריים לרבות מספר המשתתפים וסוג החוויה שאתם רוצים להציע להם. טיפ נוסף שלא רק יהפוך את החיים שלכם להרבה יותר קלים, אלא גם יבטיח שהאירוע יתנהל באופן מקצועי וחלק – בחרו מקום שיש בו ניסיון עשיר (וגם המלצות מלקוחות עבר) בתחום האירועים העסקיים. 

זה עלול להיות מפתה – ללכת על מקום בלתי שגרתי כמו מוזיאון וכדומה, אך בבחירה במקום כזה, שאינו מיועד במקור לאירועים, אתם בעצם נכנסים לפרויקט הרבה יותר מורכב ושואב. במקרים כאלה תצטרכו לשכור שירותי קייטרינג, ריהוט, צוות טכני ועוד שירותים משלל ספקים, שגם תצטרכו לנצח עליהם ולסנכרן ביניהם. 

אבל לפני שאתם נכנסים ללחץ, בואו נרגיע ונבשר לכם על הפתרון המושלם – אולם אירועים בסגנון ייחודי ובמיקום ייחודי, שכבר יש בו את כל הציוד והספקים שאתם זקוקים להם, ואנשי הצוות במקום יודעים ״לתקתק״ אירוע באופן מקצועי. לא רק שיחסך מכם הרבה כאב ראש בבחירה הזאת, יש סיכוי לא קטן שגם תצליחו לחסוך בעלויות. במילים אחרות, ההמלצה שלנו היא לבחור במקום מקורי ומיוחד, אבל כזה שמציע לכם one-stop-shop, כלומר את כל השירותים במקום אחד. יש כאלה, רק צריך לדעת למצוא אותם.  

לא משנה מהו סוג האירוע: לעולם לא להתפשר על האוכל

לא משנה אם מדובר באירוע עסקי שמטרתו מינגלינג ויצירת נטוורקינג, מסיבת חברה עם ריקודים ובלגנים או כנס מקצועי עם הרצאות והקרנת מצגות – בסופו של דבר, האוכל עושה את האירוע, ולא נעים להודות, אבל זה גם מה שזוכרים מהאירוע אחרי הכל. אם כן, חובה לבחור חברת קייטרינג איכותית עם מוניטין טוב. בהמשך לסעיף הקודם, נמליץ לבחור באולם האירועים שמציע לכם את שירותי הקייטרינג והבר הטובים ביותר. כמו כן, השקיעו בבחירת המנות ולא פחות חשוב – בהתאמתם לקונספט של האירוע ולשעה בה הוא מתקיים. לדוגמא, אם מדובר בכנס בשעות הצהריים, ראוי להגיש לאורחים ארוחת צהריים מלאה. לחילופין, אם מדובר במסיבת השקה בשעות הערב, קוקטיילים ו״פינגר פוד״ יתאימו יותר. 

מינוף אמצעי טכנולוגיה לטובת האירוע

תל אביב ידועה כמרכז טכנולוגי, כך ששילוב של טכנולוגיה חדשנית באירוע שלכם יכול להדהד היטב את הלוקיישן וסביר להניח שגם את הסגנון של האורחים שלכם. אפשר לשקול לכלול שימוש באפליקציות אינטראקטיביות ליצירת נטוורקינג, הפעלות סטרימינג בשידור חי לקהל רחב יותר, או אפילו הצגת סטארטאפים וחידושים מקומיים כחלק מהאירוע.

נטוורקינג והזדמנויות חברתיות

מטרתם של אירועים עסקיים ואירועים בכלל, היא מעל הכל – חיבור חברתי. אירועים עסקיים ואירועי חברה, לא פעם עוסקים בנטוורקינג לא פחות מאשר בתוכן. אי לכך, חשוב לספק למשתתפים באירוע חללים מותאמים והזדמנויות ליצור אינטראקציה, נטוורקינג ואפשרות לשיתוף רעיונות. תוכלו לעשות זאת באמצעות מפגשי נטוורקינג מובנים בתוך תוכנית האירוע, סדנאות אינטראקטיביות או מפגשים מזדמנים באחד מהברים או המסעדות השוות של תל אביב.

אורחים מחו״ל צפויים להשתתף באירוע? כדאי לדאוג להם מבעוד מועד

אם מופיעים ברשימת המשתתפים גם אורחים המגיעים מחו״ל, אז קודם כל – ברכות על הבחירה בתל אביב, העיר שהכי קל להגיע אליה בתחבורה ציבורית ופרטית, וכולם גם רוצים להגיע אליה, בשל האטרקטיביות חסרת התחרות שלה. חשוב לדאוג לאורחים שלכם להסדרי ההסעות ולינה, ולהכין להם את הקרקע, כך שיהיה להם נוח להגיע ולהשתתף באירוע. בתל אביב תמצאו מגוון אפשרויות לינה, החל ממלונות יוקרה ועד למלונות בוטיק. כמו כן, אם תדאגו להם לשירותי הסעות מהמלונות למקום האירוע ובחזרה, תוכלו  לשפר את החוויה שלהם באופן משמעותי.

שיווק וקידום – המפתח לאירוע מוצלח

שיווק אפקטיבי הוא המפתח לאירוע מוצלח ומשמעותי. השתמשו במדיה חברתית, במערכות דיוור במייל, וברשתות עסקיות מקומיות כדי לקדם את האירוע. צרו קשר עם קהילות מקומיות ועסקים בתל אבי,ב כדי להרחיב את טווח ההשתתפות באירוע ולהוסיף אמינות וודאות בקרב המשתתפים.

ניהול אירועים מקצועי

כאשר עוסקים בהפקת אירועים עסקיים במרכז, שווה לשקול לשכור את שירותיהם של אנשי ניהול אירועים מקומיים, עם מומחיות בתחום המדובר. אנשי צוות מסוג זה יכולים לספק תובנות חשובות לגבי ספקים, ציוד והתנהלות כללית, ולהבטיח שהאירוע יתנהל בצורה חלקה ומקצועית. 

לשמור על המומנטום, גם לאחר סיום האירוע

גם ביום שאחרי, חשוב לשמור על קשר עם המשתתפים, לשתף דגשים ונקודות חשובות, ואולי אף לספק פלטפורמה דיגיטלית לצורך דיון מתמשך ונטוורקינג. הדבר יכול לעזור להרחיב את ההשפעה של האירוע ולשמור על מעורבות הקהל.

כאשר ניגשים לתהליך של הפקת אירוע עסקי, ישנם כמה אספקטים חשובים שיש לקחת בחשבון, לרבות המשימה החשובה של בחירת אולם האירועים המתאים. כמה דגשים וטיפים מועילים להפקה של אירוע מוצלח, מהנה ובר השפעה

תל אביב, מטרופולין שוקק חיים, פעימת הלב של ההייטק והכלכלה בישראל, מהווה בחירה מעולה כיעד לקיום אירועים עסקיים. החל מכנסים בינלאומיים ועד לאירועי חברה מקומיים, העיר מציעה רקע דינמי לכל סוגי האירועים. 

עם זאת, כאשר ניגשים לתהליך של הפקת אירועים עסקיים בתל אביב ישנם כמה אספקטים חשובים שיש לקחת בחשבון, לרבות המשימה החשובה של בחירת אולם האירועים המתאים. הנה כמה דגשים וטיפים מועילים להפקה מוצלחת, של אירוע מהנה ובר השפעה כאחד.

הבנת התרבות העסקית המקומית

לפני שצוללים לתכנון אירועים, חשוב להבין את התרבות העסקית הייחודית של תל אביב. העיר, הידועה בדופק המהיר שלה, ובמוקדי ההייטק הרבים, מאופיינת בקצב מיוחד ובסגנון מודרני חדשני, שלא פעם משולבים בו גם היבטים של יצירתיות וא-פורמליות. שילוב האלמנטים הללו באירוע שלכם, בין אם באמצעות פורמט מצגות חדשני או מפגש נטוורקינג רגוע, בדרך כלל יתאים למשתתפים המקומיים.

בחירת הזמן הנכון בשנה

גם העיתוי של האירוע הוא עניין מכריע. יש לקחת בחשבון את עניין האקלים הים תיכוני של תל אביב עם הקיץ המהביל והחורף המתון, שדווקא מפרגן עם הרבה ימי שמש נעימים בדרך כלל. תזמון האירוע במהלך האביב או הסתיו יכול לאפשר חוויה נוחה יותר עבור המשתתפים, במיוחד כשמדובר באירועים שעשוים לכלול פעילויות חוץ או מפגשי נטוורקינג.

חשיבות אולם האירועים

בחירת מקום לאירוע עסקי בתל אביב היא אחת ההחלטות הקריטיות ביותר בתהליך ההפקה. אולם האירועים מכתיב את הלוק, את הסטייל, את האיכות וכמובן את האווירה של האירוע. חפשו אחר אולמות אירועים המציעים את האיזון הנכון בין מיקום טוב, גודל, שירותים ואווירה. קחו בחשבון אספקטים של נגישות, קרבה למוקדי תחבורה ציבורית וחניונים זמינים, שכן, אלו הם גורמי מפתח כאשר מדובר בנוחות ובחוויית האורחים שלכם. 

השקיעו בבחירת הקייטרינג

כאשר אתם מקיימים אירוע בעיר כמו תל אביב, הציפיות שלכם בכל הנוגע לקולינריה הן גבוהות במיוחד. מומלץ להשקיע בבחירת חברת הקייטרינג, או יותר נכון לומר – לבחור אולם אירועים המציע כעסקת חבילה גם שירותי קייטרינג איכותיים ומומלצים. אבל לא כאן מסתיים המאמץ שלכם בהקשר הקולינרי. שווה לרדת לפרטים ולבחור נכון תפריט מותאם בדיוק לקהל שלכם, לסגנון האירוע וגם למועד בו הוא מתקיים. המנות של אירוע בוקר, צהריים או ערב הן כמובן שונות וצריכות להיבחר בהתאם. כמעט מובן מאליו, שבאירועים עסקיים חשוב שיוגש לאורחים גם אלכוהול איכותי, במיוחד אם מדובר באירועים בסגנון מסיבת קוקטייל או אירוע ערב בוייב מסיבתי ומשוחרר. 

כלים טכנולוגיים מתקדמים – כבר משלב שליחת ההזמנות 

באירוע המתקיים בעיר הידועה בשל הטכנולוגיה המתקדמת שבה, שילוב הכלים הטכנולוגיים העדכניים ביותר הוא חובה. השתמשו בציוד אודיו-ויזואלי חדיש, הציעו חיבור Wi-Fi אמין וחזק, ושקלו שימוש באפליקציית ניהול אירועים לארגון יעיל ולניהול ההזמנות ואישורי ההגעה. נגיעות טכנולוגיות לא רק יקלו על ניהול חלק של האירוע, אלא גם ירשימו קהל בעל אוריינטציה טכנולוגית.

הדגש הוא על נטוורקינג

אירועים עסקיים בתל אביב עוסקים לרוב בנטוורקינג, לא פחות מאשר בתוכן. ודאו שהאירוע שלכם מספק למשתתפים כמה שיותר הזדמנויות לתקשר ולהתחבר זה לזה. תוכלו לעשות זאת באמצעות מפגשי נטוורקינג מובנים, חללים באווירה בלתי פורמלית או סדנאות אינטראקטיביות. אולמות אירועים הכוללים חללים ייעודיים למינגלינג יכולים להיות מועילים במיוחד.

הכרה של התקנות המקומיות

הכירו את החוקים והתקנות המקומיים הקשורים להפקת אירועים בתל אביב. שימו לב להיתרים שונים, לתקני בטיחות ולחוקים הנוגעים לרעש. ציות לחוק הוא המפתח למניעת בעיות משפטיות ולהבטחה שהאירוע יתנהל בצורה חלקה.

פעילויות תרבות ופנאי

תל אביב, עם המורשת התרבותית העשירה ושלל אפשרויות הבילוי שבה, מציעה הרבה יותר מסתם לוקיישן לאירוע עסקי. שקלו לשלב במסגרת יום האירוע חוויות תרבותיות, כגון ביקורים באתרים היסטוריים, בגלריות אמנות, במסעדות או בחוף הים.  פעילויות מסוג זה יכולות להוסיף מימד ייחודי לאירוע שלכם, ולהפוך אותו לחוויתי ובלתי נשכח עבור המשתתפים.

טיפים למציאת אולם האירועים המתאים ביותר

בחירת אולם אירועים מושלם בתל אביב מצריכה גישה אסטרטגית. כך תמצאו את המקום שיתאים למטרות האירוע שאתם מפיקים:

לפני שקופצים למים: הבינו היטב את הצרכים שלכם

הגדירו מהם הפרמטרים שאתם זקוקים להם באולם, על סמך היקף האירוע, סוגו וסגנונו. קחו בחשבון את גודל השטח הנדרש לכם ופריסת החללים, האמצעיים הטכניים שהמקום מספק לכם וכל צורך ספציפי אחר.

מחקר יסודי ועריכת רשימות

 ערכו מחקר יסודי כדי לזהות מקומות התואמים לקריטריונים שלכם. אמצעים מקוונים, צוות מקומי להפקת אירועים והמלצות מקולגות בתל אביב, יכולים להיות בעלי ערך רב בתהליך זה.

בקרו פיזית במקומות פוטנציאליים

במידת האפשר, בקרו באופן פיזי במקומות שסימנתם כפוטנציאליים לאירוע, על מנת לקבל תחושה אותנטית של המרחב ולדון בדרישות ובצרכים שלכם עם מנהלי המקום. שימו לב לפריסה, לנגישות, לתשתית הטכנולוגית וכמובן לאווירה הכללית במקום.

היבטים לוגיסטיים

העריכו את ההיבטים הלוגיסטיים של אולם האירועים. בדקו אספקטים כמו קלות גישה, אפשרויות חניה, קרבה לבתי מלון עבור משתתפים מחו״ל, אפשרויות הגעה בתחבורה ציבורית וכדומה. 

עלויות מול תקציב

ודאו שהעלויות של המקום מתאימות למסגרת התקציב שלכם לאירוע. בחנו את הנושא מעבר לעלות שכירת האולם, אלא גם את כל החיובים הנוספים עבור ציוד טכני, קייטרינג או שירותים נוספים.

תובנות מאירועי עבר

בחנו אירועי עבר שהתקיימו באולמות הרלוונטיים לכם. על ידי כך תוכלו להשיג תובנות לגבי ההתאמה של המקום לסוג האירוע שלכם והרקורד שלו באירוח וניהול של אירועים עסקיים.

בלב המזרח התיכון, ישראל ניצבת כמגדלור של מורשת תרבותית וחדשנות. הצירוף הזה של מסורת ומודרניות ניכר היטב גם בתרבות האירועים שלה. כאן, הצלחת האירוע לא נמדדת רק על פי מספר המשתתפים או תוכן הפרזנטציות; מדובר ביצירה של חוויות בלתי נשכחות. אולמות אירועים במרכז המאפשרים לערוך אירועים עסקיים משמעותיים המאופיינים באווירה מיוחדת וסוחפת הם אלמנטים מרכזיים במשימה זו.

1.חשיבותו של רושם ראשוני

לכל אירוע, עסקי או אישי, יש סיפור לספר. המבוא לסיפור הזה מהווה את הרושם הראשוני שמקבלים המשתתפים. אולמות אירועים עסקיים מנסים לנווט במקרם הייחודי הזה של שילוב יוקרה וחמימות כדי ליצור רושם ראשוני מצוין. מעמדות מזון איכותיות ומגוונות בקבלת הפנים, דרך מסיבות קוקטייל אקסקלוסיביות ומרשימות, מקומות אירועים מבוקשים הם אלו שמציעים אווירה מתוחכמת ומזמינה כאחד, שנותנת את הטון לאירוע כולו.

2.רבגוניות: אבן הפינה של תכנון אירועים מודרני

תרבות האירועים התוססת של ישראל, החל ממסיבות חברה ועד לכנסים מקצועיים, דורשת גישה דינמית לעיצוב מקומות. אולמות אירועים עסקיים מסוימים מגלמים את הדינמיות הזו. הם יכולים לנוע בין אירוח של אירועי בוטיק עם מעט משתתפים לאירוח רחב ותוסס יותר. ההגדרות המודולריות שלהם, הסאונד החדשני ואמצעי התאורה, בשילוב עם תוכניות ישיבה דינמיות, מבטיחים שכל אירוע יהיה מותאם אישית לצרכי המארחים.

3.סביבה אורבנית שוקקת חיים

אולמות אירועים מרכזיים, במיוחד אלו השוכנים בתל אביב, מציעים חוויית אירוח אורבנית ושוקקת חיים שלא מוצאים במקומות אחרים. עם סביבה עתירת מסעדות, ברים, מבנים מיוחדים וחיי לילה סוערים, אין ספק שאירועים עסקיים במרכז זוכים ליתרון משמעותי בשל המיקום העירוני והשוקק שלהם. אולמות לאירועים עסקיים במרכז ובתל אביב בפרט הם התגלמות האורבניות והמודרניזציה – שני מאפיינים פופולריים באירועים עסקיים מוצלחים.  

4.יכולת טכנית: הרחבת אופקים מעבר לגבולות הפיזיים

בעידן דיגיטלי, טביעת הרגל של אירוע היא גלובלית. אולמות אירועים איכותיים במרכז הם חלוצים בהטמעה טכנולוגית. מעבר ליכולות ה-Wi-Fi ומולטימדיה, ישנם אולמות שעושים שימוש באמצעים טכנולוגים נוספים המאפשרים לשדר את האירוע בלייב לכל מקום בעולם ומעניקים למשתתפים חוויה מתקדמת ויוצרים תדמית מרשימה ויוקרתית לאירוע ולמארגניו. 

5.מאמצים מודעים לסביבה: יצירת חוויות אקולוגיות יותר

העולם עובר במהירות לשיטות אירוח בנות קיימא, וישראל אינה יוצאת דופן. אולמות אירועים עסקיים מתקדמים אימצו שיטות אירוח, פלטפורמות וכלים אקולוגיים יותר. החל מרכישת תוצרת מקומית לקייטרינג, דרך צמצום מוצרי פלסטיק ומעבר למוצרים מתכלים ועד הפחתת השימוש בנייר ומעבר לפתרונות דיגיטליים. מקומות אירועים אלו מציגים מחויבות לסביבה ירוקה יותר, מה שעשוי להיות משמעותי עבור משתתפים רבים ומשפר את תדמיתה של החברה או הארגון כולו.

6.מסע גסטרונומי: חגיגה של טעמים 

כולם יודעים שאין כמו הגסטרונומיה של ישראל. ואם נהיה ספציפיים יותר – אין כמו החוויה הקולינרית של תל אביב. מתוך הכרה בכך, אולמות עילית לאירועים עסקיים מצויינים מציעים חוויות קולינריות מעולות וטעימות להפליא. במקומות אלו תוכלו למצוא תפריטים מגוונים הכוללים שילוב של טעמים ישראלים ומטבחים עולמיים המבטיחים שהמשתתפים באירוע יזכו לחגיגה קולינרית מענגת שהופכת את האירוע כולו להצלחה גדולה.

בתוך הסצנה הקולינרית הזאת של אולמות האירועים, בולט אולם האירועים High& שמציע לאורחים שלו מגוון רחב של מנות עשירות, יצירתיות והכי חשוב – טעימות. 

7.מיקום ונגישות: הגיבורים הפחות מדוברים

שני גורמים שלא זוכים לתהודה רבה בכל הנוגע לבחירת אולם אירועים אך אין ספק שהם משפיעים ביותר, הם מיקום האולם והנגישות אליו. אולמות אירועים עסקיים בעלי מיקום אסטרטגי, ממוקדים באזור המרכז ובתל אביב בפרט. לאולמות אלו יש גישה נוחה לשלל מוקדי תחבורה תיבורית והם מציעים חניה בשפע ומבטיחים נוכחות גבוה ללא טרחה מצד המשתתפים. הקרבה של האולמות הללו למוקדי תרבות, פנאי והייטק מקומיים, מהווה יתרון נוסף של בילוי, נגישות והנאה עבור משתתפים רבים שמגיעים לאירוע מתוך העיר ומחוצה לה.

סיכום

מקום לאירוע עסקי בתל אביב או במרכז מספק לעיתים קרובות שלל יתרונות משמעותיים כמו חיבור לטכנולוגיה מתקדמת, תרבות, קולינריה משובחת, מיקום מרכזי, נגישות גבוהה ועוד. כיום, חברות, עסקים וארגונים רבים כבר מודעים לחשיבותה הגדולה של בחירת אולם האירועים הנכון לאירוע העסקי שלהם. למקום האירוע יש השפעה רבה על הצלחת האירוע ועל האווירה שנוצרת בו. בחירה באולם אירועים מתקדם, מעוצב ואיכותי באזור המרכז ובתל אביב בפרט, מהווה יתרון עבור מארגני האירועים ומשתתפי האירוע. 

אולם האירועים High& ממקום בלב תל אביב, במיקום אסטרטגי. עם קרבה לכבישים ראשיים המחברים את כל חלקי הארץ, תחבורה ציבורית ענפה ומתחם חניה מרווח ונוח, High& מספק נגישות גבוהה והגעה קלה ונוחה לאירוע. הצוות המקצועי והמיומן שלנו מתמחה בהפקת אירועים פרטיים ועסקיים משלל סוגים. בין אם אתם מתכננים מסיבת חברה תוססת, השקת מוצר או שירות, כנס מקצועי או כל אירוע עסקי אחר, באולם האירועים High& תמצאו את כל מה שאתם צריכים לאירוע מושלם. 

כבר בכניסה לאולם תחושו באווירה המיוחדת של המקום. החלל הפנימי של High& מועצב בסגנון ייחודי ומלא בקסם. ממנו תעלו במעלית לגג מרווח ופתוח שהוא גולת הכותרת של האולם. על הגג תוכלו לערוך אירוע מדהים עם נוף מרהיב על כל העיר ואווירה שלא תמצאו בשום מקום אחר. 

רוצים לשמוע יותר על האירועים העסקיים שלנו? לחצו כאן והשאירו פרטים או צרו איתנו קשר.

בין אם אתם מארגנים כנס, מסיבת חברה, השקת מוצר, אירוע גיבוש צוות או מפגש נטוורקינג, המקום בו תבחרו לארח את האירוע העסקי שלכם הוא הרבה יותר מסתם חלל פיזי. זוהי פלטפורמה שתגביר או תפחית את ההשפעה של האירוע שלכם על המשתתפים. בחירת מקום היא החלטה אינטגרלית שיכולה להשפיע על שיעור הנוכחות, רמת המעורבות וההצלחה הכוללת של האירוע שלכם. אך עם אינספור אולמות וחללי אירועים זמינים, חשוב לדעת אילו גורמים עליכם לקחת בחשבון כדי להבטיח את ההתאמה הטובה ביותר לצרכים הספציפיים שלך.

במדריך מקיף זה נפרט את המרכיבים המרכזיים שמומלץ לבדוק בעת בחירת אולם אירועים לאירוע העסקי הבא שלכם.

נוחות ונגישות: מיקום גיאוגרפי אסטרטגי

המיקום הגיאוגרפי של האירוע שלכם הוא אחד השיקולים הראשונים שהאורחים שלכם יעשו, שבסופו של דבר ישפיע על ההחלטה שלהם אם להגיע לאירוע. אולם האירועים צריך להיות ממוקם במקום שקל להגיע אליו. לכן הוא צריך להיות מקושר היטב עם שלל אמצעי תחבורה ציבורית ובקרבת כבישים ראשיים או כבישים מהירים עבור אלה שמגיעים ברכבם הפרטי.

מתחם חניה מרווח הוא היבט נוסף שיש לקחת בחשבון לנוחות האורחים שלכם כך שהם יוכלו להגיע למקום בקלות ומבלי לבזבז זמם יקר על חיפוש חניה פנויה.

אם האירוע שלכם מושך אורחים שמגיעים מרחוק ואפילו כאלה שמגיעים מחו"ל, קרבה לבתי מלון ושדה התעופה יכולה להיות גורם חשוב מאוד עבורם. בנוסף, המיקום צריך להתאים למסר שאתם רוצים לשדר. מיקום מרכזי כמו מקום לאירוע עסקי בתל אביב, עשוי להיות מרשים יותר ויתן לאירוע שלכם תדמית רצינית יותר, בעוד שמיקום מרוחק או כפרי, עשוי לשדר אווירה קלילה ופשוטה יותר שלא בהכרח תשרת את המטרות שלכם.

קיבולת ופריסה: הרמוניה מרחבית

הקיבולת של אולם האירועים צריכה להתאים באופן אידיאלי לקנה המידה של האירוע שלכם. חלל צפוף יכול להוביל לאי נוחות, בעוד שמקום מרווח מדי עלול להיראות כחסר משתתפים או ללא האנרגיה הרצויה לכם. קחו תמיד בחשבון תקנות בטיחות, במיוחד אלו הנוגעות לצפיפות ומקום פנוי לכל משתתף.

פריסת החלל היא גורם קריטי נוסף שהולך יד ביד עם הקיבולת. ההגדרה הפיזית צריכה לתרום לסוג האירוע שאתם מתכננים. בין אם מדובר בפריסת החלל עבור אירוע קוקטייל, לחללים נפרדים עבור סדנאות מקצועיות, ישיבה פתוחה עבור הרצאות או אירוע הכולל ארוחת ערב סביב שולחנות, בין אם אתם מחפשים אולם גדול או אולם אירועים קטן בתל אביב, הוא צריך לספק אפשרויות פריסה גמישות שיתאימו בדיוק לסוג האירוע שלכם.

ציוד ויכולות טכניות: מרחב עם טכנולוגיה מתקדמת

בעידן הדיגיטלי של היום, הדרישות הטכניות של אירועים עסקיים הולכות וגוברות. אולם האירועים צריך להיות מאובזר טכנולוגית כדי להתמודד עם צרכי אירועים מודרניים. הוא צריך להציע גישה לאינטרנט במהירות גבוהה, כדי להבטיח שהמשתתפים יוכלו להישאר מחוברים לאורך כל האירוע ולספק ציוד אודיו-ויזואלי חיוני כגון מיקרופונים, רמקולים, מקרנים ומסכים איכותיים.

אווירה ותפאורה: קנבס אסתטי לאירוע שלכם

בעוד שעולם העסקים מזוהה לעתים קרובות עם גוונים רשמיים, אל תמעיטו בחשיבותם של העיצוב והאווירה המלווים את האירוע שלכם. לארכיטקטורה, עיצוב הפנים והתאורה של המקום יש השפעה תת הכרתית משמעותית על מצב הרוח והחוויה של המשתתפים שלכם.

לדוגמה, מקום עם חלונות גדולים ואור טבעי יכול ליצור אווירה תוססת ומרוממת. מצד שני, מקום עם תאורה חמה ורכה עשוי לשדר תחושה של אינטימיות ורוגע. בחרו חלל שמשלים את הנושא והטון של האירוע שלכם ומשאיר מקום להתאמה אישית במידת הצורך.

אפשרויות קייטרינג ושתיה: שיקולים קולינריים

אוכל ושתייה מעולים יכולים לעתים קרובות להיות גולת הכותרת של כל אירוע. מקום המציע שירותי קייטרינג איכותיים יכול לחסוך לכם זמן ומאמץ בתיאום עם קייטרינג חיצוני ולהעניק חוויה מעולה לאורחים שלכם. עם זאת, אם האירוע שלכם דורש צרכים קולינריים ספציפיים, חשוב שהקייטרינג המקומי יוכל לבצע התאמות נדרשות כדי לספק חוויה טובה ומקיפה לכל משתתף.

כמו כן, שקלו את סוג ההסעדה שאתם מתכננים להציע. הגדירו מראש האם תצטרכו ארוחה מלאה סביב שולחנות או אולי הגשה באמצעות בופה או בכלל אירוע בסגנון קוקטייל. הגדרת הפרטים הללו תעזור לכם לבחור מקום שיוכל להתאים בצורה הטובה ביותר לצרכים הקולינריים שלכם.

שירות לקוחות מצוין: עמוד השדרה של הצלחת האירוע

למרות שלעיתים שירות טוב אינו מוערך מספיק, שירות לקוחות מעולה יכול לעשות הבדל משמעותי בתהליך תכנון האירוע שלכם והצלחתו. צוות אדיב, מקצועי ויעיל יכול לשפר את תכנון וביצוע האירוע, ולהבטיח שהאירוע שלכם יתנהל בצורה חלקה ככל האפשר.

עוד בשלב ההתקשרות הראשונית, בחנו כיצד צוות המקום מטפל בפניות שלכם והאם אתם מקבלים שירות טוב שעשוי לסמן את המשך הדרך המשותפת שלכם לאורך הפקת האירוע.

תקציב ועלויות נסתרות

כל אירוע פועל במסגרת תקציב מסוימת, מה שהופך את עלות המקום לגורם קריטי. עם זאת, חשוב להבין מה כולל המחיר. היו מודעים לחיובים נסתרים פוטנציאליים כמו עמלות נוספות, דמי שימוש בציוד נוסף ועוד.

כמו כן, שקלו את תנאי התשלום. האם נדרש פיקדון? מתי יש לשלם את מלוא התשלום והאם יש מדיניות ביטולים? הבנת הגורמים הפיננסיים הללו יכולה לעזור לכם להימנע מהפתעות ולהבטיח שתקבלו את מירב התמורה להשקעה הכספית שלכם.

סיכום

בחירת אולם אירועים מתאים לאירוע העסקי שלכם היא החלטה אסטרטגית הדורשת שיקול דעת ותכנון קפדניים. זהו חלל שיכול לשקף את תדמית המותג שלכם, לשרת את מטרות האירוע שלכם ולהשפיע על החוויה של כל משתתף ומשתתפת. אולם האירועים High& מספק מגוון רחב של יתרונות שיעזרו לכם להפיק אירוע עסקי מושלם. צרו איתנו קשר כדי לשמוע יותר על האירועים העסקיים שלנו.

במיקום ייחודי בלב ההומה של תל אביב, אולם האירועים High& משלב בצורה מושלמת את האנרגיה הדינמית של העיר עם אלגנטיות מתוחכמת כדי ליצור חווית אירוע בלתי נשכחת. המתחם הרבגוני הזה, שעוצב להכיל מגוון רחב של אירועים, מציב רף חדש לאירועים עסקיים על ידי הנגישות שהוא מציע, השירותים החדשניים והנופים הפנורמיים של העיר.

אם אתם מתכננים אירוע עסקי ורוצים לערוך אותו במקום מיוחד ואיכותי, הכירו את כל היתרונות הבולטים של High&: 

מרכזי ונגיש: מיקום אידיאלי המאפשר הגעה מהירה ונוחה

High& שוכן במיקום אסטרטגי בלב המסחרי התוסס של תל אביב, ומציע מיקום נגיש בהגעה ברכב פרטי ובתחבורה ציבורית. קרבתו לכבישים ראשיים מבטיחה נסיעות חלקות ונוחות, מפחיתה באופן דרמטי את הלחץ הקשור לנסיעות ממושכות או מסובכות והופכת את החווייה של להמשתתפים לטובה יותר כבר בדרך לאירוע. המיקום המרכזי הזה גם משפר משמעותית את הנוכחות ומגדיל את מספר המשתתפים באירוע.

בנוסף, אולם האירועים High& נמצא בקרבת מתקני חניה רבים המספקים חוויה נגישה ונוחה לאלו שמגיעים לאירוע ברכבם הפרטי. מיקומו המעולה נמצא בקרבת אפשרויות אירוח שונות, ממלונות בוטיק ועד מלונות יוקרה, ונותן מענה לאורחים שמגיעים מרחוק מרחוק וכאשר מדובר באירוע המתפרס על פני יותר מיום אחד. מיקום אסטרטגי זה, יחד עם אפשרויות לינה שמסביב, מגביר את האטרקטיביות של High& כמקום מוביל עבור אירועים עסקיים במרכז.

חלל אירועים שמשקף את העסק והמותג שלכם

עם הכניסה למתחם High&, האורחים נכנסים לחלל עכשווי המעוצב בקפידה ומצויד ברהיטי מעצבים ואקססוריז מרהיבים. אזור הקומה התחתונה משמש כקנבס רב תכליתי שניתן להתאים לכל אירוע. מאירועי חברה אינטימיים ועד לפגישות עם לקוחות בקנה מידה גדול וכנסים מקצועיים, ניתן לשנות את החלל כך שישקף את יעדי המותג והאירוע הייחודיים שלכם.

העליה אל הגג חושפת דק עץ רחב ידיים, המציע נופים עוצרי נשימה של הנוף העירוני והמרהיב של תל אביב. חלל האירועים הממוקם על הגג, מסוגל לארח שפע של אירועים עסקיים ויוצר חוויה בלתי נשכחת תחת קו הרקיע המהפנט של העיר. האורות המנצנצים של תל אביב, בשילוב עם הקסם המיוחד של המקום, יוצר אווירה מלאה בקסם ומהנה עבור כל המשתתפים.

מקום שמשדרג כל אירוע

High& הוא יותר מסתם מקום אירועים – הוא חלק בלתי נפרד מחוויית האירוע. המתחם משדר אווירה מזמינה, שמחה ומשוחררת, המשלבת יוקרה וסטייל. אולם האירועים נועד לארח מגוון אפשרויות בילוי, כולל אירועים עסקיים משלל סוגים, מה שהופך אותו למקום שלא רק מספק חלל לאירוע אלא גם משדרג אותו לחוויה הוליסטית ובלתי נשכחת.

שירותים ומתקנים מתקדמים שעושים את ההבדל

אולם האירועים High& מציע מעטפת רחבה של שירותים מתקנים, כולל מערכות סאונד, מולטימדיה ותאורה מתקדמות ואיכותיות. כל אלה מאפשרים למארגנים לנהל את האירוע בצורה חלקה, תוך התאמת התאורה, הסאונד וכל חלק באירוע כך שיעמוד בדרישות האירוע הספציפיות. התוצאה הסופית היא אירוע עסקי המבוצע בקפידה שמספק חוויה מושלמת למשתתפים ומבטיח שהיעדים העסקיים שלכם יעמדו בהצלחה.

חוויות קולינריות בלתי נשכחות

אי אפשר שלא לדבר על הדובדבן שבקצפת – היכולות הקולינריות של High&. השירותים הקולינריים שלנו מספקים מסע גסטרונומי ייחודי, המוסיף מימד חדש לחוויה ולאטרקטיביות הכוללת של האירוע.

צוות הקייטרינג מורכב משלל אנשים נלהבים ומוכשרים שיוצרים מנות שמפעילות את כל החושים. כל מנה מוכנה מחומרי גלם מעולים, תוך שימת דגש על טריות, איכות ומצוינות קולינרית שיוצרות יחד חוויה קולינרית מענגת ובלתי נשכחת.

מסקנה: אולם אירועים High& מספק את כל מה שאתם צריכים לאירוע עסקי מושלם

High& הוא מקום לאירוע עסקי בתל אביב המציע סטנדרט חדש של איכות והנאה בכל הנוגע לאירועים עסקיים משלל סוגים. בזכות המיקום המרכזי והנגיש, הגג הפתוח המשקיף על נוף פנורמי ומרהיב של העיר, חללים מגוונים ומעוצבים הניתנים להתאמה אישית והיצע קולינרי יוצא דופן, תוכלו להפיק אירוע עסקי שיחקק בזכרונם של המשתתפים שלכם בזכות הסיבות הנכונות. על ידי בחירה במתחם האירועים High&, אתם לא רק בוחרים מקום לאירוע, אלא רותמים לצדכם צוות מקצועי ואדיב אשר פועל ללא הרף כדי לממש את חזון האירוע שלכם עד לפרט הקטן ביותר. 

ויש גם כמה טיפים לקינוח

5 דברים שכדאי לקחת בחשבון בהפקת אירוע עסקי:

1.קבעו יעדים ברורים: התחילו בהגדרת מטרת האירוע שלכם. היא יכולה להיות השקת מוצר חדש, נטוורקינג של המשתתפים, מסיבת חברה, כנס ועוד. הגדרה ברורה של המטרות שלכם תנחה את כל ההיבטים האחרים של תכנון האירוע, מהפורמט ועד לרשימת האורחים.

2.הכירו את הקהל שלכם: זהו מי קהל היעד שלכם. זה יעזור לכם לעצב את האירוע בצורה שתואמת את הציפיות, הצרכים והאינטרסים שלהם. הכרת הקהל שלכם יכולה להשפיע על כל דבר, החל מהדוברים המרכזיים שאתם מזמינים ועד אפשרויות הקייטרינג והפעילויות האינטראקטיביות שאתם מתכננים.

3.צרו תכנית מפורטת: התוכנית שלכם צריכה לכלול אבני דרך וצירי זמן עיקריים, כמו מתי לשלוח הזמנות, להזמין מרצים, להפיק גרפיקות וכו'. תוכנית מקיפה תבטיח שלא תפספסו שלבים מכריעים ותעזור לשמור על כל המעורבים בהפקת האירוע מסונכרנים זה עם זה.

4.הקפידו על תקשורת אפקטיבית: בין אם זה צוות האירוע שלכם, נותני החסות, הספקים או המשתתפים, תקשורת יעילה היא המפתח לאירוע מוצלח. השתמשו בתוכנה או בפלטפורמה לניהול אירועים כדי לייעל את התקשורת ולהבטיח לכולם את המידע העדכני ביותר.

5.בחרו תוכן מרתק ואמצעי סאונד איכותיים: הרמקולים והתוכן שתבחר חיוניים במיוחד לאירוע עסקי מוצלח. קחו בחשבון את תחומי העניין של המשתתפים שלכם ובחרו מרצים ונושאים שימשכו את תשומת ליבם, יעוררו דיונים מרתקים ויספקו תובנות חשובות.

לבסוף, כל אירוע עסקי מצוין מצריך אולם אירועים מצוין. צרו איתנו קשר ונשמח לסייע לכם בהפקת אירוע עסקי בלתי נשכח. 

הפקת אירוע עסקי מוצלח דורשת תכנון קפדני, תשומת לב לפרטים והתמקדות בהענקת ערך למשתתפים. החל מהגדרת יעדים ובניית תוכנית מקיפה, ועד לניהול לוגיסטיקה, הפעלת נותני חסות ותעדוף חווית המשתתפים – כל היבט ממלא תפקיד מכריע בהצלחת האירוע. טיפים חשובים שכדאי לאמץ וליישם, ולהבטיח אירוע ייחודי, מקצועי, מרשים ועם השפעה משמעותית

הפקת אירועים עסקיים בתל אביב דורשת תכנון קפדני, תיאום ותשומת לב לפרטים. בין שאתם מארגנים כנס, תערוכה, מסיבת חברה או אירוע פנים ארגוני אחר, ישנם מספר גורמים מרכזיים שיש לקחת בחשבון כדי להבטיח אירוע שמצד אחד מתנהל חלק ועם זאת, הוא גם רב השפעה. 

טיפים חשובים לתחילת הדרך

הגדירו את המטרות שלכם

השלב הראשון בהפקת אירוע עסקי הוא הגדרת היעדים. נסחו בצורה ברורה – מה אתם שואפים להשיג באמצעות האירוע. האם המטרה היא לייצר לידים לעסק, להעשיר את המשתתפים, להשיק מוצר חדש או לייצר הזדמנויות חדשות לנטוורקינג? יעדים המוגדרים היטב, ינווטו את תהליך התכנון שלכם ויסייעו לכם לקבל החלטות מושכלות לגבי מבנה האירוע, התוכן והגישה הכוללת.

תוכנית ותקציב

לאחר שהגדרתם את היעדים המרכזיים שלכם, הגיע הזמן לבנות תוכנית ותקציב מקיפים לאירועים. התחילו בפירוט מרכיבי המפתח של האירוע, לרבות בחירת מקום, שיווק וקידום, דוברים או פרזנטורים, קייטרינג, שירותי סאונד והגברה ולוגיסטיקה. הקצו תקציב ריאלי לכל מרכיב ובדקו אפיקי מימון פוטנציאליים, כגון מכירת כרטיסים או חסויות, שיסייעו לקזז עלויות. תוכנית ותקציב מחושבים היטב, ישמשו כמפת דרכים לכל תהליך הפקת האירוע.

בחירת מקום

בחירה נכונה של  מקום לאירוע עסקי בתל אביב היא קריטית להצלחת האירוע שלכם. קחו בחשבון גורמים כמו מיקום, קיבולת, שירותים והתאמה לנושא ולדרישות האירוע שלכם. בקרו במקומות פוטנציאליים, העריכו את המתקנים שיש בהם, וערכו משא ומתן על חוזים שמתאימים לתקציב ולצרכי האירוע שלכם.

שיווק וקידום

שיווק וקידום המתבצעים באופן יעיל ונכון, הם עניין חיוני לצורך הבאת משתתפים לאירוע שלכם. יש לפתח אסטרטגיית שיווק מקיפה, תוך שאתם לוקחים בחשבון ערוצים שונים כגון מדיה חברתית, ניוזלטרים, קידום ממומן באתרים ופרסום ממוקד. העבירו בצורה ברורה את הערך של האירוע, שימו דגש על דוברים או תכנים מרכזיים, והדגישו את היתרונות שהמשתתפים יקבלו מההשתתפות. השתמשו באמצעים ויזואליים משכנעים, תוכן מרתק ופלטפורמות רישום מקוונות, על מנת לייעל את תהליך ההרשמה.

פיתוח תוכנית ותוכן

 התוכנית והתוכן של האירוע, צריכים להיות מותאמים לספק ערך לקהל היעד שלכם. זהו נושאים ומגמות רלוונטיות, המתאימים למטרות האירוע. רכזו מגוון רחב של דוברים, פרזנטורים ואנשי פאנל, שיכולים לספק תובנות ומומחיות ייחודיות. שלבו גם הפעלות אינטראקטיביות, סדנאות והזדמנויות ליצירת תקשורת, על מנת לשפר את המעורבות ולטפח קשרים משמעותיים בין המשתתפים. ודא שהתוכן הוא גם מעשיר וגם מרתק, כדי להשאיר את המשתתפים בעניינים לאורך כל האירוע.

לוגיסטיקה ותפעול

ניהול לוגיסטיקה ותפעול הם היבטים קריטים בהפקת אירוע עסקי. קחו בחשבון גורמים כמו הרשמה, שילוט באתר, דרישות סאונד ותאורה ותמיכה טכנית. תיאום של ספקים, קייטרינג ושירותים שונים, חייב להתבצע מראש ובאופן מסודר, על מנת להבטיח אירוע חלק שהכל בו ״מתקתק״. בנו לוח זמנים מפורט והקצו מספיק זמן לכל מפגש, הפסקה ומעבר. כמו כן, מומלץ להכין תוכניות מגירה כדי לתת מענה לנסיבות בלתי צפויות ולצמצם שיבושים במהלך האירוע.

חסות ושותפויות

בניית שותפויות אסטרטגיות וגיוס נותני חסות, יכולים לספק תמיכה נוספת לאירוע שלכם. זהו נותני חסות פוטנציאליים, שמתיישרים עם קהל היעד והיעדים של האירוע שלכם. פתחו חבילות חסות המציעות הטבות אטרקטיביות, כגון הזדמנויות מיתוג, משבצות דיבור או גישה בלעדית. שיתוף פעולה עם נותני חסות ושותפים נועד למקסם את החשיפה וליצור מצב של win-win שמקנה ערך לשני הצדדים המעורבים.

חווית משתתפים

חווית המשתתפים צריכה להיות בחזית מאמצי הפקת האירוע שלכם. שימו לב לכל נקודת מגע, מתהליך ההרשמה והצ'ק-אין ועד לאיכות המפגשים ובחנו את השתלשלות האירועים דרך הפריזמה של האורחים. צרו סביבה מסבירת פנים ומושכת, המעודדת יצירת קשרים, שיתוף פעולה וחילופי ידע. מנפו אמצעים טכנולוגים כדי לשפר את חווית המשתתפים, כגון אפליקציות לאירועים, המספקות לוחות זמנים מותאמים אישית, פיצ׳רים אינטראקטיבים ועדכונים בזמן אמת. בדקו את האופציה  לשלב אלמנטים ייחודיים ובלתי נשכחים, כגון נואמים מרכזיים, הופעה אטרקטיבית או תערוכות אינטראקטיביות, על מנת לייצר השפעה מתמשכת על המשתתפים.

ניהול צוות ומתנדבים

צוות מאורגן ומתודרך היטב הוא עניין חיוני להפקה חלקה ומקצועית של אירוע עסקי. הגדירו תפקידי מפתח וחלוקת אחריות, והרכיבו צוות מסור עם סט מיומנויות מגוון, שיוכל לטפל בהיבטים שונים של האירוע. הסבירו את הציפיות שלכם בצורה ברורה וספקו את ההדרכה ואת המשאבים הדרושים לכך. האצילו סמכויות והקימו ערוצי תקשורת קבועים, כדי להבטיח תיאום ויישור קו. במידת הצורך, גייסו מתנדבים שיוכלו לסייע בפעילויות שונות של האירוע. הקפידו להביע הוקרת תודה ובטאו את הערכתכם למאמצים של הצוות והמתנדבים, שכן, מסירותם ועבודתם הקשה יתרמו תרומה משמעותית להצלחת האירוע.

במהלך האירוע: שמירה על רמה גבוהה של מקצועיות ושירות לקוחות

שמירה על רמה גבוהה של מקצועיות ומתן שירות לקוחות יוצא דופן הם המפתח להפקת אירוע עסקי מוצלח. מומלץ לתדרך את הצוות והמתנדבים שלכם לייצג את הארגון שלכם ביעילות, תוך מתן סיוע מהיר ואדיב למשתתפים. צפו וענו על צרכי המשתתפים באופן יזום, תוך הבטחת נוחות ושביעות רצונם לאורך כל האירוע. השיבו לפניות ולפידבקים באופן מיידי ומקצועי, תוך הוכחת המחויבות שלכם לספק חוויה חיובית.

ניהול סיכונים והכנת תוכנית מגירה

בעוד שאתם כמובן מייחלים לאירוע חלק ומוצלח, חשוב להתכונן מבעוד מועד לגורמים בלתי צפויים, לבצע הערכה של  סיכונים פוטנציאליים ולהכין תוכניות מגירה. הגדירו מהם הסיכונים הפוטנציאליים, כגון כשלים טכניים, שיבושי מזג אוויר או ביטולים של הרגע האחרון, ופתחו אסטרטגיות למזעור נזקים. בחירה באולם אירועים בתל אביב, המספק עבורכם את האופציה לקיים את האירוע במקום סגור, מקורה וממוזג, היא סוג של רשת ביטחון מבחינה זו. בבחירה כזו, אתם למעשה מנטרלים את הגורם הלא צפוי של מזג האוויר, ויכולים לישון בשקט, בידיעה שאלמנט זה לא יכול להפתיע אתכם. כמו כן, הכינו מראש אפשרויות גיבוי לרכיבים קריטיים כמו ציוד סאונד והגברה (עניין שכדאי לדון בו עם הספקים שאתם עובדים מולם), וכתבו פרוטוקולי תקשורת ברורים, שיסייעו לכם בבוא בעת, לטפל בכל מצב בלתי צפוי. מומלץ לסקור ולעדכן באופן קבוע את רשימות ניהול הסיכונים ותוכניות המגירה שלכם, על מנת להבטיח מוכנות לנסיבות בלתי צפויות.

קיימות ואיכות הסביבה

בעידן הנוכחי, חשוב לקחת בחשבון את ההשפעה הסביבתית של האירוע העסקי שאתם מפיקים. השתדלו לשלב פרקטיקות ברות קיימא בתכנון האירוע שלכם, כגון מזעור פסולת, קידום מיחזור והפחתת צריכת האנרגיה. בחרו ספקים  ידידותיים לסביבה המתאימים למטרות הקיימות שלכם וחפשו אולם אירועים במרכז, שהצוות בו מקפיד על היבטים אקולוגיים. על ידי מתן עדיפות לקיימות, אתם למעשה  מפגינים את המחויבות של הגוף העומד מאחורי האירוע לאחריות חברתית תאגידית, ותורמים לתעשיית אירועים מודעת יותר לסביבה.

הערכה וניתוח שלאחר אירוע

 לאחר סיום האירוע, חיוני להעריך את הצלחתו ולאסוף משוב לשיפורים עתידיים. ערכו סקרים לאחר האירוע כדי לאסוף משוב מהמשתתפים ולהעריך את רמות שביעות הרצון שלהם. נתח נתונים על נוכחות, מעורבות, הכנסות ומדדי ביצועים מרכזיים אחרים כדי למדוד את ההשפעה והצלחתו של האירוע. לזהות תחומי שיפור ולחגוג הצלחות. השתמש בתובנות שהושגו כדי לחדד את אסטרטגיות הפקת האירועים שלך לאירועים עתידיים ולהבטיח צמיחה ופיתוח מתמשכים.

למידה והתאמה מתמשכות

הפקת אירוע עסקי היא תהליך למידה מתמשך. הישארו מעודכנים לגבי מגמות בתעשייה, טכנולוגיות מתקדמות ושיטות עבודה מומלצות בניהול אירועים. השתתפו בכנסים ובסדנאות כדי לקבל תובנות ממומחים ולצורך יצירת נטוורקינג עם עמיתים. בקש משוב מהמשתתפים, מנותני החסות ומהשותפים שלכם, על מנתי לזהות תחומי שיפור ולעדכן את האסטרטגיות שלכם. אמצו חדשנות והיו פתוחים לנסות גישות חדשות כדי לשפר את חווית המשתתפים ולהבטיח את ההצלחה ארוכת הטווח של האירועים העסקיים שאתם מפיקים.

מעקב ובניית מערכות יחסים

לאחר האירוע, שמרו על תקשורת עם המשתתפים והמשיכו לטפח את הקשרים שנבנו במהלך האירוע. תוכלו לעשות זאת באמצעות אימייל מעקב עם הודעה אישית המביעה הכרת תודה, ושיתוף תובנות שנדונו באירוע. בחנו את האפשרות של הקמת  קהילה או פלטפורמה מקוונת, שבה המשתתפים יכולים להישאר מחוברים, ולגשת למשאבים נוספים. נצלו את פלטפורמות המדיה החברתית כדי ליצור אינטראקציה עם המשתתפים, לשתף את הנושאים הבולטים באירוע שהתקיים ולקדם אירועים עתידיים. בנייה וטיפוח קשרים מעבר לאירוע, תורמים לקהילה חזקה ויוצרים את הבסיס לשיתופי פעולה עתידיים.

דגשים חשובים בהפקת אירוע עסקי

הפקת אירוע עסקי מוצלח דורשת תכנון קפדני, תשומת לב לפרטים והתמקדות בהענקת ערך למשתתפים. החל מהגדרת יעדים ויצירת תוכנית מקיפה ועד לניהול לוגיסטיקה, הפעלת נותני חסות ותעדוף חווית המשתתפים, כל היבט ממלא תפקיד מכריע בהצלחת האירוע הכוללת. על ידי הקפדה על שיקולים מרכזיים אלה ולמידה מתמדת מכל אירוע, תוכלו להפיק אירועים עסקיים משפיעים ובלתי נשכחים, שישאירו רושם מתמשך על המשתתפים ויתרמו לצמיחה ולהצלחת הארגון העומד מאחוריהם.

לסיכום, הפקת אירוע עסקי מוצלח דורשת גישה הוליסטית הכוללת תכנון אסטרטגי, ביצוע קפדני ומחויבות לשיפור מתמיד. על ידי התחשבות בגורמים כגון ניהול סיכונים, קיימות, מקצועיות וחדשנות, תוכלו להפיק אירועים עם משמעות ואימפקט. באופן זה, האירועים העסקיים שתפיקו, יהפכו להזדמנויות חשובות ליצירת קשרים, העשרה וצמיחה.

מפיקים אירוע עסקי או אירוע חברה? מה חשוב לבדוק שיש באולם האירועים בו יתקיים האירוע, ומהן הדרכים להבטיח שהאירוע יהיה מוצלח וייחודי? כך תוודאו  שהחוויה מהאירוע תהדהד בקרב המשתתפים עוד זמן רב לאחר סיומו

האירוע העסקי אותו אתם מפיקים מתחיל לקבל צורה ושם, ופניכם אל עבר המשימה החשובה היותר בהפקה – מציאת אולם אירועים במרכז. אם יש לכם ניסיון בהפקה, אתם ודאי כבר יודעים שמדובר בצעד החשוב והקריטי ביותר להצלחת האירוע. אפשר לומר, במובן רב, שהאולם בו יתקיים האירוע – הוא האירוע. תשמחו לשמוע שאולמות אירועים רבים כיום, מכילים מראש או יכולים להכיל את כל קשת המרכיבים להם אתם זקוקים באירוע שלם – שירותי קייטרינג, הגברה ותאורה, צוות עיצוב ועוד. חשוב לדעת נתונים אלו, שכן, הם יכולים לסייע לכם לקדם את תהליך ההפקה ללא היכר, ולחסוך לכם הרבה עבודה וזמן.

להיבט הזה יש משמעות נוספת חשובה – במובן מסוים, לבחור באולם אירועים ש״סוגר לכם את כל הפינות״, זה גם ללכת על בטוח, מאחר והספקים הפועלים במקום כבר יודעים להתנהל בו ביעילות, וכבר עשו את האדפטציות הנדרשות למקום, כך שהבחירה הזו מבטיחה לכם גם מינימום תקלות במהלך האירוע – עניין חשוב ביותר להצלחת האירוע. מפיקים מנוסים יודעים גם שהדאגה הזו, שהכל יתנהל חלק באירוע, היא אחת הכבדות ומאלו שהכי מדירות שינה מעיניהם.

הגעתם לאולם אירועים פוטנציאלי? מהם הדברים החשובים שיש לבדוק במקום

לקבל מושג על תמחור המרכיבים השונים

מובן מאליו, שהדבר הראשון שעליכם לבדוק כאשר אתם בוחנים אולם אירועים כזה או אחר, הוא שהתקציב שלכם בכלל מאפשר לשכור את המקום. אבל עוד הרבה לפני שאתם מגיעים לראות אולם, חשוב להבין את פריסת התקציב שלכם לאירוע, בדגש על הסכום המוקצב לאולם האירועים. כאשר תבחנו מקומות שונים, תתחילו לקבל מושג לגבי התמחור, מה שעשוי לסייע לכם בניהול משא ומתן בשלב הבא. 

ברוב אולמות האירועים, יציעו לכם גם אפשרויות תמחור מדורגות, לצד גמישות מסוימת עם התשלום על המרכיבים השונים, מה שעשוי לעזור לכם לשמור על גבולות התקציב שהוגדרו מראש. עם זאת, חשוב לפעול באופן שקול וריאלי, ולוודא שהאולם שאתם רוצים לשכור אכן מתיישר עם התקציב שלכם, ושתוכלו להשיג את כל המטרות שלכם במסגרת מחיר הנתון.

פריסת החללים במקום

יותר מבכל אירוע, באירוע עסקי חשוב לבדוק את פריסת החללים של האולם. מדוע? מאחר ואירועים עסקיים נחלקים לסוגים שונים, ואי לכך גם מצריכים היערכות שונה, לרבות פריסה שונה של החללים ופסיליטיז שונים. באירועי חברה וכנסים למשל,  בדרך כלל יהיו הרצאות על ידי דוברים שונים, מצגות, פעילויות קבוצתיות, מינגלינג, כיבוד וכו'. בעת בחירת חלל, עליכם לוודא שהפריסה במקום מתאימה לכל הפעילויות שבתוכנית.

כמו כן, חשוב לשים דגש על גודל המקום. כדאי לוודא ששטח האולם מתאים בדיוק לכמות המוזמנים לאירוע. לדוגמא, אם האירוע צפוי להכיל עד 300-350 איש, כדאי להתמקד בחיפוש אחר מקום לאירועים קטנים בתל אביב. אם מדובר על על אירוע גדול, כלומר יש לכם ברשימת המוזמנים יותר מ-400 איש, יש לסנן את המקומות שאינם יכולים להכיל כמות כזו של משתתפים. זהו היבט חשוב יותר מכפי שנהוג לחשוב – חלל עצום שרובו נותר ריק במהלך האירוע, עלול להסתכם בחוויה מביכה ולא נעימה של האורחים, עם אווירה משונה ולא ״מתחברת״, ואילו מהצד השני, חלל צפוף וקטן מדי, הוא לא פחות בעייתי כמובן.

מהם המתקנים והאמצעים הטכנולוגיים העומדים לשירותכם במקום?

כאשר אתם בודקים האם האולם מתאים לאירוע שלכם, חשוב לבדוק מהם המתקנים שהמקום מציע. התחילו מהבסיסי ביותר – האם יש מספיק חדרי שירותים כדי להכיל את כל המשתתפים? אתם רוצים להיות בטוחים שמי שירצה להתפנות במהלך האירוע, לא יאלץ להמתין בתורים ארוכים. האם יש במקום את כל פריטי הריהוט שאתם זקוקים להם, לרבות שולחנות וכיסאות? בדרך כלל, באירועי חברה למשל, התוכנית כוללת הפעלות גיבוש צוות ופעילויות בחלוקה לקבוצות קטנות, כך שיש לוודא שיש במקום מספיק כיסאות ושולחנות זמינים. בחלק מאולמות האירועים, תמצאו גם ספות, שיאפשרו לאורחים לנוח בין הפעילויות. בדקו – האם המקום מציע גם חדרים נוספים שהמשתתפים יכולים לעשות בהם שימוש? הדבר יכול להיות חיוני למשל לצורך פעילויות לגיבוש צוותים. אם האולם כולל גם חללים מסוג זה, זהו יתרון.

לבסוף, תרצו לוודא שלמקום יש מערך טכנולוגי מתקדם. האם יש להם חיבור Wi-Fi חזק ואמין כאשר יוקרנו מצגות במהלך האירוע? האם ישבמקום מקרנים ומערכות סאונד שיספקו לאורחים את החוויה הטובה ביותר? האם האולם מציע צוות טכני שיעמוד לשירותכם במקרה של תקלות במהלך האירוע? אלו הם דברים שכדאי לקחת בחשבון, על מנת להבטיח שהאירוע שלכם יתנהל בצורה חלקה ככל האפשר.

ההבדלים המשמעותיים בין סוגי האירועים העסקיים

על מנת לבחור את המקום המתאים ביותר עבור האירוע שלכם, חשוב מאוד להעמיק בהבדלים המשמעותיים בין אירוע לאירוע. אחרת, איך תדעו אם עליכם לחפש מקום לאירוע חברה בתל אביב או מקום לאירוע עסקי אחר?

אירועי חברה – אירועים פנימיים לעובדים

אירועי חברה עם אירועים המיועדים לעובדי החברה בלבד, וגם הם עצמם נחלקים לסוגים שונים. ישנם אירועים שמטרתם לגבש בין צוותי העובדים, הכוללים בדרך כלל תהליך שמטרתו קירוב וחיבור בין עובדים, באמצעות פעילויות קבוצתיות שונות המעודדות עבודת צוות, שיפור התקשורת בין המשתתפים ועוד.

ישנם אירועי חברה שמטרתם היא פשוט לפרגן לעובדים ולעשות להם ״גוד טיים״ מטעם החברה. האירועים האלה הם בדרך כלל פשוט מסיבה מושקעת, שתכליתה בילוי וכיף. לא פעם, אירועים מסוג זה מתקיימים בסמוך לחגים משמעותיים כמו חגי תשרי, פסח, פורים ואף מועדים כמו ערב השנה החדשה (סילבסטר) וכו׳. כמו כן, לעתים מקיימים אירועים מסוג זה על מנת לחגוג הישג משמעותי של החברה, כמו הנפקה בבורסה, במקרה של חברות הייטק שונות, או צמיחה משמעותית וגידול בהכנסות וברווחים. 

כך או כך, המטרה המרכזית באירועי חברה היא לקדם את הקשר שבין העובדים ואת שביעות רצונם מהמעסיקים שלהם. 

אירועים עסקיים חיצוניים

אירועים עסקיים חיצוניים, בדרך כלל מקדמים מטרות מסחריות או שיווקיות, ותכליתם לחשוף מוצר מסוים, לחבר בין אנשי עסקים מתחום מסוים או לייצר עסקאות שונות. באירועים מסוג זה, הרושם חשוב במיוחד, שכן, לא פעם האירוע הוא הפנים של החברה העומדת מאחוריו. 

כל אחד מסוגי האירועים הללו, מצריך היערכות מסוג אחר וכמובן אולם עם אמצעים שונים ובסגנונות שונים, וחשוב מאוד להתאים את המקום לאופי ולצרכי האירוע. 

רוצים להרשים את האורחים? מקום לאירוע עסקי בתל אביב הוא ללכת על בטוח

אם אתם שוקלים לבחור במקום לאירוע עסקי בתל אביב עבור האירוע שלכם – אתם בהחלט בכיוון הנכון. הבחירה בעיר הפופולרית והמרכזית ביותר בארץ, היא ללא ספק התחלה מצוינת לאירוע שלכם. לתל אביב יש מוניטין מסוים וגבוה, ״אפיל״ מסוים, עם קונוטציות של סטייל ושל יוקרה. כאשר העיר שבה הכל קורה, היא התפאורה באירוע שלכם, מכאן הדרך לאירוע שכולו שיק וטעם טוב כבר סלולה בפניכם.

הבחירה במיקום מרכזי עבור האירוע, היא פקטור חשוב מאין כמותו עוד לפני שדיברנו על האירוע עצמו. שכן, אחוזי ההשתתפות באירוע, מלכתחילה, תלויים מאוד במקום בו הוא צפוי להתקיים. ככל שהמיקום יהיה פופולרי וקרוב יותר עבור מירב המוזמנים, כך אחוז גדול יותר מהם יאשרו את הגעתם אליו. 

כמו כן, ה״פרסטיז׳״ והאטרקטיביות של תל אביב, יגרמו למשתתפים באירוע להרגיש שבחרו את הטוב ביותר עבורם, שפרגנו להם והשקיעו בהם. כידוע, הסטנדרטים של אולמות אירועים בעיר הם גבוהים, בהתאם לסביבה בה הם מתקיימים, וכך גם הזמינות של ספקים מהשורה הראשונה, לרבות חברות קייטרינג בניצוחם של שפים מבוקשים, שירותי הגברה ותאורה מתקדמים ועוד. 

דרכים נוספות להבטיח שהאירוע שלכם יהיה ייחודי ומרשים

קונספט יוצא דופן

מלבד הבחירה בלוקיישן גיאוגרפי מרכזי, כדאי לבחור באולם אירועים שיש בו קונספט מיוחד ויוצא דופן, ולוותר על אולמות גנריים, שהמבנה, העיצוב ופריסת החללים בו הם צפויים ובנליים. לדוגמא, אירוע המתקיים על גג אורבני נוטף שיק, אירוע בחצר פתוחה ומטופחת, אירוע בבר שעבר הסבה בהתאם לצרכי האירוע הספציפי ועוד. זה הזמן לחשוב מחוץ לקופסא.

אוכל מקורי וברמה גבוהה

אין זה סוד שהאוכל הוא האלמנט המרכזי, החשוב והנזכר ביותר באירועים. בניגוד לעבר, כיום ישנה ציפייה מסוימת לקולינריה ברמה גבוהה באירועים. כחברה, עברנו כברת דרך בהיבט הזה וכיום ישראל נחשבת למעצמה קולינרית, ולא בכדי. מצפים מכם להשקיע ולפנק עם האוכל המוגש באירוע, אפילו אם מדובר במסיבת קוקטייל ולא בסעודה של ממש. בחרו מנות עדכניות, מקוריות ואיכותיות, ותרשמו הצלחה מסחררת באירוע.

עיצוב עדכני

בהמשך לקונספט הבלתי שגרתי שכדאי שאולם האירועים יתאפיין בו מראש, כדאי לחשוב על קו מסוים ומקורי, שהאולם יעוצב בו. אם זו מסיבת חברה המתקיימת בלילה, למשל, תוכלו להחליט על קונספט של דיסקו ולעצב את האולם בסגנון סבנטיז מנצנץ ומשמח, עם כדורי דיסקו ושלל קישוטים בסגנון. יש לציין, שחשוב שהקונספט העיצובי יתאים לנושא האירוע ולאופי האירוע באופן מושלם, אחרת עלולה להתקבל תחושה של אירוע מפוזר וחסר קוהרנטיות. 

אלמנט הפתעה

האורחים שלכם לא ראו את זה בא… הופעה שווה של אמן מבוקש, סרטון וידאו קורע, פוד טראק עם מנה סופר פופולרית ושווה, דוכן גלידות ועוד. חישבו איך אתם יכולים להביא לאירוע משהו אחד שיעשה למשתתפים בו ״וואו״ אחד גדול.

מתנות שוות 

״מתנות שוות.. מישהו שלח לי מתנות שוות…״ כן, אנחנו יודעים שבמקור השיר מדבר על מתנות קטנות, אבל זה לא סותר את זה שהן יהיו גם שוות. אם תשאירו את האורחים שלכם עם מתנה שימושית או מגניבה באמת, שיש לה קשר עם האירוע כמובן, החוויה מהאירוע עצמו תמשיך להדהד אצלם לאורך זמן עוד הרבה אחר כך. זה הזמן להתעמק בעניין, ולמצוא משהו מתאים. מומלץ להתייעץ עם מנהלי החברה העומדים מאחורי האירוע המדובר.

מתחמי האירועים הגנריים ואולמות הכנסים של בתי המלון, כבר מזמן הוחלפו במקומות מקוריים יותר כמו גגות אורבניים לאירועים, יקבי יין, גלריות לאומנות ועוד. נכון, לכאורה, כל הסיפור הזה לא הופך את החיים שלכם, אלו העומדים בראש ההפקה, לקלים יותר. מהצד השני, אם תשכילו לבחור במקום מיוחד, ולאתר את האיכותי ביותר בין האופציות העומדות בפניכם – הדרך להצלחה כבר סלולה

אף אחד לא מטיל ספק בכך שתכנון והפקת אירועים זה ביג דיל. לצד ההתרגשות העצומה, הדבר עלול להפוך במהרה לצונאמי של משימות, קבלת החלטות גורליות והמון כאבי ראש. בסופו של דבר, הצלחתו של אירוע תלויה בדבר אחד: המקום בו הוא נערך.

יש מצב טוב שבעבר, היה מדובר במשימה קלה יותר, כאשר לא היו המון אופציות של מקומות לאירועים. אבל הימים האלו חלפו. מתחמי האירועים הגנריים, ואולמות הכנסים של בתי המלון, כבר מזמן הוחלפו במקומות מקוריים יותר כמו גגות אורבניים לאירועים, יקבי יין, גלריות לאומנות ואפילו לוקיישנים ממש יוצאי דופן כמו לב מדבר, ספריות עתיקות, אתרים היסטוריים ועוד. נכון, לכאורה, כל הסיפור הזה לא הופך את החיים שלכם, אלו העומדים בראש ההפקה, לקלים יותר. מהצד השני, אם תשכילו לבחור במקום מיוחד, ולאתר את האיכותי ביותר בין האופציות של אולמות אירועים קטנים במרכז הפתוחות בפניכם – הדרך להצלחה כבר סלולה. 

מאיפה מתחילים בחיפוש אחר המקום המושלם?

אוקיי, אז הבנו שמציאת המקום המתאים היא הדבר החשוב והמכריע ביותר שיש עליכם לעשות. אבל מאיפה מתחילים? איך מבצעים את תהליך החיפוש באופן המהיר והיעיל ביותר, ובדרך שתבטיח שנבחר את האולם המושלם עבור האירוע שלנו?

תשמחו לשמוע שאנשי הפקה רבים כבר עשו את זה לפניכם, ויש דרך ברורה וקבועה, שהצלחתה כבר הוכחה. ישנם מספר שלבים לעבור, לפי הסדר, וגם כמה שאלות שיסייעו לכם להתמקד ולסנן את המקומות המתאימים ביותר. פרמטרים כמו עלויות, קיבולת ופריסה, שירותים ומתקנים הם קריטיים, ומאוד לא מומלץ לדלג על בחינתם לעומק. הנה כמה טיפים ודגשים שיסייעו לכם לייעל את התהליך:

התחילו לחפש מוקדם ככל הניתן – לא פחות מ-4 חודשים לפני מועד האירוע

הצעד הראשון שיסייע לכם לנווט בתהליך חיפוש המקום, הוא להתחיל מוקדם ככל הניתן. לעניין הזה יש כמה אספקטים חשובים – קודם כל, אף פעם לא כדאי לקבל החלטות תחת לחץ, וככל שיתקרב מועד האירוע (ואתם עדיין ללא אולם), הלחץ יגבר. התזמון האידיאלי הוא לשריין מקום לפחות ארבעה עד שישה חודשים מראש, מה שמשחרר לכם מספיק זמן לטפל בשאר המרכיבים והמטלות, ואין ספק שיש לכם כאלו בשפע. סיבה נוספת להאיץ ולהקדים את החיפוש אחר אולם אירועים קטן בתל אביב, נעוצה בכך שהמקומות הפופולריים, השווים, המיוחדים והאטרקטיביים נחטפים מהר, וככל שתתעכבו, כך יהיו לכם פחות אופציות איכותיות והסיכוי שתצטרכו להתפשר על המקום עולה. כמו כן, ככל שיהיה לכם יותר מרחב נשימה, תוכלו להמשיך ולארגן את האירוע בנחת ולקבל את ההחלטות הנכונות. בנוסף, ישנם מרכיבים רבים באירוע אשר תלויים באולם עצמו, ולא תוכלו להתקדם ולסגור אותם עד שלא תסגרו את האולם. במיוחד כשמדובר על חברות קייטרינג וספקים שונים שתזדקקו לשירותיהם. כל הגורמים האלה תלויים לא רק באולם, אם כי גם במועד שתסגרו עם האולם.

אם תבחנו אם קהל האורחים שלכם – תקבלו את כל התשובות 

המקום בו יתקיים האירוע, צריך להוות השתקפות ישירה של קהל המשתתפים בו. זה לא משהו שאפשר לסכם בנתונים חד משמעיים, אבל בהחלט ניתן לנסות ולאפיין את סוג המשתתפים על פי פרמטרים כלליים של טווח גילאים, מקום מקורים, משלח יד ועוד, ובכך לנסות להגדיר את הסגנון והטעם הכללי של סוג הקהל שיגיע לאירוע. אם אתם מתכננים אירוע עבור עובדי הייטק צעירים, והאירוע המותכנן הוא מסיבה (ולא כנס מקצועי, למשל), יתאים פה מקום בסגנון של מועדון לילה. אם מדובר במשתתפים מבוגרים יותר, יתאים מקום באווירה רגועה ואלגנטית יותר וכו׳. נציין בהקשר זה גם שמקומות שונים לאירועים, יכולים לעבור ״מייקאובר״ של ממש בהתאם לדרישות שונות. זאת באמצעות שיטות שונות ואמצעים חדשניים בתחום עיצוב הפנים. זהו עניין שכדאי לקחת בחשבון במקרה שמצאתם מקום מצוין ואיכותי, שהוא לא ״אחד לאחד״ בסגנון של קהל היעד שלכם. אולי לא כדאי לוותר עליו כל כך מהר, אלא לעצור רגע ולחשוב מחוץ לקופסא, ולבדוק האם ניתן לעשות בו את השינויים והאדפטציות בהתאם לאורחים שלכם. כך או כך, כשאתם מתחילים בחיפוש אחר מקום לאירוע עסקי בתל אביב, חשבו איזה סוג של מקום יגרום לקהל שלכם להתרגש להיכנס אליו.

כל הדרכים להפוך אירוע לייחודי ובלתי נשכח

מה הופך אירוע למשמעותי ולבלתי נשכח? כרגיל, הכל נמצא בפרטים הקטנים: אירוע גדול הוא הסך הכולל של מרכיבים רבים. קולינריה משובחת, אבל כזו שגם מוגשת בזמן והצלחות מפונות ביעילות מהאורחים. מערכת סאונד אדירה, אבל גם די.ג׳יי תותח או הרצאה מרתקת. כל אלו יכולים לעשות את ההבדל בין אירוע טוב לאירוע מדהים. חשוב להשקיע בפרטים הקטנים באותה המידה בה אתם משקיעים בפרטים הגדולים. לעתים קרובות, הזנחה של רכיב אחד (למשל תאורה, הגברה וכו׳), עלולה לפגוע אנושות ברכיבים אחרים שהשקעתם בהם את הכל. חבל. 

ככל שהאירוע הוא ייחודי יותר, כך הרושם שיוותר באורחים יהיה משמעותי ומתמשך יותר. זה בדיוק הזמן להשתחרר קצת ולנסות לחשוב מחוץ לקופסה, על מנת ליצור אירוע מיוחד, שיעביר נקודת מבט ייחודית ומסר מקורי. גיבוש והפקה של אירוע ייחודי ומיוחד, ובלתי נשכח, מושג באמצעות אלמנטים גדולים וקטנים כאחד, שישולבו באירוע.

היו יצירתיים עם בחירת המקום – השתדלו לא ללכת על המובן מאליו

העצה הכי טובה בהקשר זה, היא קודם כל לנסות לגבש את הקונספט והסגנון שאתם רוצים להחיל על האירוע, ואז להתחיל לחפש אולם אירועים שאינו אולם אירועים במובן המסורתי והגנרי. חושבים על סגנון תעשייתי- מודרני? חשבו על מבנים היסטוריים או אפילו על מוזיאונים, ספריות ישנות או אולם אירועים המעוצב מראש בסגנון הזה. מחפשים מקום באווירה של טבע ואוויר פתוח, אבל חוששים ממזג אוויר בלתי צפוי? חפשו מקום עם קירות שקופים המשקיפים אל נוף מרשים, או גג מקורה המתאים לאירועים. האפשרויות הן אינסופיות. כאמור, בשנים האחרונות, מוקמים אולמות אירועים בלוקיישנים בלתי צפויים – גלריות, יקבים, גגות ועוד. אם יוצאים מגיעים למקומות נפלאים…

השתמשו באמצעים טכנולוגיים חדשניים

הטכנולוגיה המתקדמת מציעה לנו יותר ויותר כלים, ממשקים ואפליקציות ידידותיות למשתמש. בניית אפליקציה, עמוד נחיתה או אפילו סרטון קצר פשוט לביצוע, ש״ירוץ״ בין האורחים בתקופה שלפני האירוע, מוסיפים עוד מימד של תוכן, משמעות והתרגשות. פיתוח אפליקציה מיוחדת עבור האירוע שלכם, יגרום למוזמנים לעסוק באירוע בימים שלפני שהוא מתקיים, ולעתים קרובות גם במהלכו ואפילו אחריו. אם כן, שווה להשקיע באפליקציה כזו שתמנף את האירוע ותיצור ״באזז״ והדים באופן מתמשך. 

עיצוב מיוחד ואמצעי תאורה מושקעים

עיצוב התאורה באירוע ממש יכול להכתיב את הטון ולייצר את הוייב הדרוש באירוע, זו ממש שיטת מפתח לכוונון טקטי של האווירה הרצויה. כמו כן, עיצוב פנים מושקע, השואב השראה מסוג האירוע ומסגנון הקהל, יכול לעשות אפקט אדיר של רושם בקרב המשתתפים ולעצב חוויה בלתי נשכחת.

מתנות קטנות

כולנו זוכרים את שקיות ההפתעה שקיבלנו באירועי ימי ההולדת בילדותינו, ויש לכך סיבה. המזכרת הקטנה הזו, הדבר הזה שנשאר איתנו ואפשר לקחת אותו הביתה, משאיר אצלנו גם איזשהו זיכרון מהאירוע וגם גורם לנו להרגיש שפינקו אותנו, שחשבו עלינו, ויש לכך הרבה אימפקט. גם באירועים של מבוגרים. מתנות קטנות גורמות למשתתפים באירוע להרגיש מוערכים ומותירות רושם מתמשך. כאשר מדובר באירוע עסקי, המהלך הזה יכול גם לקדם את המותג באופן ניכר. מה שכן, אל תרכשו מתנות רק בשביל לצאת בידי חובה. במקרה כזה, התוצאה תהיה הפוכה. 

קונספט מוגדר מראש

חשיבה על נושא, קונספט מסוים שחול על כל מרכיבי האירוע, לא רק תבטיח אירוע מהודק, מקצועי, מיוחד ומרשים, מה גם שהדבר עשוי להקל עליכם המפיקים את הבחירה של כל מרכיבי האירוע. ברגע שחושבים על נושא מסוים, הסגנון של האירוע מתחיל להתגבש ולהתבהר, כך קל יותר לבחור אולם אירועים, ובהמשך גם לתכנן את סגנון העיצוב, את המוזיקה, את האוכל ואפילו את המתנות.

היתרונות הגדולים באירועים קטנים

במקרה שהאירוע המדובר אותו אתם מפיקים מוגדר כאירוע קטן, כלומר כזה המונה פחות מ-250 איש, לא תאמינו כמה יתרונות טמונים פה. קודם כל, באירוע קטן, הכל יכול להיות מדויק יותר מאחר ויש לכם הרבה יותר שליטה על כל מרכיב – החל מהאולם ועד האוכל. הכל יכול להיות הרבה יותר ״פיין״ ומפוקח. דבר שני, כאשר מחפשים מקומות קטנים לאירועים בתל אביב, אפשר להנות ממבחר ומגוון הרבה יותר רחבים של סגנונות, של עיצובים ושל אווירה באולמות. כל האולמות הגדולים דומים זה לזה, ואילו המקומות הקטנים בדרך כלל מתאפיינים באלמנטים שונים ומיוחדים.

סיבה נוספת, בגינה תוכלו להשקיע יותר באירוע שלכם, במידה והוא יהיה בהיקף מצומצם, היא שהסטטיסטיקה אומרת – פחות מוזמנים שווה פחות ביטולים. במילים אחרות, הסיכון שאתם לוקחים פה בהזמנת המקום ובעיקר בהזמנת המנות מהקייטרינג, הוא נמוך יותר, שכן, צפוי לכם אחוז גבוה של השתתפות. 

כמו כן, אירועים מצומצמים מתאיינים באווירה מגובשת יותר, ובחיבור חזק יותר בין המשתתפים, ובאופי מיוחד יותר. יש לאירועים כאלה סיכוי גבוה יותר להפוך לבלתי נשכחים.

לסיכום, אם אתם עומדים בפני תהליך הפקה של אירוע קטן במרכז, חשוב להשקיע בבחירת אולם איכותי, בסגנון מיוחד ומקורי, תוך שאתם חושבים לעומק על הקהל שלכם, ויורדים לפרטים הקטנים ביותר. השקיעו בעיצוב, השקיעו בקולינריה, שכרו שירותי הגברה ותאורה מקצועיים (או בחרו באולם המציע לכם כאלה ״בילט-אין״) ופנקו את האורחים שלכם במתנות הרלוונטיות להם ולאירוע כאחד (אחרת, ותרו). 

הפקת אירוע עסקי בתל אביב, כמו גם אירוע חברה מכל סוג אחר, עלולה להיות כרוכה בהמון עבודה ובלא מעט סטרס. אחריות רבה מוטלת על כתפיכם, לצד רשימת מטלות ארוכה. אבל אין ויכוח על כך שהמשימה הקריטית ביותר להצלחת האירוע, היא מציאת האולם המושלם. כמה טיפים חשובים שיובילו אתכם אל עבר האחד

למקרה שאי פעם תהיתם, אף אחד אינו מזלזל בעבודה הקשה ובאחריות המוטלת על כתפיכם, במקרה שהוטל עליכם להפיק אירוע חברה או אירוע עסקי מסוג אחר. אם באירועים שתכליתם הן שמחות, כמו חתונות, מסיבות יום הולדת גדולות, בר מצוות וכו׳, הצלחת האירוע נמדדת באמצעות הנאת המשתתפים בו בלבד, הרי שכשמדובר באירוע עסקי, ישנם פרמטרים נוספים שהאירוע נבחן ונמדד בהם, ואין ספק – זה עלול להיות מלחיץ. הרבה מוטל על הכף כאן, ואתם לא רוצים לטעות בדרך. 

הפקת אירוע עסקי בתל אביב, כמו גם אירוע חברה מכל סוג אחר, עלולה להיות כרוכה בהמון עבודה ולא מעט סטרס. כאמור, יש כאן גם אחריות לא קטנה כלל.  גיבוש קונספט, יצירת רשימת אורחים, טיפול בספקים השונים, לרבות צוותי הגברה, תאורה ולוגיסטיקה, בחירת חברת קייטרינג הם רק חלק קטן מהמשימות שהפקת אירוע כרוכה בהן.

המקום הוא האירוע – ההחלטה החשובה ביותר בהפקה היא בחירת האולם 

אין ספק שהמהלך החשוב ביותר בתהליך ההפקה, זה שיכתיב את הטון לגבי האירוע כולו ויחרוץ את גורלו, הוא בחירת המקום בו הוא יערך. אם אתם ניצבים בפני חיפוש אולם לאירוע חברה בתל אביב, כדאי שתיערכו למשימה באופן שיבטיח שתבצעו אותה על הצד הטוב ביותר. על מנת לאתר את המקום המושלם, יש לקחת בחשבון היבטים רבים ולבחון מספר פרמטרים עיקריים, שיסייעו לכם לקבוע האם הגעתם לנחלה ואפשר לשריין את האולם עבור האירוע. אז מצד אחד, כדאי לעבוד מסודר (זה תמיד נכון), ולעשות את הדברים באופן יסודי, אך מהצד השני, כן קיימת דחיפות מסוימת בשריון האולם, שכן, המקומות הטובים נתפסים מהר. כמו כן, רק אחרי שתשריינו אולם לאירוע, תוכלו להתקדם לשלבים הבאים של ההפקה, כך שגם מהבחינה הזו יש לכם אינטרס למהר. הרי לא תוכלו לסגור עם חברת קייטרינג ועם אף ספק אחר לפני שתזמינו את האולם, וגם לא תוכלו לשלוח למוזמנים לאירוע "save the date" לפני שיש לכם מקום לאירוע. אם כך, כדאי לפעול בזריזות אך לא על חשבון עבודה יסודית ומסודרת.

דברים שכדאי להכין עוד לפני שמתחילים בחיפוש אחר האולם

רגע לפני שמתחילים לחפש את האולם המתאים לאירוע החברה שאתם מפיקים, אין ספק שעבודת הכנה מוקפדת, תמיד תקדם אתכם, תקצר את תהליך החיפוש, תדייק ותייעל אותו באופן משמעותי מאוד. הנה כמה פרמטרים שחשוב להגדיר לפני שיוצאים לדרך ומתחילים לחפש מקום:

הגדרת היקף האירוע וגיבוש רשימת מוזמנים

סביר להניח שלפני שנשלחתם למשימת הפקת האירוע, הלקוחות או המנהלים ששלחו אתכם לדרך, כבר גיבשו במידה כזו או אחרת את רשימת המוזמנים ואת היקף האירוע הרצוי. חשוב מאוד להשיג נתונים אלו לפני שמתחילים לחפש אולם לאירוע, שכן, לקיבולת האולם יש חשיבות רבה מאוד בדיוק הבחירה, נתון שלא פעם נוטים להמעיט בערכו, וחבל. ההתאמה של האולם לכמות המוזמנים היא קריטית לא רק מבחינת נוחות ובטיחות, אלא גם מבחינת אווירה. לכן, אם קיבלתם לידיכם רשימת מוזמנים המכילה פחות מ-250 איש, תוכלו למקד את החיפוש אחר אולמות לאירועים קטנים בתל אביב. לא רק שתוכלו לסנן ביעילות רבה יותר את המקומות ולחסוך זמן יקר בתהליך, מה גם שתוכלו להבטיח שהמקומות שאתם בוחנים מתאימים יותר לאירוע הספציפי אותו אתם מתכננים. חשוב להבין, במיוחד אם מדובר באירוע קטן, שאולם מרווח מדי, כלומר כזה המיועד להכיל הרבה יותר אנשים מאלו שהזמנתם, עלול לגרום למשתתפים במפגש להתפזר ברחבי המתחם ובכך לפגוע בחלק חשוב ממטרות האירוע, לרבות גיבוש, תקשורת וחיבור בין המשתתפים.

אפיון המוזמנים

מוצר מוצלח וטוב מתחיל מחקר השוק אליו הוא מיועד. אם נניח שהמוצר במקרה זה הוא האירוע אותו אתם מפיקים, אז המוזמנים לאירוע הם קהל היעד ופלח השוק אליו המוצר מיועד. על מנת להבטיח שהאירוע שלכם יהיה מוצלח, זורם, הרמוני ואיכותי, אולם האירועים בו הוא יתקיים, חייב להתאים למאפיינים של המשתתפים באירוע. הנתונים אותם כדאי לבקש לקבל הם טווח הגילאים של המוזמנים, משלח יד, ואפילו מקום מגורים. הרי שיש הבדל בין אנשי עסקים בגילאי 50-60 לבין עובדי הייטק בגילאי 25-40. משתתפים בגילאים שונים, במקצועות מתחומים שונים ובסגנון שונה, מצריכים התאמה של מקום שיהיה מדויק לסגנון שלהם.

מטרת וקונספט האירוע

בהמשך לסעיף הקודם, על מנת לדייק את בחירת האולם, ולא רק מבחינת הסגנון והאיכות, אלא גם מטעמים לוגיסטיים, חשוב מאוד לקבל את כל הנתונים החשובים מבעוד מועד. אחד הדברים הקריטיים להתאמת האולם לאירוע, הוא להבין מהי מטרת האירוע המתוכנן, כלומר מהם הדברים שאלו שיזמו אותו מבקשים להשיג באמצעותו. לדוגמא, האם מדובר באירוע שהצלחתו תימדד בהשגת קשרים עסקיים, או אפילו בסגירת עסקאות, אותן ניתן יהיה למדוד באמצעות לידים? האם בכלל מדובר באירוע חברה שתכליתו היא פשוט הנאה וחגיגה ומטרתו היא לחזק את שביעות הרצון של העובדים? האם מדובר בכנס העשרה מקצועי, שמטרתו להרחיב את הידע של המשתתפים בתחום מסוים?

כל אירוע כזה, מצריך אולם מסוג אחר, ובמיוחד ציוד לוגיסטי מסוג אחר. לדוגמא, אירוע חברה באווירה מסיבתית, מצריך מערכת סאונד איכותית, בר אלכוהול, רחבת ריקודים ועוד. במקרה כזה, ייתכן שכדאי לחפש מקום שדומה יותר למועדון ריקודים או גג לאירועים בתל אביב. לעומת זאת, במקרה שמדובר בכנס מקצועי, שנערך בשעות היום, יתאים מקום אחר, מואר יותר, עם ציוד לוגיסטי ספציפי, לרבות במה, מקרן, ציוד הגברה, לובי להתרעננות וכו׳.

כמו כן, הבנת מטרת וקונספט האירוע, יסייעו לכם להבין איזה סוג של קולינריה ומשקאות יתאימו להגשה במהלכו – פרמטר שגם הוא עשוי לגעת באולם האירועים עצמו, שבמקרים רבים מספק גם את שירותי הקייטרינג והבר. 

טווח התאריכים הפוטנציאליים

אחד הפרמטרים שיכול לקצר לכם את רשימת האולמות במיידי הוא כמובן מועד האירוע. ברגע שיש בידיכם את טווח התאריכים הפוטנציאליים שהלקוחות הגדירו כמתאימים לקיום האירוע, תוכלו לבדוק מול אולמות האירועים את הזמינות כבר בשלב הראשוני של בחינת התאמתם ובכך לחסוך המון זמן יקר לשני הצדדים.

התקציב לאירוע

זהו חוק בל יעבור – אין להתחיל בחיפוש אחר אולם אירועים לאירוע אותו אתם מפיקים לפני שיש בידיכם את הנתון הזה, התקציב לאירוע, ובפרט החלק המיועד לאולם האירועים. עם זאת, אם קרה ומצאתם מקום שנראה לכם מושלם מכל בחינה אפשרית עבור האירוע, אך דרישות המחיר שלו גבוהות מהתקציב שהוגדר, שווה לנסות ולראות גם אם הלקוחות שלכם מוכנים להתגמש, וגם אם יש אפשרות להוזיל עלויות דרך האולם. לדוגמא, פשרה על תאריך אחר, שאינו בשיא העונה של האירועים, קיצוץ בחלק אחר, למשל של הקייטרינג ועוד.

כך תדעו שמצאתם את המקום המושלם לאירוע שלכם

אז סיימתם עם החלק התיאורטי, ועם הכנת ״שיעורי הבית״ הנדרשת כדי להבטיח שתעבדו ביעילות ותתמקדות רק באופציות שהן באמת רלוונטיות עבורכם, מבחינת אולמות אירועים. עכשיו מגיע השלב המעשי, בו כבר סימנתם לכם כך וכך מקומות שנראים לכם פוטנציאליים עבור האירוע. מה כדאי לבדוק עכשיו?

שירותי הקייטרינג המוצעים במקום

כמובן, האוכל הוא אחד המרכיבים החשובים ביותר באירוע, בכל אירוע באשר יהיה. ברוב אולמות האירועים פועלת חברת קייטרינג ששירותיה מוצעים כעסקת חבילה יחד עם שכירת האולם. במידה והגעתם למקום שמצא חן בעיניכם, והוא עומד בקריטריונים ובדרישות שהגדרתם עבור האירוע, כעת יש לבחון אותו דרך איכות ורמת הקייטרינג הפועל בו. כמובן, קיימת גם האפשרות להביא שירותי קייטרינג חיצוניים מטעמכם, אך הדבר פחות מומלץ. לא מבחינה כלכלית ובוודאי לא מבחינה לוגיסטית. העדיפו מקום שמגישים בו אוכל ברמה גבוהה ומציע קולינריה איכותית ועדכנית.

ספקים שהמקום עובד איתם

בהמשך לסעיף הקודם, חשוב לשאוף לאפשרות שאולם האירועים ״יסגור״ עבורכם המפיקים כמה שיותר פינות. מה זה אומר? כמה שיותר היבטים לוגיסטיים, לרבות צוותי תאורה והגברה, ציוד, ריהוט וכדומה שהמקום יכול לספק עבורכם באמצעות ספקים קבועים שהוא כבר עובד איתם, יותר טוב. באופן זה, רשימת המטלות האינסופית שלכם מתקצרת, ושוב, הדבר עשוי להיות משתלם יותר כלכלית. כמו כן, ברגע שיש ספקים קבועים שכבר מכירים היטב את הלוגיסטיקה הספציפית של האולם ויודעים כיצד להתנהל בו ביעילות, אתם יכולים להיות רגועים יותר שהאירוע ״יתקתק״ והכל יתנהל כמו שצריך, בדגש על עמידה בלוחות זמנים ומינימום תקלות. אחרי הכל, אלו הם בדיוק הדברים שיסייעו לכם לישון בשקט בלילה.

סטייל ברמה גבוהה וייחודיות 

כמובן, טיבו של אולם אירועים נמדד גם בסטייל ובייחודיות שלו. הדגש כאן הוא על המבנה עצמו, עיצוב הפנים, לרבות גופי תאורה, ריהוט מסוגנן ופריטי דקורציה שנבחרו בטעם. כל אלו יחד לא רק יוצרים את האסתטיקה, אלא גם את האווירה השוררת במקום – אותה האווירה שתאפיין גם את האירוע שלכם. נסו לחדד את כל החושים שלכם כאשר אתם מבקרים במקום ובוחנים את התאמתו. בדקו – האם יש במקום ייחודיות ו/או אלמנטים המבדלים אותו ממקומות אחרים? האם יש בו את ה״אקס פקטור״ הזה שהופך אותו לשונה ומיוחד?

המלצות אותנטיות 

אין חכם כבעל ניסיון. גם לאחר אינספור בדיקות, ובחינת כל הפרמטרים המצוינים לעיל, יהיה קשה לנבא בדיוק כיצד יתנהל האירוע שלכם בפועל, איך תהיה האווירה, האם לא יהיו תקלות והכל יזרום, והאם הכל יקרה כמתוכנן. אחד הדברים שיכולים לסייע לכם בפיזור הערפל הזה, הוא קבלת המלצות ממפיקים או לקוחות שכבר קיימו אירוע עסקי במקום. נסו לאתר את הדמויות שהפיקו אירוע כמה שיותר דומה מבחינת הקונספט והסגנון לזה שאתם מתכננים, ולשמוע על החוויה שלהם. במרבית אולמות האירועים ישמחו לקשר אתכם עם לקוחות מהעבר. כמו כן, בקשו להגיע ולבקר באירוע אחר בזמן אמת, מה שיוכל להציג בפניכם את התמונה המלאה באופן האתנטי והמפורש ביותר.